Uprawnienia wykonawcy w związku z przedłużeniem terminu realizacji kontraktu

W toku realizacji inwestycji przez wykonawcę, może dojść do opóźnienia w wykonaniu kontraktu i w konsekwencji realizowania inwestycji w terminie dłuższym niż pierwotnie zakładano. Wykonawca przez okres wydłużenia realizacji ponosi dodatkowe koszty zarządu, czyli koszty związane z obsługą, utrzymaniem, administrowaniem, zarządzaniem, kierowaniem i organizacją jednostki rozpatrywanej jako całe przedsiębiorstwo. Czy wykonawca może domagać się pokrycia dodatkowych kosztów zarządu ponoszonych w przedłużonym terminie realizacji kontaktu? W jaki sposób powinien skalkulować wysokość dodatkowych kosztów zarządu?

Koszty ogólne zarządu

Koszty zarządu to koszty pośrednie związane z obsługą, utrzymaniem, administrowaniem, zarządzaniem, kierowaniem i organizacją jednostki rozpatrywanej jako całe przedsiębiorstwo. Koszty zarządu stanowią element kosztów pośrednich, których rekompensaty generalny wykonawca może dochodzić od inwestora w razie przedłużenia terminów realizacji projektu.

Czytaj więcej

Finanse

Roszczenia o koszty pośrednie w przedłużonych terminach realizacji inwestycji

Istotny element ceny kontraktowej, który wykonawcy uwzględniają na etapie postępowania przetargowego stanowią tzw. koszty pośrednie obejmujące koszty utrzymania budowy oraz koszty utrzymania przedsiębiorstwa wykonawcy w trakcie realizacji robót. Niejednokrotnie dochodzi jednak do opóźnienia w wykonaniu kontraktu i w konsekwencji realizowania inwestycji w terminie dłuższym niż pierwotnie zakładano. Wykonawcy, którzy z tego powodu ponoszą dodatkowe koszty pośrednie, mogą wystąpić z roszczeniem przeciwko zamawiającemu.

Koszty zarządu obejmują:

- płace i narzuty na płace pracowników zarządu,

- koszty delegacji i przejazdów,

- koszty eksploatacji służbowych samochodów osobowych,

- koszty biurowe i utrzymanie obiektów ogólnego przeznaczenia,

- koszty amortyzacji i remontów środków trwałych,

- czynsze i ubezpieczenia,

- koszty zaopatrzenia materiałowego,

- wszelkie opłaty i podatki związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa jako całości (np. opłaty administracyjne, usługi bankowe, księgowe, ubezpieczenia, usługi prawne itp.).

Stanowią one część kosztów utrzymania zarządu firmy wykonawczej.

Dokumentowanie poniesienia kosztów zarządu

Dla skutecznego roszczenia o zwrot kosztów pośrednich niezbędne jest ich prawidłowe i skrupulatne dokumentowanie. Koszty ogólne budowy dokumentuje się stosunkowo prosto: dokumentami stanowiącymi potwierdzenie poniesienia kosztów pośrednich są w szczególności faktury, potwierdzenia dokonania płatności, zestawienia płac. Inną specyfiką odznacza się natomiast dokumentowanie kosztów zarządu. Przy ich ustaleniu wykorzystuje się dane ze sprawozdań finansowych i zapisów na kontach księgowych spółki i przeprowadza stosowną kalkulację.

Zamawiający często argumentują, że nie zaspokoją roszczenia wykonawcy o zwrot kosztów zarządu. Podnoszone są różne argumenty: od braku podstaw prawnych, przez nieudokumentowanie tych kosztów aż po trudności z ich przypisaniem do konkretnej umowy. Co do pierwszego z tych argumentów, koszty zarządu (podobnie jak inne koszty pośrednie) są wprost wymienione w przepisach rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (oraz wcześniejszych iteracjach tego rozporządzenia). Trudno zatem twierdzić, że jest to coś „stworzonego” przez wykonawcę. Dochodząc kosztów zarządu wystarczającym jest przedstawienie wyciągów z dokumentacji księgowej czy zapisów z kont księgowych. Na etapie składania pozwu warto ponadto wnioskować o przeprowadzenie dowodu z ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa.

Sposoby kalkulacji kosztów zarządu

Istota roszczenia dotyczącego kosztów zarządu sprowadza się do tego, że wykonawca na etapie kalkulacji oferty zakładał pewną stałą wartość kosztów zarządu niezbędnych do pokrycia w określonym (pierwotnym) czasie realizacji. W wyniku wydłużenia terminów realizacji wykonawcy często nie mają możliwości używania zasobów oddelegowanych do wydłużonego projektu, na nowy projekt, w celu wygenerowania przychodu na pokrycie bieżących wydatków związanych z kosztami zarządu. Wskazaną kwestię można rozpatrywać z dwóch perspektyw. Można powiedzieć, że w pierwotnym terminie realizacji przychody wykonawcy spadły (realizacja robót opóźniła się – część fakturowania została przeniesiona na okres po pierwotnym terminie realizacji), a wartość kosztów zarządu do pokrycia (w tym samym okresie czasu) pozostała taka sama. Wykonawca zatem nie uzyskał przychodu, który pozwolił mu na pokrycie kosztów. Alternatywnie, można tę kwestię też ująć od drugiej strony – wskutek wydłużenia realizacji projektu przychód z kontraktu pozostaje ten sam, a koszty, których pokrycie jest niezbędne, są odpowiednio wyższe (dłuższy okres przekłada się na sumarycznie wyższą kwotę kosztów).

