Dla wielu przedsiębiorców przygotowujących się do wypełnienia obowiązków sprawozdawczych z ustawy o rachunkowości, zaskakujący może być fakt, że użycie profilu zaufanego ePUAP ma ograniczone zastosowanie. Chociaż obecna funkcjonalność e-platformy służącej do bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/) rozpoznaje sprawozdania finansowe sporządzone w formacie XML przy wykorzystaniu podpisu zaufanego, to użycie podpisu zaufanego w celu podpisania sprawozdania finansowego niesporządzanego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów (format XML) oraz sprawozdania z działalności jednostki może okazać się znacznie utrudnione. Nie zmienia tego również fakt udostępnionej właśnie usługi publicznej, która ma ułatwić proces podpisywania podpisem zaufanym dokumentów składanych do RDF (https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany) – dalej jako „e-usługa".
Czytaj także: E-sprawozdania finansowe za 2018 r.. Na co uważać?
Według standardów międzynarodowych
Brak opublikowania struktur logicznych dla e-sprawozdań sporządzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskie („MSR") powoduje, że jednostki stosujące je przy sporządzeniu sprawozdań finansowych zwolnione są obowiązku sporządzenia sprawozdań w postaci pliku XML. Dla skutecznego sporządzenia takiego dokumentu w formie elektronicznej wystarczające więc będzie opatrzenie odpowiedniego pliku (np. pdf zawierającego treść sprawozdania) podpisami osób upoważnionych, które – zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości – mogą przybrać postać kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Niestety, obecna funkcjonalność platformy ePUAP wyklucza możliwość podpisywania zewnętrznych plików w innej formie niż format XML. Oznacza to, że chcąc podpisać sprawozdanie finansowe sporządzane zgodnie z MSR w innej formie niż XML, obecnie konieczne byłoby dokonanie odpowiedniej konwersji pliku zawierającego treść sprawozdania na format XML, który jest rozpoznawany przez platformę ePUAP. Może się to jednak okazać bardzo czasochłonne i wymagające fachowej wiedzy, jeśli w ogóle będzie możliwe. Alternatywą więc jest wykorzystanie e-usługi. Obecnie jednak, pomimo tego, że możliwe jest podpisanie sprawozdania sporządzonego w innej formie niż XML podpisem zaufanym, po zapisaniu w ten sposób podpisanego dokumentu na dysk komputera, dokument ten nie daje się do odczytania. Oznacza to, że przed dodaniem kolejnego podpisu na takim dokumencie, osoba mająca zamiar go podpisywać, nie będzie mogła zapoznać się z jego treścią.
Sprawozdanie z działalności
Kolejny dokument, którego podpisanie przy użyciu podpisu zaufanego jest obecnie utrudnione, to sprawozdanie z działalności jednostki. Chociaż art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości stanowi, że w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, użycie tej ostatniej metody będzie wymagać przeprowadzenia odpowiedniej konwersji. Jak już wspomniano, platforma ePUAP umożliwia podpisywanie jedynie takich dokumentów, które posiadają strukturę pliku XML. Oznacza to, że podpisanie dokumentu elektronicznego w innej formie niż XML (np. pdf) nie jest możliwe. Podobnie jak w przypadku sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR, w celu stworzenia możliwości podpisania dokumentu za pomocą podpisu zaufanego należałoby sporządzić sprawozdanie z działalności w formacie XML, który jest rozpoznawalny przez platformę ePUAP.
Alternatywnym rozwiązaniem jest użycie E-usługi. Ale jak już wspomniano, użycie podpisu zaufanego w celu podpisania dokumentów w formatach innych niż XML (np. pdf) skutkuje wygenerowaniem dokumentu, który nie daje się zwizualizować przed podpisaniem go przez inne osoby, które zgodnie z ustawą o rachunkowości zobowiązane są do jego sporządzenia.
