Z regulacji wskazujących tryb tworzenia pracowniczego programu emerytalnego (dalej: PPE) wynika bowiem, że PPE powołuje się przez zawarcie umowy zakładowej (lub międzyzakładowej, jeśli kilku pracodawców zamierza utworzyć jeden PPE). Następnie podpisuje się umowę z instytucją finansową, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi w PPE (lub tworzy towarzystwo emerytalne albo nabywa jego akcje) oraz rejestruje program w Komisji Nadzoru Finansowego (art. 10 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych, dalej: ustawa o PPE).

To oznacza, że PPE nie może zostać utworzone, jeśli nie zostanie podpisana umowa zakładowa. A zawiera ją pracodawca z reprezentacją pracowników. Stąd wola utworzenia PPE ze strony szefa i jednostronne ustalenie warunków oszczędzania w programie nie wystarczą do jego powołania. Niezbędna jest do tego akceptacja warunków oszczędzania w PPE określonych postanowieniami umowy zakładowej zarówno przez pracodawcę, jak i reprezentację załogi.

Reprezentacja załogi jako strona umowy zakładowej uprawniona jest do udziału w podejmowaniu decyzji o formie, w której będzie prowadzone PPE (inwestycyjna, ubezpieczeniowa czy fundusz emerytalny), jak i wyborze instytucji finansowej zarządzającej pieniędzmi zgromadzonymi w PPE.

Jakie opłaty

Wybór samej formy PPE czy instytucji zarządzającej programem implikuje kolejne warunki prowadzenia PPE. Chodzi np. o wysokość opłaty za zarządzanie czy dostępne opcje inwestycyjne. Należy też pamiętać, że znaczna część warunków, na których prowadzone będzie PPE, zależy od ustaleń dokonanych między pracodawcą a reprezentacją załogi. Dla przykładu – do uzgodnień między pracodawcą i reprezentacją pracowników należy określenie minimalnego stażu pracy uprawniającego pracownika do przystąpienia do PPE. Zatem to strony umowy zakładowej decydują o tym, jakim stażem musi się legitymować pracownik, aby mógł przystąpić do programu. Ustawa o PPE wskazuje jedynie, że staż ten nie może być krótszy niż trzy miesiące, ale strony mogą np. skrócić ustawowo wymagany staż lub go wydłużyć. Jedyne ograniczenie w określaniu przez strony stażu pracy uprawniającego do przystąpienia do PPE polega na tym, aby na dzień złożenia wniosku o zarejestrowanie programu w KNF kryterium stażu spełniała:

- minimum połowa pracowników,

- jeśli firma zatrudnia więcej niż 500 osób, co najmniej 1/3 załogi.

Decyzji stron umowy ustawodawca pozostawił też sposób określenia wysokości składki podstawowej. U pracodawcy prowadzącego PPE za wszystkich uczestników tego programu można przekazywać do PPE składki w jednakowej kwocie bez względu na wysokość otrzymywanej przez nich pensji (składka kwotowa), albo za każdego składka będzie zróżnicowana w zależności od wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez tego uczestnika (składka procentowa) czy też zróżnicowana w zależności od wysokości pensji otrzymywanej przez danego uczestnika, ale nie wyższa niż określona kwota (składka procentowa z ograniczeniem kwotowym). Z kolei to, który sposób ustalania wysokości składki podstawowej PPE wykorzysta, zależy wyłącznie od uzgodnień między pracodawcą a reprezentacją załogi. Obowiązuje tu tylko jedno ograniczenie – bez względu na stosowany sposób ustalania wysokości składki podstawowej nie może ona przekroczyć 7 proc. wynagrodzenia uczestnika.

Składka dodatkowa

Kolejnym elementem oszczędzania w PPE, który ustawodawca pozostawił decyzji pracodawcy i załogi, jest wnoszenie składki dodatkowej przez uczestników PPE. Kiedy strony umowy zakładowej postanowią o gromadzeniu przez uczestników programu również środków pochodzących ze składki dodatkowej, powinna ona określać sposób deklarowanych składek dodatkowych oraz terminy ich naliczania i potrącania przez pracodawcę, aby przelać na rachunek uczestnika w PPE.

Pracodawca i reprezentacja załogi mogą też ustalić wysokość kosztów i opłat obciążających uczestników i pracodawcę, przypadki i warunki zmiany formy programu lub zarządzającego, warunki zmiany umowy zakładowej, warunki jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych oraz czasowego ograniczenia wysokości składek podstawowych, okres wypowiedzenia umowy zakładowej przez pracodawcę.

Komentarz eksperta

Anna Wijkowska, radca prawny w Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy sp.k.

Idealne rozwiązanie polega na zaangażowaniu reprezentacji pracowników w tworzenie PPE od momentu decyzji pracodawcy o jego powołaniu. Pozwoli to przedstawicielom załogi wpływać na podejmowane w zasadzie przez pracodawcę decyzje dotyczące głównych założeń PPE, np. o formie, w której zostanie utworzone PPE, czy wyborze jego zarządzającego. Z różnych względów jednak reprezentacja w praktyce zostaje zaangażowana w realizację projektu utworzenia PPE dopiero przy finalizacji ostatecznej treści umowy zakładowej.