- Wysłaliśmy naszym kontrahentom potwierdzenia sald na 30 listopada 2014 roku. Część z nich nie potwierdziła salda, a w kilku przypadkach dostaliśmy odpowiedź o niezgodności. Jak powinniśmy postąpić w poszczególnych przypadkach? – pyta czytelniczka.
Wysyłając potwierdzenia sald do swoich kontrahentów, firma powinna dołączyć zestawienie składających się na nie pozycji. Dzięki temu, gdy saldo jest niezgodne, dłużnikowi łatwiej będzie określić przyczynę rozbieżności. Najczęściej jest nią ujęcie faktur i zapłat w różnych okresach u obu stron. Jeżeli jednak wystąpią niewyjaśnione różnice, to możemy mieć do czynienia z należnościami spornymi i wątpliwymi. Gdy kontrahent kwestionuje wielkość swojego zobowiązania oraz zalega z jego zapłatą i jest mało prawdopodobne, że je spłaci, to w księgach trzeba ująć (zgodnie z zasadą ostrożności) odpis aktualizujący daną należność. Zgodnie z jej charakterem odpis księguje się odpowiednio w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych. Decyzja o uwzględnieniu odpisu aktualizującego i ewentualnym skierowaniu sprawy do sądu jest podejmowana przez kierownika jednostki.
Załóżmy, że spółka miała na koniec listopada należność od kontrahenta X na kwotę 25 750 zł oraz naliczone odsetki za zwłokę w wysokości 50 zł. Dłużnik wykazał na odesłanym potwierdzeniu salda na 30 listopada niezgodność na 1245 zł. Wyjaśnił, że faktura na kwotę 1230 zł została zaksięgowania w grudniu. Powód rozbieżności o pozostałe 15 zł nie został wyjaśniony. Powołując się na wieloletnią współpracę, kontrahent poprosił o anulowanie odsetek. Ze względu na dużą liczbę transakcji w ciągu roku kierownik jednostki podjął decyzję o ujęciu odpisu aktualizującego na ujawnioną różnicę oraz na wartość naliczonych odsetek.
Ewidencja księgowa będzie wyglądać następująco:
1. dokonanie odpisu aktualizującego należności głównej,
