Emerytów można pomijać przyznając „wczasy pod gruszą” z zakładowego funduszu socjalnego

Pracodawca może zatem dookreślić zasady korzystania ze świadczeń z zfśs przez emerytów i może wprowadzić dodatkowe kryteria korzystania z tych świadczeń. Uzależnienie dofinansowania wczasów od wykorzystania 14 dni urlopu czy przyznawanie paczek świątecznych tylko dzieciom nie jest dyskryminacją emerytów i rencistów. Na takim stanowisku stoi Główny Inspektor Pracy – patrz ramka.

Reguły gospodarowania

Zasady tworzenia przez pracodawców zfśs i gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1316 ze zm.; dalej: ustawa o zfśs). Zgodnie z jej przepisami do utworzenia zfśs zobowiązani są pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników – na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Fundusz socjalny ma służyć zaspokajaniu życiowych, socjalnych oraz kulturalnych potrzeb pracowników, emerytów i rencistów.

Czytaj także: Dopłaty do wypoczynku z ZFŚS a PIT

Przy prowadzeniu zakładowej działalności socjalnej pojawiają się wątpliwości przy określaniu kryteriów dostępu do świadczeń i ewentualnego zróżnicowania ich w stosunku do emerytów i rencistów. Z jednej bowiem strony osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są również emeryci i renciści. Z drugiej – zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs – zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie.

W świetle powyższego pojawia się pytanie, czy faktycznie emeryci powinni być uprawnieni do wszystkich świadczeń przyznawanych z funduszu na takich zasadach jak pracownicy? Często bowiem pracodawcy w regulaminie zfśs jasno określają, że emerytom przysługują wyłącznie niektóre świadczenia, jak np. zapomoga, świadczenia finansowe przyznawane w okresie świąt. Jednak jednocześnie nie są oni uprawieni np. do dopłat z tytułu wypoczynku (np. gdy pracodawca uzależnia przyznanie tego świadczenia od wykorzystania 14 dni urlopu potwierdzonego kartą urlopową).

Ostatnio dość często pracodawcy spotykali się ze stanowiskiem inspektorów PIP, którzy kontrolowali przyznawanie tzw. gruszy (dofinansowania do wypoczynku), że świadczenia z funduszu należą się wszystkim uprawnionym, a nie tylko pracownikom. To zagadnienie jest o tyle problematyczne, że wskazuje się na dyskryminowanie emerytów w tym zakresie.

Katalog uprawnionych

Na mocy ustawy o zfśs (art. 2 pkt 5) osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są:

- pracownicy i ich rodziny,

- emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny, oraz

- inne osoby, którym pracodawca przyznał to prawo w regulaminie tworzonym na postawie przepisów ustawy o zfśs.

Krąg osób uprawnionych jest zatem określony ustawowo, a pracodawca nie może go zawęzić i zdecydować, że z funduszu utworzonego w jego zakładzie pracy korzystać będą wyłącznie pracownicy (z wyłączeniem emerytów i rencistów). Na pewną dowolność ustawodawca pozwolił pracodawcy przy rozszerzeniu ustawowego katalogu. Pracodawca może bowiem przyznać prawo do świadczeń z funkcjonującego u niego funduszu również innym osobom niż pracownicy oraz emeryci i renciści – byli pracownicy, a także ich rodziny.

Wobec tego byli pracownicy będący aktualnie emerytami lub rencistami mają ustawowo zagwarantowane prawo do świadczeń z zfśs; pracodawca nie może ich tego prawa pozbawić. Mając to na uwadze, niewłaściwe jest całkowite wykluczenie emerytów z możliwości ubiegania się o pomoc ze środków zfśs.

Kluczowe kryteria

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs. Katalog ten jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wprowadzić innych niż wskazane kryteriów dostępu do świadczeń z zfśs. Przyznawanie świadczeń nie może się odbywać w oparciu o kryteria pozasocjalne.

