Spis z natury rozpoczyna się pobraniem przez osoby upoważnione arkuszy spisowych. Jest to czynność, która powinna być potwierdzona stosownym pokwitowaniem. Zadaniem komisji lub zespołów spisowych jest, w dużym uproszczeniu, zidentyfikowanie spisywanych przedmiotów, przeliczenie ilości i uzupełnienie arkuszy. Przy takim spisie ważne jest też pozyskanie informacji co do stanu aktywów, ich jakości, przydatności, kompletności, itd.
Czytaj także: Dokumentacja nie tylko w trakcie inwentaryzacji
Zawsze przed przeprowadzeniem spisu z natury zapasów ewidencję magazynową należy uzgodnić z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych.
W odniesieniu do spisywanych środków trwałych warto wyposażyć zespoły/komisje w szczegółowe dane o inwentaryzowanych obiektach, bądź też ich opisy techniczne. Przedłożenie takich danych umożliwi sprawdzenie, czy aktualny stan obiektu jest zgodny z przedstawioną dokumentacją. Podejście takie ma, niestety, również negatywne następstwa, gdyż może stworzyć ryzyko nieujawnienia podczas inwentaryzacji obiektów niewystępujących w ewidencji albo ryzyko pominięcia zmian, dokonanych w odniesieniu do danego obiektu, które wynikają ze spisu z natury, a nie zostały wykazane np. w karcie środka trwałego.
Coraz częściej proces inwentaryzacji przeprowadza się przy wsparciu informatycznym, polegającym np. na elektronicznym wypełnianiu arkuszy spisowych, wykorzystaniu urządzeń mobilnych, identyfikujących (po zeskanowaniu kodu kreskowego) poszczególne spisywane asortymenty, czy też korzystaniu ze specjalistycznych programów komputerowych – aplikacji inwentaryzacyjnych.