Aneta Łazarska: W sądach jak za króla Ćwieczka

Warsztat pracy sędziego bynajmniej nie imponuje.

Aktualizacja: 20.01.2018 10:02 Publikacja: 20.01.2018 09:30

Aneta Łazarska: W sądach jak za króla Ćwieczka

Foto: Adobe Stock

Nowy rok 2018 już się rozgościł, a w sądach jak dawniej, a właściwe chyba jak za czasów króla Ćwieczka. W dobie rewolucyjnych zmian w wymiarze sprawiedliwości warto przyjrzeć się, jaki warsztat i narzędzia w codziennej pracy ma do dyspozycji sędzia. Nowoczesna technika usprawniała przecież pracę lekarzy, inżynierów, architektów, mechaników. Ciekawe, czy rozwój technologii, który objął już wszystkie sfery życia, wkroczył także do sądów. To ważne, bo nie da się budować nowoczesnych standardów dobrych praktyk w sądach bez usprawnienia warsztatu pracy sędziego.

Do podjęcia tej problematyki skłania także refleksja nad wielką inwestycją w program do losowania spraw, który jest już kolejnym po e-protokole narzędziem informatycznym sędziego.

Komputer zamiast maszyny do pisania

Większość swojego czasu pracy sędzia poświęca na pisanie wielostronicowych uzasadnień. Mówi się już nawet o zjawisku hipertrofii uzasadnień sądowych i nie jest to stwierdzenie przesadzone. Mimo wielkiego skoku cywilizacyjnego jedyna różnica między pracą sędziego z lat 70. ubiegłego wieku a obecną jest tylko taka, że komputer zastąpił maszynę do pisania. Dawniej jednak w technicznych czynnościach wyręczała sędziego tzw. hala maszyn, na którą oddawał rękopis uzasadnienia. Dziś sędzia samodzielnie sporządza na komputerze uzasadnienie, dokonuje jego korekty i nadaje ostateczną szatę graficzną. Wykonuje zatem pracę nie tylko autora, ale i maszynisty oraz korektora.

Mimo rozwoju nowoczesnych technik oprogramowania sędzia wykorzystuje zazwyczaj komputer wyłącznie do funkcji pisania. Sądy nie dysponują nowoczesnym oprogramowaniem umożliwiającym choćby tworzenie szablonów rutynowo sporządzanych zarządzeń czy postanowień. Jeśli już takie szablony istnieją, to w praktyce na etapie wprowadzania podstawowych danych, choćby np. oznaczenia stron, pracownicy sądów popełniają tak wiele błędów, że większość czasu sędzia poświęca na korygowanie oznaczenia np. spółki pozwanej, tj. wpisanie jej nazwy zgodnie z ostatnimi danymi z Krajowego Rejestru Sądowego. Innymi słowy, znaczną część czasu poświęca na czynności związane z prawidłowym oznaczeniem komparacji orzeczenia, oznaczeniem stron czy przedmiotu sporu. Tymczasem dane te powinny być prawidłowo wpisane do bazy komputerowej już w momencie wpływu sprawy do sądu, a następnie aktualizowane. Są to czynności pomocnicze, do których opracowania powinny być wykorzystywane nowoczesne technologie i wyszkoleni pracownicy biurowi.

Nagrywanie, transkrypcja, dyktafon

System nagrywania rozpraw, zamiast usprawnić procesy, w istocie doprowadził do obniżenia efektywności postępowania. W konsekwencji w 2016 r. ustawodawca w sprawach cywilnych przywrócił pełny protokół pisemny, prowadzony równolegle obok nagrania dźwiękowego. Okazało się, że zwłaszcza sędziowie w sądach odwoławczych nie są w stanie prawidłowo i sprawnie orzekać, opierając się na samych nagraniach. Wiele do życzenia pozostawia także wciąż kiepska jakość nagrań. Sam system okazał się więc bezużyteczny, chociaż nie brakuje opinii, że po jego wprowadzeniu sędziowie przestali się arogancko zachowywać w sali rozpraw. System ten, zamiast usprawnić pracę sądów, służy więc obecnie głównie kontroli sędziów podczas rozprawy.

