Inwentaryzacja: praktycznie o spisie z natury

Podczas spisu weryfikuje się nie tylko ilość, ale także jakość poszczególnych składników aktywów.

Publikacja: 12.12.2018 01:00

Inwentaryzacja: praktycznie o spisie z natury

Foto: 123RF

Spis z natury rozpoczyna się pobraniem przez osoby upoważnione arkuszy spisowych. Jest to czynność, która powinna być potwierdzona stosownym pokwitowaniem. Zadaniem komisji lub zespołów spisowych jest, w dużym uproszczeniu, zidentyfikowanie spisywanych przedmiotów, przeliczenie ilości i uzupełnienie arkuszy. Przy takim spisie ważne jest też pozyskanie informacji co do stanu aktywów, ich jakości, przydatności, kompletności, itd.

Czytaj także: Dokumentacja nie tylko w trakcie inwentaryzacji

Zawsze przed przeprowadzeniem spisu z natury zapasów ewidencję magazynową należy uzgodnić z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych.

W odniesieniu do spisywanych środków trwałych warto wyposażyć zespoły/komisje w szczegółowe dane o inwentaryzowanych obiektach, bądź też ich opisy techniczne. Przedłożenie takich danych umożliwi sprawdzenie, czy aktualny stan obiektu jest zgodny z przedstawioną dokumentacją. Podejście takie ma, niestety, również negatywne następstwa, gdyż może stworzyć ryzyko nieujawnienia podczas inwentaryzacji obiektów niewystępujących w ewidencji albo ryzyko pominięcia zmian, dokonanych w odniesieniu do danego obiektu, które wynikają ze spisu z natury, a nie zostały wykazane np. w karcie środka trwałego.

Coraz częściej proces inwentaryzacji przeprowadza się przy wsparciu informatycznym, polegającym np. na elektronicznym wypełnianiu arkuszy spisowych, wykorzystaniu urządzeń mobilnych, identyfikujących (po zeskanowaniu kodu kreskowego) poszczególne spisywane asortymenty, czy też korzystaniu ze specjalistycznych programów komputerowych – aplikacji inwentaryzacyjnych.

Nie istnieje obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji niskocennych składników majątku, nieobjętych ewidencją bilansową. Jednak, z uwagi na kontrolę oraz ocenę prawidłowości wykorzystywania tych składników majątku w działalności jednostki, wskazane jest jej przeprowadzenie.

Częściej przy uproszczeniu

Stosowanie uproszczonej ewidencji towarów, polegającej na odpisywaniu w koszty nabytych towarów w dniu ich zakupu, wiąże się z koniecznością ustalenia stanu tych składników, ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość ich stanu, nie później niż na dzień bilansowy. W tym przypadku wyników spisu z natury nie porównuje się, z przyczyn oczywistych, z danymi z ewidencji księgowej. Odrębnego ustalenia wymagają jednak ceny jednostkowe, służące do wyceny tych zapasów, za które przyjmuje się odpowiednio dla materiałów i towarów – ceny zakupu lub nabycia z zastosowaniem metody pierwsze przyszło pierwsze wyszło (FIFO), natomiast dla wyrobów gotowych i półproduktów – rzeczywiste lub planowane koszty wytworzenia, a w uzasadnionych wypadkach – ceny sprzedaży netto. W opisywanej sytuacji należy mieć na uwadze, iż sporządzanie w przedsiębiorstwie spisu z natury raz w roku i korygowanie kosztów o wartość niezużytych materiałów, niesprzedanych towarów na koniec roku sprawozdawczego, nie jest wystarczające dla prawidłowego ustalania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy (por. interpretację Dyrektora KIS z 24 sierpnia 2018 r., S-ILPB1/415-1358/14/18-S/TW).

Organy podatkowe uznają, że podatnicy, którzy przyjęli dla celów rachunkowych uproszczenie, polegające na zaliczaniu do kosztów materiałów/towarów z chwilą ich zakupu, powinni sporządzać inwentaryzację wymienionych składników majątku na koniec każdego okresu sprawozdawczego, za który następuje rozliczenie z tytułu podatku dochodowego, tj. miesiąca bądź kwartału. Obowiązku takiego nie mają jedynie ci podatnicy, którzy wpłacają uproszczone zaliczki.

Outosurcing jest możliwy

Przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury kierownik jednostki może zlecić podmiotowi zewnętrznemu, przy czym zasady jej przeprowadzania są takie same, jak spisu z natury przeprowadzanego własnymi siłami jednostki (por. pkt 26 stanowiska KSR). Umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, zawarta z podmiotem zewnętrznym, powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych oraz sposobu prezentacji wyników spisu.

Jeżeli zlecenie wykonania inwentaryzacji drogą spisu z natury otrzymuje biuro rachunkowe, prowadzące księgi rachunkowe przedsiębiorcy, należy zapewnić, iż członkowie zespołów spisowych nie byli bezpośrednio zaangażowani w prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, a w szczególności zagwarantować, że nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów. Co ważne, jednostka, zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, ma obowiązek nadzorować jego przebieg (aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu) oraz dokonać odbioru wyników spisu.

— Ewa Sender

Spis z natury rozpoczyna się pobraniem przez osoby upoważnione arkuszy spisowych. Jest to czynność, która powinna być potwierdzona stosownym pokwitowaniem. Zadaniem komisji lub zespołów spisowych jest, w dużym uproszczeniu, zidentyfikowanie spisywanych przedmiotów, przeliczenie ilości i uzupełnienie arkuszy. Przy takim spisie ważne jest też pozyskanie informacji co do stanu aktywów, ich jakości, przydatności, kompletności, itd.

Czytaj także: Dokumentacja nie tylko w trakcie inwentaryzacji

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP