Jak rozliczać wykorzystywanie samochodu do świadczenia pracy

Aby pracownik mógł prawidłowo wykonywać swoje obowiązki służbowe, niezbędne są odpowiednie „narzędzia". Ich rodzaj w głównej mierze zależy od rodzaju świadczonej pracy. W przypadku pracowników „umysłowych" najczęściej spotykanymi „narzędziami" są np. samochód, telefon, czy też komputer. Sposób rozliczenia każdego z ww. „narzędzi", będzie zależał w głównej mierze od tego czy jest ono własnością pracownika czy pracodawcy.

Najwięcej problemów i niejasności pojawia się przy rozliczaniu wykorzystania samochodu prywatnego bądź służbowego do świadczenia pracy, i tej kwestii zostanie poświęcony niniejszy artykuł.

Jazdy lokalne czy zamiejscowe

- Na co należy zwrócić uwagę, gdy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy do celów służbowych?

W pierwszej kolejności na kwestię, czy samochód pracownika zostanie użyty do jazdy lokalnej, czy do jazdy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Dla każdego z tych przypadków przewidziana została bowiem odmienna podstawa do zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów. Rozróżnienie w tym zakresie wprowadza rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie z 2002 r.).

1. Gdy mamy do czynienia z jazdą lokalną, zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na warunkach określonych w ww. rozporządzeniu z 2002 r.

2. W przypadku podróży poza miejscem siedziby pracodawcy lub stałym miejscem pracy pracownika, zwrot kosztów określa co do zasady rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie z 2013 r.), które stosownie do art. 775 § 5 kodeksu pracy (dalej: k.p.) znajduje zastosowanie także do innych pracowników niż wymienionych w tytule ww. aktu prawnego. Dzieje się tak wówczas gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z art. 775 § 1 k.p. podróż pracownika można zakwalifikować jako służbową, gdy łącznie spełnione są trzy przesłanki, tj. gdy jest to wyjazd na polecenie pracodawcy, w celu wykonania zadania służbowego, poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Pojazd wybiera pracodawca

- Czy planując podróż służbową (tj. podróż poleconą pracownikowi przez pracodawcę, w celu wykonania zadania służbowego, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika), pracownik powinien mieć swobodę co do skorzystania ze swojego prywatnego samochodu? A jak kwestia ta wygląda w przypadku jazd lokalnych? Czy wtedy pracownik sam decyduje?

Nie. Pracownik może w takiej sytuacji wykorzystać swój prywatny samochód (względnie inny, do którego przysługuje mu tytuł prawny) dopiero wówczas, gdy na jego wniosek pracodawca wyraził zgodę na przejazd takim samochodem w podróży krajowej lub zagranicznej. W przypadku braku zgody, pracodawca może odmówić pracownikowi zwrotu wynikłych stąd kosztów. Gdy natomiast zgoda została udzielona, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w formie tzw. kilometrówki, stanowiącej iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

W przypadku jazd lokalnych pracownik także nie jest uprawniony do tego, aby móc samodzielnie powziąć decyzję dotyczącą wykorzystania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych. Tutaj bowiem również niezbędna jest zgoda pracodawcy, która zostaje wyrażona przez zawarcie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych. Warunki zwrotu kosztów używania przez pracownika samochodu osobowego do celów służbowych określone zostały w przywołanym rozporządzeniu z 2002 r., które wprowadziło wymóg zawarcia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą stosownej umowy cywilnoprawnej. Co do zasady, umowa ta może zostać zawarta w dowolnej formie, a więc także ustnej, jednak regułą jest, że ze względów dowodowych, zawierana jest w formie pisemnej.

Na dwa sposoby

- Jak rozlicza się koszty jazd lokalnych odbytych przez pracownika przy wykorzystaniu jego prywatnego samochodu?

Rozliczenie kosztów poniesionych przez pracownika może nastąpić w jednej z dwóch form, tj. w postaci

- miesięcznego ryczałtu, bądź

- tzw. kilometrówki.

Iloczyn stawki i limitu kilometrów

- Jak obliczany jest miesięczny ryczałt na jazdy lokalne i jakie są zasady jego wypłaty?

Miesięczny ryczałt obliczany jest jako iloczyn wskazanej w rozporządzeniu z 2002 r. stawki za jeden kilometr przebiegu oraz ustalonego przez pracodawcę miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Z kolei wysokość stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego uzależniona jest od pojemności skokowej silnika samochodu wykorzystywanego przez pracownika i wynosi: 0,5214 zł oraz 0,8358 zł, odpowiednio dla samochodu z silnikiem do 900 cm3 oraz powyżej 900 cm3. Informacyjnie należy wskazać, że w przypadku motocykla oraz motoroweru stawki te wynoszą odpowiednio: 0,2302 zł i 0,1382 zł.

Jeśli natomiast chodzi o miesięczny limit kilometrów ustalany przez pracodawcę na potrzeby obliczenia ryczałtu, to jest on uzależniony od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten, zgodnie z rozporządzeniem z 2002 r. nie może przekroczyć:

- 300 km w przypadku gmin lub miast liczących do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km w przypadku gmin lub miast liczących ponad 100 tys. mieszkańców, lecz nie więcej niż 500 tys. mieszkańców, oraz

- 700 km w przypadku gmin lub miast, w których liczba ludności przekracza 500 tys. mieszkańców.

Wyjątki od ww. ograniczeń zostały enumeratywnie wskazane w rozporządzeniu z 2002 r. w dwóch przypadkach, tj. w przypadku pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych w służbie leśnej i w służbie parków narodowych oraz w przypadku pojazdów wykorzystywanych do celów ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej. Wówczas limity te wynoszą odpowiednio 1500 km i 3000 km.

Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane indywidualizujące pojazd wykorzystywany przez pracownika (tj. markę pojazdu, pojemność silnika, nr rejestracyjny), a także określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wymóg objęcia oświadczeniem ww. danych wynika stąd, że kwota ustalonego ryczałtu jest zmniejszana o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kilometrówka z ewidencją przebiegu

- A jak to wygląda w przypadku kilometrówki?

Kilometrówka stanowi iloczyn przejechanych przez pracownika kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu ustalonej przez pracodawcę, jednak nie wyższej niż określona w rozporządzeniu z 2002 r. Są to takie same stawki jak te, które zostały ustalone na potrzeby wyliczenia ryczałtu miesięcznego, a więc 0,5214 zł oraz 0,8358 zł, odpowiednio dla samochodu z silnikiem do 900 cm3 oraz powyżej 900 cm3.

W przypadku przyjęcia tej formy rozliczania poniesionych przez pracownika kosztów jazd lokalnych, konieczne jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, która stosownie do art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT powinna być potwierdzona przez osobę używającą pojazd pracownika na koniec każdego miesiąca i zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, nr rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy jako podatnika i jego dane.

Decyduje częstotliwość wykorzystywania auta

- Która z form rozliczania jazd lokalnych jest korzystniejsza?

Odpowiedź na to pytanie powinna uwzględniać uwarunkowania danego pracodawcy i jego potrzeby. Gdyby wykorzystywanie przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych miało charakter sporadyczny, wręcz incydentalny, należało rekomendować sposób rozliczeń przy wykorzystaniu kilometrówki, jako wymagający mniejszego zaangażowania czasowego pracownika i pracodawcy. Niepotrzebne bowiem wydaje się być comiesięczne składanie oświadczenia wymaganego przy rozliczeniu ryczałtowym, jeśli pracownik wykorzystuje swój samochód na cele pracodawcy jedynie okazjonalnie (np. raz na pół roku).

Jeżeli natomiast wykorzystanie prywatnego samochodu pracownika do jazd lokalnych byłoby częste i regularne, to wówczas należałoby się opowiedzieć za rozwiązaniem ryczałtowym, gdyż pracownik byłby zwolniony z czasochłonnej i uciążliwej czynności jaką jest prowadzenie ewidencji przebiegu, która przecież musiałaby uwzględniać, każdy poszczególny wyjazd pracownika. Wówczas, zamiast niemalże codziennego aktualizowania ewidencji przebiegu pojazdu o zdarzenia związane z wykorzystaniem samochodu, pracownik zobowiązany byłby do comiesięcznego składania swemu pracodawcy oświadczenia, o którym była mowa powyżej.

Co obejmuje miesięczny ryczałt

- Czy kwota ryczałtowego przychodu z tytułu korzystania przez pracownika z firmowego samochodu do celów prywatnych obejmuje także paliwo udostępnione pracownikowi, czy jest to oddzielne świadczenie?

Przepisy nie precyzują tej kwestii. Przypomnijmy, że wartość ryczałtu z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3 oraz 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że udostępnione paliwo, wykorzystane na cele prywatne jest oddzielnym świadczeniem i nie mieści się w kwocie ryczałtu. Ostatnie wyroki wojewódzkich sądów administracyjnych wskazują jednak, że takie podejście jest błędne. Takie stanowisko zajął m.in. WSA w Krakowie w wyroku z 14 września 2016 r. (I SA/Kr 824/16). Sądy podnoszą, że wartość przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje również udostępnienie danemu pracownikowi paliwa, które nie stanowi odrębnego świadczenia. Uzasadniając swe stanowisko sądy tłumaczą, że ryczałt ten został skalkulowany na podstawie tzw. kilometrówki, której stawki zawierają zarówno amortyzację, jak i koszt paliwa.

podstawa prawna: rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167)