Ustne uzasadnienia z urzędu, sędzia nie ma wyboru

Jedyną korzyścią wprowadzenia e-protokołu w sprawach cywilnych, jeśli można to tak nazwać, są ustne uzasadnienia orzeczeń. Niemniej może być ono wygłoszone tylko po ogłoszeniu wyroku, więc w praktyce oznacza to sporządzanie uzasadnień tego rodzaju z urzędu. A przecież zasadą w postępowaniu cywilnym jest sporządzanie uzasadnień przede wszystkim na wniosek stron, co miało odciążyć od nich sędziów, gdy strony o nie nie wnoszą.

E-uzasadnienie odwraca tę zasadę, ponieważ sędzia nie ma żadnego wyboru. Jeśli z urzędu nie wygłosi e-uzasadnienia, to gdy strona złoży wniosek, będzie musiał sporządzić je na piśmie. E-protokół nie daje żadnej możliwości sporządzenia e-uzasadnienia po wpłynięciu takiego wniosku. Dlaczego ustawodawca nie daje takiej możliwości? Trudno znaleźć racjonalne uzasadnienie, tym bardziej że w sądach nie brakuje urządzeń do nagrywania, które można by uruchomić w dowolnym czasie poza rozprawą w celu nagrania uzasadnienia.

Ustne uzasadnienia wygłaszane zaś w składach kolegialnych to odrębna historia. Nawet gdy na rozprawę nikt się nie stawił, każdorazowo dwóch sędziów orzekających w składzie kolegialnym przez wiele godzin wysłuchuje bezczynnie uzasadnień swoich kolegów. Żaden przepis nie zwalnia bowiem sędziów orzekających w składzie kolegialnym z obecności przy wygłaszaniu ustnego uzasadnienia przez innego członka składu orzekającego – nawet do pustej sali, choć takie rozwiązanie pozbawione jest jakiejkolwiek logiki.

Wskazano, że potencjalną „korzyścią" e-protokołu jest e-uzasadnienie. Niemniej i ten system nie jest bez wad. Uznano bowiem, że samo nagranie e-uzasadnienia nie jest wystarczające i strona ma prawo otrzymać jego transkrypcję. Tyle tylko, że transkrypcja ma spełniać wymagania dokumentu urzędowego, tj. co do układu graficznego, szaty graficznej, zgodności z zapisem dźwiękowym. Korekty szaty graficznej, sprawdzenia zgodności zapisu dźwiękowego z pisemnym przekładem dokonuje oczywiście sędzia, który przecież wygłosił ustne uzasadnienie. W ten sposób czas zaoszczędzony na pisanie uzasadnień sędzia poświęca na korektę transkrypcji oraz odsłuchanie nagrania dźwiękowego, a następnie zweryfikowanie zgodności zapisu z oryginałem.

Jak dotąd nie ma żadnych narzędzi, które usprawniłyby pracę sędziego w drobnych wpadkowych kwestiach. Jeśli sędzia ma kilkaset spraw w referacie, to wydaje kilkadziesiąt zarządzeń i postanowień miesięcznie na posiedzeniach niejawnych. Nawet w najdrobniejszych sprawach, wydając zarządzenia czy postanowienia wpadkowe, zdarza się, że musi również je uzasadnić na piśmie.

Racjonalne byłoby zatem, aby właśnie w tych najprostszych sprawach, gdy nie ma trudności z ich prawidłowym i rzetelnym ustnym uzasadnieniem, sędzia mógł nagrać je wraz z sentencją na dyktafon, a nagranie przepisali pracownicy sekretariatu. Trudno zrozumieć, dlaczego uzasadnienia w sprawach kończących postępowanie mogą być wygłaszane ustnie, a sąd nie może korzystać z dyktafonu na posiedzeniu niejawnym w drobnych sprawach. Dyktafon byłby również pomocny sędziemu w przygotowywaniu się do spraw czy współpracy z asystentem.

System rozpoznawania mowy

System rozpoznawania mowy podobno został gdzieś zakupiony w niektórych sądach... Dlaczego jednak nie ma go dotychczas w tych sądach, w których sędziowie mają po 1000 spraw w referatach i sporządzają po 300 uzasadnień rocznie? Od lat słychać tylko, że to dobry, sprawdzony system i od lat sędziowie najbardziej obciążeni sprawami nie mogą doczekać się jego zakupu i instalacji na swoich komputerach. W wielu innych krajach europejskich wykorzystywanie tego typu narzędzi i dyktafonu jest dziś standardem.

