Takie zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Rząd szacuje, że po zmianie przepisów prawnych firmy mogą zaoszczędzić nawet ponad 100 mln złotych rocznie. Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r. Jak się dostosować do nowych rozwiązań? Z pomocą przychodzą rozwiązania IT.
Oczekiwane zmiany
W dłuższej perspektywie skrócenie czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych i możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w wersji elektronicznej oznacza odejście od tradycyjnych, papierowych teczek osobowych. Spowoduje to znaczne oszczędności. Rząd szacuje, że roczny koszt przechowywania dokumentów to ponad 130 mln złotych rocznie. Po wejściu w życie przepisów, wydatki firm na archiwizację akt pracowniczych mają zostać ograniczone. Specjaliści spodziewają się oszczędności rzędu ponad 100 mln złotych w skali roku.
Na nowych przepisach skorzystają przede wszystkim pracodawcy. Digitalizacja procesów tworzenia, archiwizacji czy też masowej wysyłki dokumentów do pracowników niesie ze sobą szereg korzyści. Może znacząco usprawnić funkcjonowanie całej organizacji, zredukować czas pracochłonnych procesów, obniżyć ich koszty, zwiększyć bezpieczeństwo danych, a także poprawić ogólną efektywność pracy działów personalnych.
Elektroniczna teczka od ręki
Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Wsparciem w tym obszarze może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. Największym atutem tego rozwiązania jest czas jego implementacji – jeżeli dana firma już korzysta z system SAP, to samo wdrożenie eTeczki zajmuje dosłownie kilka dni.