Składki od umów-zleceń: więcej obowiązków dla płatników

Na jakie zmiany w ozusowaniu zleceń powinni przygotować się płatnicy?

Andrzej Radzisław: Zmiany są rewolucyjne. Obecnie płatnik, który angażuje zleceniobiorcę wykonującego już w innej firmie umowę-zlecenie, gdzie są za niego opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, z drugiego zlecenia opłaca za niego tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Nie ma znaczenia wynagrodzenie, jakie wykonawca otrzymuje z tej pierwszej umowy. Z punktu widzenia drugiego płatnika znaczenie ma tylko to, że nie została ona wyrejestrowana i ciągle trwa.

Od 1 stycznia 2016 r. to się zmieni. Składki na ubezpieczenia społeczne za zleceniobiorcę trzeba będzie opłacać od każdej umowy do czasu, aż podstawa wymiaru będzie co najmniej równa stawce minimalnego wynagrodzenia. Ustawodawca założył, że zleceniodawca ma zgłaszać wykonawcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, chyba że ten udokumentuje brak konieczności opłacania za niego składek. Problem w tym, że w dniu zawierania drugiej umowy takiego dokumentu nie będzie, a zgłoszenia do właściwych ubezpieczeń trzeba dokonać w terminie siedmiu dni. Dokumentem zwalniającym z obowiązku ubezpieczeń może bowiem być tzw. informacja RMUA od pierwszego zleceniobiorcy, ale dopiero za miesiąc, w którym została zawarta druga umowa-zlecenie. Nie może nim być sama umowa podpisana z inną firmą, nawet jeśli będzie ona przewidywać wynagrodzenie równe lub wyższe od minimalnego. Nie musi to bowiem oznaczać, że zleceniobiorca otrzyma je w tej wysokości za konkretny miesiąc.

Jeśli więc zleceniobiorca zostanie zatrudniony na podstawie drugiej umowy zlecenia od 1 stycznia 2015 r., to dokumentem, który da płatnikowi 100-proc. pewność, że nie trzeba za niego opłacać składek społecznych, będzie RMUA od pierwszego płatnika za styczeń. Ten dokument zostanie jednak sporządzony dopiero w lutym. Ustawodawca wprowadził więc przepis, który w praktyce jest niewykonalny. Płatnik, który będzie chciał postępować tak, jak założył to ustawodawca, narazi się na konieczność składania korekt.

Czy w 2016 r. regułą będzie oskładkowanie każdego zlecenia?

Praktyka pokaże, jak ten przepis będzie realizowany przez płatników. Moim zdaniem możliwe są dwa podejścia. Jeżeli płatnik angażuje zleceniobiorcę, który w innej firmie wykonuje umowę-zlecenie, a jego wynagrodzenie to np. 2000 zł, to może podejść do sprawy w ten sposób, jak to założył ustawodawca – czyli zgłosić go z drugiej umowy do obowiązkowych ubezpieczeń i opłacić składki oraz wystąpić do ZUS z pytaniem, czy postąpił prawidłowo. Jeżeli pierwszy płatnik opłaci składki od 2000 zł, to z drugiego zlecenia obowiązkowa będzie tylko składka zdrowotna. Dla drugiego płatnika będzie to oznaczało konieczność złożenia korekt. Ta sytuacja będzie się powtarzała co miesiąc, więc płatnicy utoną w korektach.

Moim zdaniem, jeżeli płatnik ma zaufanie do ubezpieczonego (poparte złożonym oświadczeniem) i wie, że z pierwszej umowy uzyskuje on co miesiąc wynagrodzenie co najmniej równe minimalnemu, z drugiej umowy może go zgłosić wyłącznie do zdrowotnego. Gdy pierwszy płatnik ureguluje składki od kwoty nie niższej niż pensja minimalna, sytuacja będzie prawidłowa i nie trzeba będzie składać korekt.

Jak ubezpieczony będzie mógł udowodnić, że z tytułu wykonywanego zlecenia nie trzeba odprowadzać za niego składek społecznych? Jakich dokumentów będzie mógł od niego żądać płatnik na potwierdzenie braku obowiązku ubezpieczeniowego?