Przykład

Pracodawca chce uzależnić wysokość przyznawanych świadczeń od przepracowanego okresu – im więcej miesięcy pracownik przepracuje w firmie, tym otrzyma wyższe świadczenie, i na odwrót – im krótszy staż, tym niższe świadczenie. Takie zmniejszenie wysokości świadczenia jest niedopuszczalne. Zapis wprost odwołuje się do stażu pracy danego pracownika. Okres zatrudnienia u danego pracodawcy nie może zaś decydować o tym, czy pracownik może się ubiegać o pomoc z funduszu. Staż pracy nie stanowi bowiem kryterium socjalnego.

W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00) Sąd Najwyższy potwierdził, że „pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu".

Stosowanie kryterium socjalnego oznacza również, że wypłacanie świadczeń z zfśs nie może odbywać się równo dla wszystkich uprawnionych. Wartość lub dostęp do świadczeń powinny być zróżnicowane w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych.

Indywidualne podejście

Prawidłowa interpretacja art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs nie zezwala na przyznanie przez pracodawcę świadczeń z funduszu pracownikom w takiej samej wysokości, z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem wskazanego w tym przepisie kryterium socjalnego. Takie przyzwolenie byłoby bowiem traktowane – jak trafnie wskazuje doktryna – jako przyznanie dodatków do wynagrodzenia. Przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To powiązanie może oznaczać tylko jedno – im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinna dostać świadczenie. Nakłada to na przyznających świadczenia obowiązek indywidualnej (w żadnym wypadku zbiorowej) kwalifikacji wniosków (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 8 stycznia 2014 r., III AUa 694/13).

Doprecyzuje regulamin

Istotną rolę w prawidłowej dystrybucji środków zfśs odgrywa regulamin funduszu. Stanowi on podstawę prawną ustalającą warunki korzystania ze świadczeń socjalnych przez osoby uprawnione.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie ze związkami zawodowymi w trybie określonym w ustawie o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W orzecznictwie podkreśla się, że regulamin zfśs powinien respektować i doprecyzować, jako lex specialis, zawartą w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs zasadę podziału świadczeń z funduszu na rzecz pracowników w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (zob. wyroki Sądu Apelacyjnego w Białymstoku: z 4 kwietnia 2017 r., III AUa 934/16; z 28 marca 2017 r., III AUa 874/16).

Ustawa nie nakazuje zatem pracodawcy formułowania określonych kryteriów. Nie formułuje też procedury dysponowania środkami zfśs. Pozostawia te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z zfśs od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu. Ustawodawca daje pracodawcom swobodę w zakresie określania zasad gospodarowania środkami zfśs. Głównym i rozstrzygającym kryterium ma być kryterium socjalne i cele socjalne realizowane przez fundusz.

Określając zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, pracodawca może wprowadzić pewne (uzasadnione) różnicowanie uprawnień, jednak w granicach określonych przez ustawę.

Przepisy nie precyzują, jak pracodawca ma określić zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu. Nie ulega wątpliwości, że niedopuszczalne są wszelkie postanowienia, które wprost ograniczałyby lub wyłączałyby uprawnienie emerytów i rencistów do ubiegania się o przyznanie określonego świadczenia.

Odmienna sytuacja

Pracodawca nie może w regulaminie ograniczyć kręgu podmiotów uprawnionych w stosunku do ustawowego katalogu. Nie oznacza to jednak, że określanie kryteriów przyznawania świadczeń z funduszu ma się odbywać w taki sposób, aby emeryci i renciści zawsze mieli do nich dostęp na równi z pracownikami. Ich sytuacja życiowa jest bowiem odmienna. Inne rozumienie przepisów oznaczałoby, że przy określaniu zasad gospodarowania środkami zfśs trzeba by mieć na uwadze, że pewnych kryteriów ta grupa nie będzie mogła spełnić, np. nie wykorzysta 14 dni nieprzerwanego urlopu, bo nie ma prawa do urlopu, a co za tym idzie – przy określaniu warunków dostępu do świadczeń pracodawca mógłby przyjąć jedynie takie kryteria, które będą mogły spełnić wszystkie grupy osób uprawnionych (również inne osoby niż pracownicy, emeryci i renciści, których pracodawca uznał w regulaminie za uprawnione).

