Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik

Sezon urlopowy w pełni! Piaszczyste plaże, górskie pasma i mazurskie jeziora – o tym myślą pracownicy zamykając laptopy ostatniego dnia przed urlopem. Zanim jednak wszyscy udadzą się na zasłużony wypoczynek i zakupią przewodniki po atrakcyjnych destynacjach na całym świecie, zapraszamy do zapoznania się z naszym przewodnikiem po urlopie.

Publikacja: 06.07.2024 11:38

Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik

Foto: Adobe Stock

Poniżej 10 pytań i odpowiedzi dotyczących urlopu pod kątem prawa pracy – praw i obowiązków pracownika i pracodawcy.

1. Jak pracownik powinien przygotować siebie (i swoich współpracowników) do urlopu?

Obowiązkiem pracownika jest staranne i sumienne wykonywanie swoich obowiązków jak również dbałość o porządek procesu pracy. Oczywistym jest więc, że pracownik zobowiązany jest odpowiednio zaopiekować na czas urlopu sprawy, którymi się zajmuje. Pracodawca może na przykład oczekiwać od pracownika przygotowania tzw. memo urlopowego – listy aktualnych tematów z informacją, czego w danej sprawie można się spodziewać pod nieobecność pracownika oraz ze wskazaniem, kto ze współpracowników przejmuje tymczasową opiekę nad danym obszarem. Pracownik powinien zadbać o to, aby jak najlepiej wdrożyć swoich kolegów/koleżanki z zespołu w tematy, których nie udało się zamknąć do momentu rozpoczęcia urlopu.

Pracownik musi również pamiętać o obowiązkach informacyjnych w związku ze swoim urlopem – powiadomieniu współpracowników oraz kontrahentów o planowanej nieobecności. Ustawienie autorespondera na czas urlopu to konieczne usprawnienie. Pracownik powinien zadbać o to, aby osoby, z którymi współpracuje na co dzień, wiedziały do kogo zwrócić się pod nieobecność pracownika. Dobrą praktyką jest również przekierowanie skrzynki mailowej do jednego ze współpracowników, aby uniknąć sytuacji, w której maile wysłane wyłącznie do „urlopującego” się pracownika pozostaną bez odpowiedzi.

Po stronie pracodawcy leży natomiast wyraźne określenie oczekiwań względem tego, jak pracownik powinien przygotować siebie i współpracowników do urlopu. Pracodawca powinien zadbać o sprecyzowaną politykę urlopową i wytyczne dla pracowników, które ułatwią proces przygotowania do urlopu.

Co jeżeli pracownik zaniedba prawidłowego przygotowania? Niewątpliwie wiąże się to z ryzykiem dezorganizacji procesu pracy, a w konsekwencji może stanowić uzasadnioną przyczynę nałożenia na pracownika kary porządkowej, a w rażących przypadkach – nawet rozwiązania stosunku pracy.

2. Czy pracodawca może narzucić pracownikowi korzystanie z urlopu w określonym terminie?

Co do zasady termin urlopu ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem. Oznacza to, że ostateczną decyzję o udzieleniu urlopu podejmuje pracodawca, oczywiście po wysłuchaniu pracownika i jego postulatów, które stara się w miarę możliwości uwzględnić mając jednocześnie na uwadze konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Termin urlopu powinien więc odpowiadać obu stronom, jednak ostatecznych ustaleń dokonuje pracodawca.

Nie ulega wątpliwości, że w niektórych firmach zapotrzebowanie na pracę nie jest ciągłe, tj. mamy do czynienia z okresami bardziej intensywnej pracy przeplatającymi się z przestojami. Przykładem mogą tu być chociażby spółki z włoskimi korzeniami – we Włoszech powszechnie przyjmuje się, że miesiącem urlopowym jest sierpień. Stąd też dla polskiej spółki ściśle współpracującej z włoską centralą na rękę może być, aby pracownicy wykorzystywali swoje urlopy właśnie w sierpniu, kiedy procesy są wstrzymywane.

Pracodawca może oczekiwać od pracownika, że ten będzie pozostawał aktywny zawodowo w okresach, kiedy zapotrzebowanie na pracę jest wysokie. Pracownik, który celowo wykorzystuje urlop w okresach przestojowych, a później znika, kiedy pracy jest więcej, może nie spełniać oczekiwań pracodawcy jeżeli chodzi o zaangażowanie czy proaktywną postawę. W najbardziej jaskrawych sytuacjach pracodawca może nawet zakończyć współpracę z takim pracownikiem.

Czytaj więcej

Wakacje 2024 z biurem podróży. Jakie mam prawa podczas wyjazdu wakacyjnego?

3. Czy korzystanie z urlopu może pozbawiać pracownika prawa do bonusów?

Chociaż odpowiedź na to pytanie w pierwszym odruchu jest negatywna, po chwili refleksji przychodzą na myśl sytuacje, w których korzystanie przez pracownika z urlopu rzeczywiście może wpłynąć na nabycie (a w zasadzie nienabycie) prawa do premii lub innych bonusów.

Tak może się stać np. jeżeli chodzi o premię retencyjną, której istotą jest pozostawanie przez jakiś czas w aktywnym zatrudnieniu. Konstruując zasady takiej premii, pracodawca może wprowadzić limit urlopu – np. 10 dni w ciągu 3 miesięcy, który pracownik może wykorzystać w danym okresie, a którego przekroczenie skutkuje nienabyciem prawa do premii.

Pracodawca może również przewidywać bonusy dla pracowników za pracę w okresach wzmożonej pracy – jako zachęta do wykorzystywania urlopów w okresach przestojowych (patrz: odpowiedź na pyt. 2). Oczywistym jest, że polityki w zakresie takich bonusów będą uzależniać ich otrzymanie od niekorzystania z urlopu w okresie zwiększonego zapotrzebowania na pracę.

4. Jak zachęcać pracowników do korzystania z urlopów?

Piętrzące się urlopy zaległe, a w konsekwencji zwiększające się rezerwy na wypłatę ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy to realny problem wielu pracodawców. Pracodawca formalnie nie może przecież zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu (chyba, że po wypowiedzeniu umowy o pracę, ale to już zupełnie inna historia). Może natomiast podjąć działania mające na celu zachęcenie pracowników do wykorzystywania urlopów na bieżąco.

Klasycznym przykładem są chociażby słynne „wczasy pod gruszą”, do których pracownik otrzymuje dofinansowanie. Pracodawca może uregulować zasady przyznawania takiego dofinasowania w ten sposób, że jest ono należne pod warunkiem wykorzystania przez pracownika nieprzerwanego urlopu w wymiarze np. 2 tygodni.

Pracodawca może też przewidywać benefity dla pracowników, którzy na bieżąco wykorzystują urlop, np. w postaci dodatkowego dnia wolnego.

Dla pracowników, którzy często odbywają podróże służbowe, ciekawym rozwiązaniem mogą okazać się dofinansowania do wydłużenia takiej podróży służbowej o kilka dni urlopu – np. pokrywanie kosztów biletów lotniczych w obie strony, nawet jeżeli pracownik zostaje za granicą dłużej niż wymagałyby tego potrzeby pracodawcy.

5. Czy L4 to dobry pomysł na wydłużenie urlopu?

Zdecydowanie nie. W praktyce często zdarza się, że pracownik pierwszego dnia po urlopie wcale się do pracy nie stawia, a w systemie pojawia się świeżo wystawione zwolnienie lekarskie. Niekiedy rzeczywiście zdarza się, że pracownik po prostu rozchoruje się pod koniec urlopu i pozostaje czasowo niezdolny do pracy. Z L4 nie można jednak korzystać jako metody na wydłużenie urlopu. Pamiętajmy, że pracodawca ma prawo skontrolować prawidłowość korzystania przez pracownika ze zwolnienia lekarskiego, a nawet odwiedzić w tym celu pracownika w jego domu.

Stwierdzenie nieprawidłowości korzystania z L4 może dla pracownika skutkować utratą prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, a nawet rozwiązaniem umowy o pracę.