Tak jak już wskazałem, nie ma takiego dokumentu. Powstanie on dopiero w przyszłości. Płatnicy muszą więc sami stworzyć oświadczenie dla zleceniobiorcy, w którym powinien znaleźć się zapis, że o każdej zmianie swojej sytuacji ubezpieczony niezwłocznie poinformuje płatnika, a gdy tego obowiązku nie dopełni i płatnik będzie zobowiązany opłacić za niego składki, zobowiązuje się je spłacić w części finansowanej ze środków ubezpieczonego wraz z odsetkami od powstałego zadłużenia. W ten sposób płatnicy mogą się zabezpieczyć. Ale oczywiście w relacjach z ZUS to oni odpowiadają za powstałe zadłużenie, nawet gdy doszło do niego na skutek braku informacji od ubezpieczonego.

Aby mieć 100 proc. pewność, że za dany miesiąc ze zlecenia nie trzeba płacić składek, trzeba by co miesiąc prosić o ZUS RMUA, a i tak byłaby to informacja wsteczna. Może więc co miesiąc prosić ZUS o pomoc w prześwietleniu ubezpieczonego? Czy są jakieś ograniczenia w tym zakresie?

Problem w tym, że informacje z ZUS też będą przekazywane z pewnym opóźnieniem. Oczywiście płatnik nawet co miesiąc może składać wniosek, aby ZUS udzielił mu odpowiedzi, czy prawidłowo postępuje, opłacając za daną osobę składki. Od 1 stycznia 2016 r. taki obowiązek ZUS będzie wynikał z ustawy systemowej. Ustawodawca założył, że gdy ZUS stwierdzi błąd w opłacaniu składek – np. gdy za daną osobę jest opłacana tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne, a powinny być również składki społeczne – niezwłocznie poinformuje o tym płatnika i ubezpieczonego za pośrednictwem płatnika. Ustawodawca nie wskazał jednak, jak taki wniosek ma wyglądać ani w jaki sposób ZUS będzie udzielał odpowiedzi. Taką informację płatnik powinien otrzymać jednak jak najszybciej.

Moim zdaniem również na gruncie obecnie obowiązujących przepisów ZUS powinien udzielić płatnikowi odpowiedzi, czy postępuje on prawidłowo, opłacając za daną osobę wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ustawodawca nałożył bowiem na płatników obowiązek rozliczania i opłacania składek, co wynika m.in. z art.17, art. 46 ustawy systemowej. Aby te obowiązki wykonać, płatnik musi wiedzieć, jaka jest sytuacja ubezpieczeniowa zleceniobiorcy, którego zatrudnia. W praktyce płatnicy uzyskują oświadczenia od swoich ubezpieczonych, gdzie ci wskazują, jakim ubezpieczeniom podlegają. Jeżeli jednak zleceniobiorca złoży oświadczenie, że ze zlecenia podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, a informacja ta okaże się błędna, to zaległych składek ZUS będzie dochodził od płatnika. Z tych powodów płatnicy jak najbardziej są uprawnieni do uzyskania tych informacji.

ZUS nie powinien odmawiać udzielania odpowiedzi, wskazując, że katalog osób, którym może przekazywać informacje z konta, określa art. 50 ust. 9 ustawy systemowej i że z tych powodów nie można udzielić informacji płatnikom, gdy pyta on, czy prawidłowo rozlicza składki. Powołany przepis dotyczy informacji na koncie, a płatnika nie interesuje to, gdzie jego ubezpieczony dodatkowo pracuje, jakie uzyskuje wynagrodzenie, tylko fakt, czy prawidłowo opłaca samą składkę zdrowotną.

Gdy ZUS z opóźnieniem poinformuje płatnika o fakcie nieprawidłowego opłacania składek (bywa, że po kilku latach), to płatnik musi złożyć korekty i opłacić składki wraz z odsetkami za zwłokę. Niekiedy odsetki są należne za kilka lat.

Powstaje więc pytanie, czy płatnik, angażując zleceniobiorcę, którego zgłasza tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, gdyż osoba ta ma równocześnie inny tytuł do ubezpieczeń zwalniający ją z obowiązku ubezpieczeń społecznych, może zwrócić się do ZUS z wnioskiem, aby ten co miesiąc badał prawidłowość wykazanych przez niego składek i na bieżąco informował go o nieprawidłowościach, czy też taki wniosek trzeba składać co miesiąc.

Czy w praktyce nie powinien powstać dokument uprzedzający zapłatę składek – jakaś deklaracja, że składki w danej wysokości będą co miesiąc odprowadzane, począwszy od wskazanego miesiąca? Jakie dane powinien on zawierać, aby spełniał swoją funkcję?

Przy podejściu, że znaczenie ma wypłacony w danym miesiącu przychód, takiego dokumentu nie da się stworzyć. Nie ma więc dokumentu, który dawałby płatnikowi 100-proc. pewność, że ZUS nie będzie od niego dochodził zaległości.