- bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Sposób zapewnienia realizacji tych wymogów jest dowolny, co oznacza, że podatnik nie jest skrępowany określonymi modelami archiwizowania faktur. Ważne jest, aby przyjęta metoda zapewniała spełnienie (łączne) tych warunków.
Musi być dostęp
W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie organom podatkowym (organom kontroli skarbowej) dostępu do tych faktur w sposób umożliwiający im bezzwłoczny pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych. Wymóg ten jest w mojej ocenie dość nieostro sformułowany, co może prowadzić do pewnych problemów interpretacyjnych (np. w jaki sposób i w jakim zakresie umożliwić organom podatkowym przetwarzanie danych zawartych w e-fakturach i czy organy podatkowe mogą żądać od podatnika dodatkowych działań w tym zakresie).
Jednocześnie jednak uważam, że również ten warunek powinien być rozpatrywany przez pryzmat motywu nr 8 Dyrektywy 2010/45/WE, zgodnie z którym faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane jednakowo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. Oznacza to, że przepisy rozporządzenia w sprawie e-faktur nie mogą nakładać na podatników obowiązku tworzenia dodatkowych funkcjonalności systemu, które umożliwiać będą organom podatkowym przetwarzanie (odpowiednio przygotowanych przez podatnika) danych.
Również w odniesieniu do zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur w mojej ocenie nie chodzi o dostęp on-line (w przypadku przechowywania e-faktur w kraju). Ważne jest, aby podobnie jak w przypadku faktur papierowych organ podatkowy miał możliwość zapoznania się z przechowywaną w ten sposób dokumentacją bez zbędnej zwłoki (np. poprzez skopiowanie plików na nośnik zewnętrzny).
Faktury elektroniczne mogą być również przechowywane poza granicami Polski. W takim jednak przypadku przyjęte rozwiązanie musi zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on line do tych faktur.