Czytaj więcej

Długa niezdolność do pracy może zablokować późniejszy urlop

6. Czy pracownik może samowolnie odwołać swój urlop i przyjść do pracy?

Na pierwszy rzut oka takie zachowanie zdaje się świadczyć o szczególnym zaangażowaniu pracownika w swoją pracę, w istocie jednak stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Wyobraźmy sobie taką sytuację: pracownik zgłasza wniosek urlopowy, dostaje stosowną akceptację. Pracodawca przygotowuje się na urlop pracownika, organizuje zastępstwa, uwzględnia urlop w grafiku. Nadchodzi dzień urlopu, a tu nagle pracownik pojawia się w pracy.

Niewątpliwie jest to dezorganizacja procesu pracy – zwłaszcza jeżeli mowa o pracownikach zatrudnionych w zakładach produkcyjnych, pracujących zmianowo lub w systemie równoważnego czasu pracy, gdzie w grę wchodzą dodatkowe czynniki związane z BHP, ryzykiem potencjalnej ewakuacji, itp.

W takiej sytuacji pracodawca może nie dopuścić pracownika do pracy, a nawet nie wypłacić pracownikowi wynagrodzenia jeżeli pracodawca ma już w tym czasie np. zorganizowane zastępstwo za pracownika.

7. Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

W szczególnie uzasadnionych przypadkach – tak. Pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku udzielenia urlopu na żądanie i może tego odmówić jeżeli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy. Chodzi więc o takie sytuacje, w których obecność pracownika jest niezbędna z perspektywy pracodawcy: spotkanie z ważnym klientem, dzień wdrożenia systemu, za którego opracowanie odpowiedzialny był pracownik, finalizacja projektu.

Co istotne pracodawca powinien swoją odmowę szczegółowo uzasadnić i podać okoliczności, ze względu na które udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie jest niemożliwe.

8. Czy osoba współpracująca ze spółką w ramach B2B ma prawo do urlopu?

Z mocy prawa nie – urlop wypoczynkowy jest przewidziany dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W praktyce często jednak spotykamy się z sytuacją, w której biurko w biurko siedzą ze sobą pracownicy oraz kontraktorzy na B2B (czy też na podstawie innych umów cywilnoprawnych), a reprezentanci obu tych grup korzystają z dni wolnych od pracy / świadczenia usług.

Wszystko dlatego, że w ramach swobody umów również do umowy cywilnoprawnej można wprowadzić prawo do urlopu czy częściej: przerwy w świadczeniu usług. Odpłatność takiej przerwy zależy już jednak od indywidualnych ustaleń między stronami umowy. Przerwa może być w pełni płatna (podobnie do pracowniczego urlopu wypoczynkowego), płatna w niższym wymiarze, a nawet całkowicie bezpłatna. Zasady odpłatności powinny zostać szczegółowo opisane w samej umowie, inaczej usługodawca nie będzie miał żadnych roszczeń o wypłatę wynagrodzenia za czas przerwy.

W przypadku osób współpracujących w oparciu o umowy cywilnoprawne różny może być również wymiar urlopu / przerwy. Niekoniecznie musi to być 26 dni w roku kalendarzowym tak jak ma to miejsce w przypadku umowy o pracę – wymiar może być wyższy lub niższy jak również określony innymi przedziałami czasowymi (np. kwartalnie).

Czytaj więcej

Zwolnienie na dziecko nie przerywa urlopu wypoczynkowego

9. Czym jest workation?

Postęp technologiczny i możliwość porozumiewania się za pomocą środków komunikacji na odległość doprowadziły do tego, że coraz częściej pracownicy korzystają z rozwiązań pośrednich pomiędzy urlopem a pracą zdalną. Skoro pracownik może połączyć się na spotkanie z niemal każdego miejsca na świecie, a praca nie kojarzy się już z byciem przykutym do biurka, podróżowanie nie musi automatycznie wiązać się z urlopem.

W warunkach, w których ludzie są w zasadzie zawsze online, pod telefonem i mailem, życie zawodowe i prywatne coraz mocniej się przenikają. W wielu zawodach trudno o postawienie wyraźnej granicy pomiędzy tymi dwoma sferami, coraz popularniejszy staje się model tzw. work-life integration. Tak powstało workation, które po polsku można określić mianem „biurlopu”, a oznacza po prostu wykonywanie standardowych obowiązków pracowniczych w miejscu typowo wakacyjnym: na plaży, nad jeziorem, za granicą.