Koszty zarządu, zupełnie inaczej niż koszty ogólne budowy, są kalkulowane w oparciu o dane finansowe przedsiębiorstwa konkretnego wykonawcy przy wykorzystaniu stosowanych w praktyce formuł matematycznych. Nie można wskazać jednej przyjętej i powszechnie stosowanej metody kalkulacji dodatkowych kosztów zarządu w okresie wydłużenia terminów realizacji. Najczęściej jednak sięga się po następujące metody:

- metodę Emden’a wywodzącą się z Wielkiej Brytanii, opublikowaną w Emden’s Building Contracts and Practice,

- metodę Hudson’a, wywodząca się z Wielkiej Brytanii, opublikowaną w Hudson’s Building and Engineering Contracts oraz

- metodę ze sprawy Eichleay, wywodzącą się ze Stanów Zjednoczonych.

Zarówno wzór Emden’a jak i Eichleay zakładają, że koszty ogólnego zarządu są rozłożone proporcjonalnie pomiędzy kontrakty realizowane przez przedsiębiorstwo tak, jak wartość kontraktu jest częścią całości obrotu przedsiębiorstwa. Tym samym:

- koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo są dzielone proporcjonalnie na realizowane przez przedsiębiorstwo kontrakty,

- każdy okres przedłużenia pojedynczego kontraktu powoduje powstanie roszczenia w wysokości równej odpowiedniej części kosztów ogólnego zarządu przedsiębiorstwem odpowiadającej proporcjonalnemu udziałowi kontraktu w obrotach przedsiębiorstwa ogółem.

1. Kalkulacja kosztów zarządu metodą Emden’a

Formuła Emden’a wyraża koszty ogólne projektu jako średni procent kwoty kontraktu i odnosi się bezpośrednio do faktycznie poniesionych kosztów zarządu. W prezentowanej metodzie bada się wysokość rzeczywiście poniesionych przez wykonawcę kosztów zarządu w oparciu o globalną wysokość kosztów zarządu poniesionych w pierwotnym czasie realizacji inwestycji (na wszystkie inwestycje) oraz współczynnika wartości kontraktu do całkowitego przychodu wykonawcy w tym czasie.

2. Kalkulacja kosztów zarządu metodą Hudson’a

Formuła Hudson’a służy do kalkulacji kosztów ogólnego zarządu i opiera się przy tym na założeniach ofertowych realizacji kontraktu, dzięki czemu może być stosowana jeszcze podczas realizacji kontraktu. Jest to zarazem najstarsza formuła obliczeniowa.

Metoda Hudsona zakłada badanie procentowego udziału kosztów zarządu zgodnie z założeniami określonymi przez wykonawcę w ofercie (ustalonym na podstawie kosztorysu ofertowego). Na tej podstawie, znając pierwotny czas realizacji inwestycji można obliczyć stawkę dzienną kosztów zarządu, która następnie jest mnożona przez ilość dni przedłużenia robót.

3. Kalkulacja kosztów metodą ze sprawy Eichleay

Niektórzy autorzy wskazują, że najpopularniejszą i najbardziej efektywną metodą wyznaczania kosztów ogólnych zarządu jest skorzystanie z formuły Eichleay, która powstała w toku toczącego się w Stanach Zjednoczonych procesu Eichleay Corporation przeciwko Stanom Zjednoczonym (1960). Formuła wywodzi się z projektów rządowych (co umożliwia z powodzeniem przełożenie jej na kontrakty realizowane w zamówieniach publicznych). Z biegiem czasu przedsiębiorstwa z sektora prywatnego również przyjęły stosowanie tej formuły. Metoda Eichleay zakłada w pierwszym kroku obliczenie jaka część kosztów ogólnego zarządu powinna zostać pokryta z danej umowy uwzględniając uzyskane z niej przychody, przychody całego przedsiębiorstwa w danym okresie i łączną kwotę kosztów zarządu. Następnie uzyskaną kwotę dzieli się przez liczbę dni realizacji umowy ustalając stawkę dzienną kosztów zarządu i mnoży przez liczbę dni przedłużenia uzyskując wartość roszczenia.

Możliwość zastosowania omawianych formuł w konkretnym przypadku zależy m.in. od dostępności danych koniecznych do przeprowadzenia obliczeń. Dochodząc roszczenia z tytułu kosztów pośrednich należy pamiętać o doliczeniu do kwoty roszczenia czystego zysku i podatku VAT.

– Jakub Majewski – Adwokat, Partner, Zespół Postępowań Sądowych i Arbitrażowych, Zespół Infrastruktury i budownictwa w Kancelarii JDP