fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Jak księgować operacje związane z firmowymi samochodami

123RF
Wartości początkowej firmowego auta nie powiększają wydatki na ubezpieczenie komunikacyjne związane z eksploatacją – zarówno OC, jak i AC. Trzeba w niej jednak uwzględnić niepodlegający odliczeniu VAT.

Przedsiębiorstwa mogą wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej samochody firmowe (zarówno osobowe, jak i ciężarowe). Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. b ustawy o rachunkowości (dalej: uor), środki transportu zaliczane są do środków trwałych. Ich wartość początkową zwiększają koszty poniesione za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również niepodlegający odliczeniu VAT oraz podatek akcyzowy, a także wydatki wynikające z obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu (art. 28 ust. 8 uor). Do ww. kosztów zalicza się więc wydatki dotyczące dopuszczenia pojazdu do ruchu drogowego (koszty rejestracji, tablic rejestracyjnych, nalepek kontrolnych) oraz nakłady na instalację w nim dodatkowego wyposażenia (np. klimatyzacji, systemu ESP czy czujnika parkowania).

Uwaga! Wartości początkowej samochodu nie powiększają natomiast wydatki poniesione z tytułu ubezpieczeń komunikacyjnych związanych z jego eksploatacją – zarówno obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej OC, jak i ubezpieczenia dobrowolnego autocasco AC. Ubezpieczenia takie nie są bowiem wymogiem dopuszczenia samochodu do ruchu drogowego (nie są bezpośrednio związane z zakupem pojazdu).

W jaki sposób ująć zakup

Operacje gospodarcze związane z zakupem firmowych samochodów wymagają ujęcia w księgach rachunkowych następujących zapisów:

1. Otrzymanie faktury VAT dokumentującej zakup samochodu

Wn „Rozliczenie zakupu"

Wn „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT)

Ma „Rozrachunki z dostawcami" lub „Pozostałe rozrachunki"

2. Zapłata za zakupiony samochód

Wn „Rozrachunki z dostawcami" lub „Pozostałe rozrachunki"

Ma „Rachunki bankowe"

3. Koszty poniesione w związku z zakupem samochodu, do dnia jego przyjęcia do używania

Wn „Środki trwałe w budowie"

Ma „Rozliczenie zakupu"

4. Podatek od czynności cywilnoprawnych naliczony od transakcji sprzedaży samochodu (zapłacony przed jego wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych)

a) uregulowanie podatku

Wn „Rozrachunki publicznoprawne" (PCC)

Ma „Rachunki bankowe"

b) zarachowanie podatku na poczet wartości początkowej samochodu

Wn „Środki trwałe w budowie"

Ma „Rozrachunki publicznoprawne" (PCC)

5. Kredyt inwestycyjny zaciągnięty w celu sfinansowania zakupu samochodu

a) wpływ kwoty kredytu, pomniejszonej o pobraną przez bank prowizję

Wn „Rachunki bankowe" (kwota kredytu pomniejszona o prowizję)

Wn „Środki trwałe w budowie" (prowizja bankowa)

Ma „Kredyty bankowe" (kwota kredytu, włącznie z prowizją)

b) spłata raty kredytu wraz z odsetkami, przed wprowadzeniem samochodu do ewidencji środków trwałych

Wn „Kredyty bankowe" (rata kredytu)

Wn „Środki trwałe w budowie" (odsetki)

Ma „Rachunki bankowe" (rata wraz z odsetkami)

b) spłata raty kredytu wraz z odsetkami, po wprowadzeniu samochodu do ewidencji środków trwałych

Wn „Kredyty bankowe" (rata kredytu)

Wn „Koszty finansowe" (odsetki)

Ma „Rachunki bankowe" (rata wraz z odsetkami)

6. Wprowadzenie nabytego samochodu do ewidencji środków trwałych

Wn „Środki trwałe"

Ma „Środki trwałe w budowie"

W koszty przez odpisy

Wprowadzone do ewidencji środków trwałych samochody podlegają amortyzacji, pod warunkiem że są kompletne i zdatne do użytku, przez co należy rozumieć ich rejestrację i dopuszczenie do ruchu (art. 22a ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT; art. 16a ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Samochody są dopuszczone do ruchu, jeżeli spełniają określone warunki techniczne oraz są zarejestrowane i zaopatrzone w zalegalizowane tablice rejestracyjne oraz nalepki kontrolne. Dokumentem stwierdzającym dopuszczenie samochodu do ruchu jest – co do zasady – dowód rejestracyjny (art. 71 ust. 1 i 2 prawa o ruchu drogowym). Ponadto, przewidywany okres używania środka transportu powinien być dłuższy niż rok, a sam samochód powinien być wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (względnie oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu).

Amortyzacji podatkowej będą podlegać również samochody niestanowiące własności lub współwłasności przedsiębiorcy, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu pod warunkiem, że umowa taka przewiduje dokonywanie odpisów amortyzacyjnych przez korzystającego (przedsiębiorcę).

