Nieodłącznym elementem działalności gospodarczej jest właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników.

Obowiązek dokumentowania zatrudnienia pojawia się już na etapie rekrutacji. Zakład pracy ma prawo żądać od kandydata na pracownika tylko ściśle określonych danych i papierów (>patrz ramka), które trafią one później do akt osobowych. Pracodawca powinien założyć akta osobowe każdego pracownika oraz prowadzić dokumentację przez cały okres wykonywania przez niego pracy.

Pracodawcą jest każda osoba fizyczna i jednostka organizacyjna, która we własnym imieniu zatrudnia przynajmniej jednego pracownika. Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest poprawne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Za brak dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracodawca może zostać ukarany grzywną, gdyż jest to naruszenie praw pracownika. Zgromadzone dokumenty mają istotny wpływ na postępowanie przed sądem pracy. Jakiekolwiek zaniedbanie ze strony pracodawcy przy prowadzeniu akt może świadczyć na jego niekorzyść. Zgromadzone akta osobowe pracowników podlegają kontroli służb zatrudnienia, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Szeroki zakres danych

Przedsiębiorstwo, które zatrudnia pracowników, powinno prowadzić:

1. akta osobowe dla każdego pracownika,

2. dodatkową osobną dokumentację dla każdego pracownika, która obejmuje m.in.:

a) imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia,

b) kartę ewidencji czasu pracy,

c) kartę ewidencji przydziału obuwia i odzieży roboczej,

3. wspólną dokumentację dla pracowników:

a) dokumentację chorobową, urlopową, delegacje i zwolnienia od pracy,

b) regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (jeśli został utworzony),

c) dokumentację wypadków przy pracy i chorób zawodowych,

d) dokumentację podatkową i ubezpieczeniową,

4. dodatkową wspólną dokumentację pracowniczą:

a) listę obecności,

b) regulamin pracy i wynagradzania,

c) plan urlopów wypoczynkowych.

Trzy części

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części. W części pierwszej teczki osobowej (A) mogą zostać złożone dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, które kandydat dobrowolnie dostarczył. Część B przeznaczona jest na dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. W ostatniej części akt osobowych (część C) gromadzone są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika tylko takich danych, które są wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 894). Każdy nowy dokument dołączany do akt powinien zostać nie tylko wpięty do odpowiedniej ich części, ale także opatrzony kolejnym numerem oraz wpisany do spisu treści tej części akt osobowych, do której został dołożony.

Informacje o wynagrodzeniu...

Imienna karta wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą zawiera informacje o pracowniku i poszczególnych składnikach wynagrodzenia (zmiennych i stałych). Celem prowadzenia tej karty jest zbieranie potrzebnych informacji do obliczenia wynagrodzenia chorobowego, zasiłku opiekuńczego i rodzinnego, a również emerytury i renty. Jest ona także podstawą do wyliczenia odpraw, ekwiwalentów i odszkodowań ze stosunku pracy.

... i czasie pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy od pierwszego dnia świadczenia pracy przez pracownika. Nie jest przy tym istotne, w jakim rozkładzie czasu pracy i systemie pracownik jest zatrudniony. Zakład pracy jest zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kart czasu pracy dla każdego pracownika. Listy obecności, które są często stosowane w zakładach, nie spełniają warunku indywidualności, ponieważ na jednej liście podpisuje się kilku pracowników. Karty ewidencji czasu pracy mogą być tygodniowe, miesięczne lub roczne, lecz najczęściej stosowane są karty miesięczne. W kartach tych powinno się umieszczać takie informacje, jak: pracę w poszczególnych dobach, w tym w porze nocnej, w niedzielę i święta, w dni wolne od pracy, w godzinach nadliczbowych oraz również urlopy, zwolnienia od pracy i inne nieobecności w zakładzie pracy. Ewidencja czasu pracy pracowników powinna być prowadzona przez wykorzystanie marek kontrolnych, zegarów kontrolnych lub list obecności. Ewidencja może być zastosowana przy wejściu pracownika do zakładu pracy. Na podstawie tego uzyskuje się informacje o pracownikach obecnych, spóźnionych lub nieobecnych w pracy.

W celu ustalania wynagrodzeń, poza kartami czasu pracy konieczne są dokumenty źródłowe wyznaczające wyniki pracy.

Karta pracy jest podstawowym dokumentem odzwierciedlającym pomiar pracy pracownika. Karta ta zawiera dokładny opis zlecenia, określenie czasu wykonywania zadania oraz wymogów ilościowych i jakościowych, a także ocenę wykonania zadania. Wzory kart pracy, wypełniania i sposób ich obiegu są różne w zależności od systemu płac, rodzaju zakładu pracy, organizacji i charakteru procesu pracy lub rozwiązań przyjętych w obszarze kontroli wewnętrznej. Najprostszy pomiar pracy dotyczy pracowników, których wynagrodzenie zależy od stawki godzinowej, dziennej lub miesięcznej oraz od czasu pracy. Ważny jest też pomiar ilości wykonanej pracy w określonym czasie.

Na podstawie kart pracy sporządzane są karty zarobkowe, które wpływają na ustalenie wynagrodzenia każdego pracownika. Odpowiednie kwoty wynagrodzeń w karcie zarobkowej są niezbędne do sporządzenia listy płac. Karty zarobkowe prowadzi się zazwyczaj jako karty roczne, lecz są one sumowane za okresy miesięczne (w celu rozliczenia się z urzędem skarbowym) i za okresy roczne. Wzory kart zarobkowych muszą zgadzać się z wymaganiami wynikającymi z przepisów emerytalnych i podatkowych.

Gdy w karcie pracy, poza pomiarem, ustalone zostanie wynagrodzenie pracownicze, wtedy nie ma konieczności sporządzenia karty zarobkowej, ponieważ wszystkie składniki płacy zostaną sformułowane w karcie pracy.

Indywidualna roczna karta wynagrodzeń zawiera wszystkie dane, które są istotne do sporządzenia dokumentacji ubezpieczeniowej i podatkowej.

W szczególności zawiera informacje dotyczące:

- zasiłków z ubezpieczenia społecznego,

- składek płaconych przez pracodawcę,

- wynagrodzeń, ubezpieczeń i podatku dochodowego z różnych umów i tytułów,

- sumy wszystkich podstaw wymiaru składek na ubezpieczenie rentowe i emerytalne.

Na podstawie indywidualnej rocznej karty wynagrodzeń sporządza się wieloletnie karty wynagrodzeń pracowników. Karta ta jest prowadzona w sposób zapewniający ustalenie podstawy emerytur i rent.

Lista płac sporządzona na pod- stawie karty zarobkowej powinna zawierać pełne informacje, aby można było przygotować wymagane raporty na podstawie wyłącznie jednego źródła informacji.

Lista płac jest także sporządzana dla osób zatrudnionych na umowie o dzieło lub zlecenia. Lista ta zawiera podobne informacje jak w umowie o pracę, a także określenie wykonanej pracy oraz nazwę i numer dokumentu stanowiącego podstawę wypłaty.

Archiwizacja przez 50 lat

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym teczki osobowe należy przechowywać w formie papierowej, a nie w formie elektronicznych zapisów na nośnikach danych. Prowadzenie akt w formie elektronicznej możliwe jest tylko dodatkowo i ma charakter pomocniczy. Akta osobowe pracowników powinny być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych. Należy je więc przechowywać w miejscu zabezpieczonym, np. w zamykanych szafach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Powinno się też dopilnować, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich zniszczeniem, gdyż okres archiwizacji dokumentów pracowniczych nadal wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika u danego pracodawcy. ?

—Magdalena Rogosz-Dawid

Magdalena Rogosz-Dawid, starszy konsultant w Grupie UHY ECA

Cyfrowe archiwum możliwe już wkrótce

Na etapie konsultacji społecznych jest projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt zakłada znaczne skrócenie okresu archiwizacji – z obecnie obowiązujących 50 lat do 10 lat oraz możliwość prowadzenia przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Pracodawcy mają odczuć znaczne oszczędności w obszarze realizacji zadań działów kadrowych, a nowe rozwiązania wpłynąć na unowocześnienie tego obszaru poprzez wykorzystanie technologii.

Jakie dokumenty firma gromadzi na etapie rekrutacji

Pracodawca może żądać od kandydata ubiegającego się o zatrudnienie następujących dokumentów:

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy,

- wypełnionego kwestionariusza osobowego,

- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do podjęcia pracy,

- dokumentów potwierdzających umiejętności i kwalifikacje zawodowe,

- świadectwo ukończenia szkoły,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich złożenia wynika z przepisów.