Z regulacji wskazujących tryb tworzenia pracowniczego programu emerytalnego (dalej: PPE) wynika bowiem, że PPE powołuje się przez zawarcie umowy zakładowej (lub międzyzakładowej, jeśli kilku pracodawców zamierza utworzyć jeden PPE). Następnie podpisuje się umowę z instytucją finansową, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi w PPE (lub tworzy towarzystwo emerytalne albo nabywa jego akcje) oraz rejestruje program w Komisji Nadzoru Finansowego (art. 10 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych, dalej: ustawa o PPE).
To oznacza, że PPE nie może zostać utworzone, jeśli nie zostanie podpisana umowa zakładowa. A zawiera ją pracodawca z reprezentacją pracowników. Stąd wola utworzenia PPE ze strony szefa i jednostronne ustalenie warunków oszczędzania w programie nie wystarczą do jego powołania. Niezbędna jest do tego akceptacja warunków oszczędzania w PPE określonych postanowieniami umowy zakładowej zarówno przez pracodawcę, jak i reprezentację załogi.
Reprezentacja załogi jako strona umowy zakładowej uprawniona jest do udziału w podejmowaniu decyzji o formie, w której będzie prowadzone PPE (inwestycyjna, ubezpieczeniowa czy fundusz emerytalny), jak i wyborze instytucji finansowej zarządzającej pieniędzmi zgromadzonymi w PPE.
Jakie opłaty
Wybór samej formy PPE czy instytucji zarządzającej programem implikuje kolejne warunki prowadzenia PPE. Chodzi np. o wysokość opłaty za zarządzanie czy dostępne opcje inwestycyjne. Należy też pamiętać, że znaczna część warunków, na których prowadzone będzie PPE, zależy od ustaleń dokonanych między pracodawcą a reprezentacją załogi. Dla przykładu – do uzgodnień między pracodawcą i reprezentacją pracowników należy określenie minimalnego stażu pracy uprawniającego pracownika do przystąpienia do PPE. Zatem to strony umowy zakładowej decydują o tym, jakim stażem musi się legitymować pracownik, aby mógł przystąpić do programu. Ustawa o PPE wskazuje jedynie, że staż ten nie może być krótszy niż trzy miesiące, ale strony mogą np. skrócić ustawowo wymagany staż lub go wydłużyć. Jedyne ograniczenie w określaniu przez strony stażu pracy uprawniającego do przystąpienia do PPE polega na tym, aby na dzień złożenia wniosku o zarejestrowanie programu w KNF kryterium stażu spełniała:
- minimum połowa pracowników,