Metody do wyboru

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się – z zastrzeżeniem metody degresywnej – od wartości początkowej samochodu (uwzględniającej koszty związane z jego zakupem, naliczone do dnia przekazania pojazdu do używania, a w szczególności: koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji), począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wprowadzono go do ewidencji środków trwałych, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z jego wartością początkową lub w którym postawiono go w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono jego niedobór (art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT; art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Przedsiębiorca ma do dyspozycji następujące sposoby amortyzacji samochodów:

- metoda liniowa wykorzystująca podstawowe stawki, określone w wykazie stawek amortyzacyjnych (w pewnych sytuacjach, uzasadnionych specyfiką używania środków transportu lub warunkami ekonomicznymi, stawki te mogą być podwyższane lub obniżane),

- metoda liniowa z zastosowaniem indywidualnie ustalonych stawek amortyzacyjnych – rozwiązanie takie zostało przewidziane dla używanych lub ulepszonych środków transportu, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji środków trwałych,

- metoda degresywna – podejście to przeznaczone jest dla samochodów ciężarowych i polega na dokonywaniu, w początkowym okresie użytkowania pojazdów, odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu podwyższonej stawki, od corocznie, stale zmniejszającej się o dotychczasowe umorzenie podstawy ich naliczania, tj. wartości początkowej netto środka trwałego, ustalanej na początek każdego kolejnego roku podatkowego, a następnie – od momentu, gdy roczna kwota amortyzacji skalkulowana przy pomocy metody degresywnej okaże się niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej według metody liniowej – na dokonywaniu odpisów zgodnie z metodą liniową; technika ta zakłada spadek użyteczności środka trwałego wraz z upływem czasu jego eksploatacji, przy czym spadek ten jest największy w początkowym okresie jego używania,

- metoda amortyzacji jednorazowej – przewidziana dla środków transportu, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3,5 tys. zł; ten typ amortyzacji przeznaczony jest również dla przedsiębiorców rozpoczynających w danym roku podatkowym działalność gospodarczą oraz dla „małych podatników", w odniesieniu do wprowadzonych do ewidencji środków trwałych samochodów ciężarowych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń.

Uwaga! Raz wybraną metodę amortyzacji stosuje się do pełnego zamortyzowania samochodu. Jeżeli wartość początkowa pojazdu nie przekracza 3,5 tys. zł, wówczas można nie dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych. Wydatki poniesione na nabycie takiego samochodu są kosztem podatkowym w miesiącu oddania go do używania.

Odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodu, wprowadzonego do ewidencji środków trwałych ujmuje się zapisem:

Wn „Koszty według rodzajów" (amortyzacja) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma „Odpisy umorzeniowe środków trwałych"

Natomiast zaliczenie bezpośrednio do kosztów wydatków na nabycie niskocennych samochodów (których wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł) w dacie oddania ich do używania wymaga zapisu:

Wn „Koszty według rodzajów" (zużycie materiałów i energii) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma „Rozliczenie zakupu".

Ograniczenia dla droższych

Kosztami podatkowymi nie są (art. 23 ust. 1 pkt 4, 5, 47, 48 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 4, 5, 49, 50 ustawy o CIT):

- odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro, przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania,

- składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych (średniego euro), ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia,

- straty w środkach trwałych (np. spowodowanych kradzieżą), w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych – zatem kosztem podatkowym będzie wartość początkowa samochodu w części, która nie została jeszcze umorzona,

- straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz koszty ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Odszkodowanie nie zawsze jest przychodem w całości

Gdy firmowy samochód objęty był ubezpieczeniem dobrowolnym, wówczas cała kwota odszkodowania z tytułu jego utraty lub uszkodzenia jest przychodem z działalności gospodarczej (art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT; art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT). Z kolei, w razie braku dobrowolnego ubezpieczenia pojazdu, przychodem podatkowym będzie wyłącznie nadwyżka uzyskanego odszkodowania nad poniesionymi wydatkami związanymi z naprawą powypadkową. -

Zwykle połowa VAT do odliczenia

Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia 50 proc. VAT naliczonego od wydatków związanych z nabyciem i eksploatacją samochodów osobowych (pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony), udokumentowanych otrzymaną fakturą, jeżeli nie są one wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej (art. 86a ust. 1 pkt 1 i ust. 2 w zw. z art. 2 pkt 34 ustawy o VAT). Powyższe ograniczenie dotyczące kwoty VAT naliczonego, podlegającego odliczeniu nie ma natomiast zastosowania w przypadku:

- samochodów ciężarowych (pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony),

- samochodów osobowych (o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony), służących wyłącznie do działalności gospodarczej (samochody są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, jeżeli: sposób ich wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla nich ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością albo konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością, względnie powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne albo przeznaczone zostały one do odprzedaży lub do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu, pod warunkiem że odprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowią przedmiot działalności przedsiębiorcy), pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (chodzi tu o autobusy).

W ich bowiem przypadku przysługuje prawo do pełnego odliczenia VAT naliczonego od wydatków związanych z nabyciem i eksploatacją.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA