Od początku roku funkcjonuje część nowych pełnomocnictw wprowadzonych nowelizacją ordynacji podatkowej z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw. Dotychczasowe pełnomocnictwo zostało zastąpione trzema rodzajami pełnomocnictw:

- pełnomocnictwem szczególnym,

- pełnomocnictwem do doręczeń, oraz

- nowym pełnomocnictwem ogólnym, które wejdzie w życie 1 lipca 2016 r.

Pełnomocnictwo ogólne, którego wejście w życie, zostało odwleczone w czasie do 1 lipca 2016 r., będzie upoważniać do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Pełnomocnictwo ogólne oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu będzie zgłaszane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego – przez Portal Podatkowy lub ePUAP. Wyjątkowo, w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie dokumentu drogą elektroniczną będzie możliwość złożenia pełnomocnictwa w formie pisemnej.

Umocowanie szczególne

Pełnomocnictwem o dużo węższym zakresie jest pełnomocnictwo szczególne, funkcjonujące od 1 stycznia 2016 r. Upoważnia pełnomocnika do działania w imieniu podatnika we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Ustawodawca dopuszcza dużo większą dowolność formy jego zgłaszania – może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Pełnomocnika do doręczeń ustanawia podatnik, który nie ustanowił pełnomocnika szczególnego ani ogólnego, gdy:

- zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;

- nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono mu postanowienie o wszczęciu postępowania.

Do pełnomocnictwa do doręczeń stosuje się przepisy dotyczące pełnomocnictwa szczególnego. Regulacji o obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń nie trzeba stosować, gdy doręczanie pism następuje drogą elektroniczną.

Nowe reguły w praktyce

Celem wprowadzenia zmian było uporządkowanie kwestii pełnomocnictw oraz doprecyzowanie dotychczas obowiązujących rozwiązań. Jak się jednak okazuje, nowe regulacje przysparzają wielu problemów praktycznych.

Zmienione przepisy nakładają na organy podatkowe i organy kontroli skarbowej obowiązek doręczania pism tzw. pełnomocnikom profesjonalnym (adwokatom, radcom prawnym lub doradcom podatkowym) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. „Pełnomocnicy profesjonalni" są więc zobowiązani do zamieszczenia w formularzu pełnomocnictwa swojego adresu e-mail (wygenerowanego dla indywidualnego konta na Portalu Podatkowym lub ePUAP), na który będą doręczane pisma. Pozostali pełnomocnicy mogą nie podawać adresu e-mail i korzystać z doręczeń pism za pośrednictwem operatora pocztowego.

Zmiana ta przyniosła wiele wątpliwości co do sposobu doręczania pism na podstawie pełnomocnictw złożonych przed 1 stycznia 2016 r. Ministerstwo Finansów w oficjalnym piśmie (pismo z 30 grudnia 2015 r., PK4.8022.45.2015) precyzującym niejasne przepisy przejściowe w tym zakresie wskazało, że nowe przepisy ordynacji podatkowej nie wymagają zmiany ani uzupełnienia pełnomocnictw złożonych przed 1 stycznia 2016 r., a podstawą do doręczania pism na adres elektroniczny musi być zgoda pełnomocnika. Mimo że pełnomocnicy skarżą się, że choć nie wskazali w pełnomocnictwie sprzed 1 stycznia 2016 r. adresu e-mail, to urzędnicy dzwonią do nich, wzywając do osobistego odbioru pisma w siedzibie urzędu. Staje się to szczególnie problematyczne, gdy przykładowo wzywający urząd znajduje się na drugim końcu Polski.

W przepisach potwierdzono, że adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest zobowiązany działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie od dnia wypowiedzenia pełnomocnictwa. Z obowiązku tego może zwolnić pełnomocnika mocodawca.

Obowiązujące wzory

Ustawodawca zobligował ministra finansów do określenia w drodze rozporządzenia wzorów omówionych wyżej pełnomocnictw wraz z wzorami ich zmiany, odwołania lub wypowiedzenia. Na chwilę obecną w rozporządzeniu ministra finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw opublikowane zostały wzory dotyczące pełnomocnictw szczególnych i do doręczeń. Formularze te sporządzone zostały w polskiej wersji językowej, więc nie znajdują zastosowania w przypadku gdy mocodawcą jest podmiot reprezentowany przez osobę nieposługującą się językiem polskim. Może to stanowić istotne utrudnienie dla przedsiębiorców zagranicznych podejmujących działalność na terenie Polski.

Zdaniem autorki

Ewelina Leszczyńska, konsultantka w dziale doradztwa podatkowego BDO

Są kłopoty, ale na szczęście przejściowe

Przepisy regulujące poprzednie pełnomocnictwo zostały uchylone ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, natomiast wszystkie nowe pełnomocnictwa zaczną obowiązywać dopiero od 1 lipca 2016 r. Obecnie funkcjonują więc jedynie dwa rodzaje pełnomocnictw: szczególne i do doręczeń. Podatnik, który chciałby przekazać swoje podatkowe sprawy pełnomocnikowi, staje więc przed nie lada wyzwaniem. Powinien przewidzieć jakie sprawy mogą być prowadzone przez organ podatkowy i do każdej z nich złożyć oddzielne pełnomocnictwo szczególne. To samo dotyczy pełnomocnictw do doręczeń. Rozwiązanie takie jest dosyć uciążliwe oraz wymaga wniesienia opłaty za każdy ze złożonych formularzy.

Na szczęście problemy te zdają się mieć charakter przejściowy – ustanowione przed 2016 r. pełnomocnictwa jeszcze funkcjonują. Natomiast od 1 lipca wchodzą w życie przepisy regulujące pełnomocnictwa ogólne, które stanowić będą częściowe rozwiązanie obecnych problemów.