W dużych sądach sędzia najpierw dowiaduje się, do której szafy w sekretariacie ma przynosić akta, w których w ciągu danego dnia podjął decyzję w sprawach wpływających z korespondencją. Korespondencję zaś w sądach można już szacować w skali roku na tony papieru i tysiące maili. Problem polega na tym, że aby przewieźć akta (z danego dnia) z pokoju sędziego do sekretariatu, potrzebny jest metalowy wózek, dokładnie taki sam jak w supermarketach. Tyle że ich także w sądach brakuje. Sędzia najpierw musi znaleźć wolny wózek w sekretariacie, załadować akta i przewieźć je do sekretariatu. To niestety wciąż praktyka wielu wydziałów, co wynika z niedostatków kadry w sekretariatach sądowych.

Żmudne wprowadzanie orzeczeń do systemu

W wielu sądach przyjęta jest także praktyka usprawnienia pracy, ale nie sędziego, lecz sekretariatu. Polega ona na tym, że sędzia, gdy już sporządzi orzeczenie, ma obowiązek wprowadzenia go do systemu. Nie byłoby w tym może nic trudnego, gdyby nie to, że każdorazowo wprowadzenie orzeczenia wymaga kilkunastu operacji, wprowadzania haseł, odnalezienia właściwej sygnatury, przekopiowania orzeczenia, ponownie nadania mu właściwej szaty graficznej i w końcu wydrukowania. Takie są bowiem rozwiązania informatyczne.

Czynności nie stanowią problemu, gdy orzeczenie jest tylko jedno. Jeśli jednak uwzględnimy, że sędzia wydaje kilkadziesiąt orzeczeń miesięcznie, to poświęca stanowczo zbyt wiele czasu na czynności biurowe, którymi z całą pewnością nie powinien być obciążony.

Wbrew logice, rozsądkowi i regułom ekonomii

To tylko niektóre przykłady niedostatków funkcjonowania sądów, które można byłoby znaleźć prawie na każdym odcinku działania sądów w relacji sędzia–sekretariat, sędzia–pełnomocnik, sędzia–uczestnik postępowania czy sekretariat–pełnomocnik procesowy. Warto może zatem zastanowić się, w jaki sposób usprawnić pracę sędziego, tak aby nie tracił cennego czasu na czynności biurowe czy techniczne.

W każdym podręczniku metodyki pracy niemieckiego sędziego wyraźnie wskazuje się, że wymiarowi sprawiedliwości najbardziej potrzebny jest umysł sędziego, a nie jego ręce. W Polsce tymczasem wbrew logice, zdrowemu rozsądkowi, a nawet regułom ekonomii okazuje się, że najlepszym sposobem usprawnienia pracy sekretariatów sądowych jest obciążenie sędziów samoobsługą techniczno-biurową. Może więc zamiast inwestycji w kolejne wirtualne urządzenia warto po prostu zakupić dyktafony dla sędziów i doinwestować obsługę sekretarsko-biurową? ?

Autorka jest sędzią Sądu Okręgowego w Warszawie

Nowy rok 2018 już się rozgościł, a w sądach jak dawniej, a właściwe chyba jak za czasów króla Ćwieczka. W dobie rewolucyjnych zmian w wymiarze sprawiedliwości warto przyjrzeć się, jaki warsztat i narzędzia w codziennej pracy ma do dyspozycji sędzia. Nowoczesna technika usprawniała przecież pracę lekarzy, inżynierów, architektów, mechaników. Ciekawe, czy rozwój technologii, który objął już wszystkie sfery życia, wkroczył także do sądów. To ważne, bo nie da się budować nowoczesnych standardów dobrych praktyk w sądach bez usprawnienia warsztatu pracy sędziego.

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Konsumenci
Uwaga na truskawki z wirusem i sałatkę z bakterią. Ostrzeżenie GIS
Praca, Emerytury i renty
Wolne w Wielki Piątek - co może, a czego nie może zrobić pracodawca
Sądy i trybunały
Pijana sędzia za kierownicą nie została pouczona. Sąd czeka na odpowiedź SN
Sądy i trybunały
Manowska pozwała Bodnara, Sąd Najwyższy i KSSiP. Żąda dużych pieniędzy
Konsumenci
Bank cofa się w sporze z frankowiczami. Punkt dla Dziubaków