Na żądanie organu należy mu udostępniać e-faktury

Jeżeli podatnik chce przekazać gromadzenie elektronicznych potwierdzeń transakcji firmie zewnętrznej, to musi sprawdzić, czy spełnia ona warunki odnośnie do udostępniania dokumentacji fiskusowi

Publikacja: 19.09.2012 05:40

Michał Borowski doradca podatkowy, szef Zespołu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Michał Borowski doradca podatkowy, szef Zespołu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Foto: Rzeczpospolita

Przepisy podatkowe nakładają na podatników określone wymogi związane z przechowywaniem faktur. Obowiązują one także w przypadku faktur elektronicznych. Dlatego decydując się na wprowadzenie fakturowania elektronicznego, konieczne jest wprowadzenie takiego modelu, który będzie zgodny z regulacjami podatkowymi obowiązującymi w tym zakresie.

Niezbędne wymogi

Zgodnie z § 6 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie e-faktur, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

- autentyczność pochodzenia e-faktur,

- integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

- łatwe ich odszukanie,

- bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Sposób zapewnienia realizacji tych wymogów jest dowolny, co oznacza, że podatnik nie jest skrępowany określonymi modelami archiwizowania faktur. Ważne jest, aby przyjęta metoda zapewniała spełnienie (łączne) tych warunków.

Musi być dostęp

W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie organom podatkowym (organom kontroli skarbowej) dostępu do tych faktur w sposób umożliwiający im bezzwłoczny pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych. Wymóg ten jest w mojej ocenie dość nieostro sformułowany, co może prowadzić do pewnych problemów interpretacyjnych (np. w jaki sposób i w jakim zakresie umożliwić organom podatkowym przetwarzanie danych zawartych w e-fakturach i czy organy podatkowe mogą żądać od podatnika dodatkowych działań w tym zakresie).

Jednocześnie jednak uważam, że również ten warunek powinien być rozpatrywany przez pryzmat motywu nr 8 Dyrektywy 2010/45/WE, zgodnie z którym faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane jednakowo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. Oznacza to, że przepisy rozporządzenia w sprawie e-faktur nie mogą nakładać na podatników obowiązku tworzenia dodatkowych funkcjonalności systemu, które umożliwiać będą organom podatkowym przetwarzanie (odpowiednio przygotowanych przez podatnika) danych.

Również w odniesieniu do zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur w mojej ocenie nie chodzi o dostęp on-line (w przypadku przechowywania e-faktur w kraju). Ważne jest, aby podobnie jak w przypadku faktur papierowych organ podatkowy miał możliwość zapoznania się z przechowywaną w ten sposób dokumentacją bez zbędnej zwłoki (np. poprzez skopiowanie plików na nośnik zewnętrzny).

Faktury elektroniczne mogą być również przechowywane poza granicami Polski. W takim jednak przypadku przyjęte rozwiązanie musi zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on line do tych faktur.

Wymogi te są szczególnie istotne w kontekście modelu przechowywania e-faktur przez podmiot zewnętrzny. W takim bowiem przypadku warto zweryfikować, w jaki sposób dostawca rozwiązania zapewnia spełnienie wskazanych wyżej wymogów w odniesieniu do udostępniania e-faktur organom podatkowym.

Forma archiwum

Weryfikując, czy w obecnym stanie prawnym możliwe jest przechowywanie faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać na § 21 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Przepis ten umożliwia przechowywanie faktur w dowolnej formie pod warunkiem spełnienia następujących wymogów:

- przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe,

- zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

- umożliwienie łatwego ich odszukania oraz

- zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwienie tym organom również przetwarzania zawartych w nich danych.

W konsekwencji zatem możliwe jest stworzenie elektronicznego archiwum również w odniesieniu do faktur wystawionych w formie papierowej.

Michał Borowski doradca podatkowy, szef Zespołu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Michał Borowski doradca podatkowy, szef Zespołu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Michał Borowski doradca podatkowy, szef Zespołu VAT w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

W mojej ocenie, przy założeniu spełnienia warunków określonych w rozporządzeniu, przechowywanie e-faktur może się odbywać w zasadzie w dowolny sposób.

Przykładowo, faktury elektroniczne mogą być przechowywane na dysku komputerowym, na serwerach, ale również na przenośnych nośnikach danych (pen-drive, CD/DVD, dyski zewnętrzne).

Innym możliwym sposobem przechowywania e-faktur jest wykorzystanie zewnętrznych usługodawców, którzy zapewniają prowadzenie archiwum e-faktur bądź też zapewniają przechowywanie e-faktur w ramach całej platformy e-fakturowania, w tym również w ramach systemów opartych na tzw. cloud computing (przetwarzanie w chmurze).

W tych trzech ostatnich przypadkach ważne jest, aby zweryfikować, czy sposób przechowywania e-faktur przez taki zewnętrzny podmiot spełnia wymogi wynikające z przepisów podatkowych, gdyż ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie zawsze będą obciążać podatnika jako zobowiązanego do przechowywania faktur w odpowiedni sposób.

Edukacja
Matura 2024: język polski - poziom podstawowy. Odpowiedzi eksperta
Sądy i trybunały
Trybunał niemocy. Zabezpieczenia TK nie zablokują zmian w sądach
Sądy i trybunały
Piebiak: Szmydt marzył o robieniu biznesu na Wschodzie, mógł być szpiegiem
Sądy i trybunały
"To jest dla mnie szokujące". Szefowa KRS o sprawie sędziego Szmydta
Konsumenci
Kolejna uchwała SN w sprawach o kredyty