Należy zauważyć, że w przedmiocie świadczenia urlopowego ustawa wprost reguluje, że pracodawca wypłaca je raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o zfśs). Świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie utworzyli funduszu. Z uwagi na cel, jaki realizują świadczenie urlopowe oraz dofinansowanie do "wczasów pod gruszą", wydaje się uzasadnione i uprawnione stosowanie kryterium wykorzystania urlopu w wymiarze 14 kolejnych dni również do drugiego z wymienionych świadczeń, wypłacanych na podstawie regulaminu zfśs. Pracodawca może zatem uzależnić prawo do przyznania dofinansowania do wypoczynku letniego od minimalnej długości jego trwania.

Jeśli chodzi o pozostałe świadczenia, jak np. przyznawanie symbolicznych paczek ze słodyczami dzieciom pracowników (również osoby uprawnione) czy finansowanie im kolonii, to również nie wydaje się być dyskryminacją przyznanie tych świadczeń wyłącznie określonym grupom – członkom rodzin, np. dzieciom.

Agnieszka Bonikowska jest prawnikiem w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Katarzyna Gospodarowicz radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Należy pamiętać, że wszelkie ograniczenia dostępu do świadczeń socjalnych muszą zostać określone w regulaminie zfśs. Jeśli pracodawca zamierza np. wprowadzić minimalny okres wypoczynku uprawniający do dopłat z funduszu socjalnego do wczasów, zapis w tym przedmiocie musi znaleźć się w tym regulaminie. Wobec braku odpowiedniego postanowienia należałoby uznać, że świadczenie to przysługuje bez względu na długość wypoczynku.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami zfśs (znak UNP:GIP-19-30615, GIP-GBI.0701.72.2019.3)

W myśl ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2018 r., poz. 1316 ze zm.) działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 ust. 2). Osobami uprawnionymi do korzystania z zfśs są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ww. ustawy, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zfśs (art. 2 ust. 5). Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, natomiast zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Powyższe oznacza, iż ustawodawca daje pracodawcom wolną rękę w zakresie określania zasad dysponowania środkami (pod warunkiem, że stosują oni kryteria socjalne).

Odnosząc się do kwestii przyznawania świadczenia urlopowego uzależnionego od wykorzystania 14 dni urlopu wypoczynkowego, należy wskazać, że pracodawca może uzależnić dofinansowanie wypoczynku pracowników od wykorzystania urlopu wypoczynkowego, jednakże w przypadku emerytów analogiczne postanowienia byłyby bezprzedmiotowe. Sytuacja pracowników i emerytów na gruncie prawa do wypoczynku różni się znacząco. W przypadku pracowników chodzi o czas wolny od obowiązków związanych z wykonywaniem pracy, który uprawniony może zorganizować i wykorzystać dowolnie. Wypoczynek organizowany przez pracownika we własnym zakresie, tzw. "wczasy pod gruszą", może korzystać z dofinansowania ze środków zfśs, pod warunkiem że przyznanie ulgowych usług i świadczeń, a także wysokość dopłat ze środków zfśs będą uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby, która jest uprawniona do korzystania z funduszu. Należy jednak pamiętać, że dofinansowanie do wypoczynku przysługuje osobie uprawnionej do korzystania ze świadczeń funduszu tylko wówczas, gdy tak stanowi regulamin funduszu, którego postanowienia nie są sprzeczne z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W związku z tym, że obowiązujące przepisy nie zawierają szczegółowych regulacji w tym zakresie, zamieszczenie warunku wykorzystania 14 dni urlopu wypoczynkowego, jako jednego z kryteriów przyznawania pracownikom dopłat do wypoczynku z zfśs, jest dopuszczalne. Wskazuje się natomiast, że przyznanie dofinansowania do tego rodzaju wypoczynku nie powinno być uzależnione od wykorzystania urlopu, a jedynie opierać się o kryterium socjalne. Jeśli jednak w regulaminie funduszu znajduje się zapis, przyjmujący jako jedno z kryteriów przyznawania takiego dofinansowania wykorzystanie co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego, to można emerytowi „wczasów pod gruszą" nie wypłacać.