Workation nie jest urlopem – pracownik na workation nie wykorzystuje dni wolnych z puli urlopowej. De facto pracuje zdalnie, ewentualnie w niestandardowych godzinach, które mogą wynikać chociażby z przebywania w innej strefie czasowej. Za pracę pracownik otrzymuje standardowe wynagrodzenie.

Kluczowe jest to, że pracodawca musi dokładnie wiedzieć skąd pracownik pracuje – miejsce wykonywania pracy zdalnej musi zostać uprzednio ustalone z pracodawcą. Pracownik pozostaje więc zależny od polityki przyjętej przez pracodawcę w zakresie pracy zdalnej. Jeżeli pracodawca nie przewiduje możliwości pracy zdalnej z zagranicy, workation z włoskiej plaży nie będzie możliwe. Jeżeli natomiast pracodawca ogranicza pracę zdalną do pracy z miejsca zamieszkania, już wyjazd na Mazury będzie naruszeniem przez pracownika zasad dotyczących korzystania z pracy zdalnej.

10. Czy pracownik, który odbiera telefon na urlopie, jest w pracy?

Co do zasady czas, w którym pracownik podejmuje podczas urlopu aktywność zawodową na rzecz swojego pracodawcy, należy wliczyć do czasu pracy. Pracownik może uznać kontakt ze strony pracodawcy podczas urlopu jako polecenie pracy w nadgodzinach, a nawet jako odwołanie z urlopu.

Należy jednak patrzeć na to racjonalnie. Jeżeli pracodawca kontaktuje się z pracownikiem telefonicznie, ponieważ jakieś sprawy zawodowe nie zostały przez pracownika odpowiednio przekazane na czas urlopu, trudno poczytywać to jako realną pracę pracownika, a raczej jako konsekwencję pewnych nieprawidłowości, których pracownik dopuścił się na etapie przygotowania do urlopu.

Oczywiście w kontekście dyskusji na temat prawa do bycia offline pracodawca powinien być szczególnie wyczulony jeżeli chodzi o nawiązywanie kontaktu z pracownikiem podczas urlopu. Jednak incydentalne odbieranie telefonu, sprawdzanie maili i odpisywanie na nie z własnej woli przez pracownika nie stanowią pracy na polecenie pracodawcy, zwłaszcza jeżeli pracodawca takiej aktywności ze strony pracownika nie oczekuje.

Podsumowanie

Sytuacja na rynku pracy dynamicznie się zmienia, również jeżeli chodzi o klasyczne rozumienie urlopu. Postęp technologiczny, praca zdalna, workation – to wszystko sprawia, że standardowo pojmowana granica między pracą a odpoczynkiem się zaciera. Stąd też i przepisy o urlopie należy interpretować z dużą dozą elastyczności. W realiach współczesnego świata trudno w pełni pogodzić się z obrazem pracownika, który na czas urlopu nagle znika i staje się całkowicie nieosiągalny, podczas gdy jego sprawy zawodowe pozostają w ciągłym ruchu. To właśnie ta ciągłość procesów i nieustanność zmian skłaniają do poszukiwania pośrednich form pomiędzy pracą a odpoczynkiem, przekształcających nasze dotychczasowe myślenie o urlopie.

Sławomir Paruch, radca prawny, partner PCS | Littler

Kinga Rozbicka, aplikantka radcowska, prawnik PCS | Littler

Poniżej 10 pytań i odpowiedzi dotyczących urlopu pod kątem prawa pracy – praw i obowiązków pracownika i pracodawcy.

1. Jak pracownik powinien przygotować siebie (i swoich współpracowników) do urlopu?

Pozostało 99% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Jak kwestionować niezgodne z prawem plany inwestycyjne sąsiada? Odpowiadamy
Materiał Promocyjny
Jak wykorzystać potencjał elektromobilności
W sądzie i w urzędzie
Jak otrzymać bon energetyczny? Jest wzór wniosku
Nieruchomości
Większe odległości od działki sąsiada. Jakie zmiany się szykują
Administracja
Rzeka zabrała część nieruchomości. Kiedy przysługuje odszkodowanie?
Nieruchomości
Jak wybudować domu do 70 m2? Jakie formalności, dokumenty, warunki zabudowy