Nowe formalności w podatku u źródła to nowe obowiązki dla płatników

Nowy wymóg należytej staranności płatnika, zmiana trybu poboru podatku u źródła na system zapłaty i zwrotu przy płatnościach objętych daniną powyżej 2 mln zł rocznie względem kontrahenta (obowiązująca w stosunku do osób prawnych od 1 stycznia 2020 r., a od 1 lipca 2019 r. w stosunku do osób fizycznych) oraz zmiana definicji rzeczywistego właściciela należności skutkuje koniecznością wywiązania się przez płatnika z wielu obowiązków. To płatnik bowiem musi udowodnić, że nie pobierając podatku albo pobierając go według stawki niższej niż podstawowa, przeprowadził weryfikację przesłanek zastosowania zwolnienia czy niższej stawki.

Czytaj także: Jak nie płacić wysokiego podatku u źródła

Dotkliwe sankcje finansowe

Jeśli płatnik nie dopełni ww. obowiązku lub np. złożone przez niego przed organem podatkowym oświadczenia nie będą zgodne z prawdą, to organ podatkowy będzie mógł wymierzyć:

- płatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości co najmniej 10 proc. należności oraz

- sankcje z kodeksu karnego skarbowego względem członków zarządu, nawet do 21 mln zł.

Przykład

Załóżmy, że płatnik jest spółką z o.o. prowadzącą działalność na rynku nieruchomości. Od dwóch lat udziałowcami sp. z o.o. są spółki kapitałowe z siedzibą we Francji (60 proc.) oraz Holandii (40 proc.). W lipcu 2020 r. po zrealizowaniu kolejnego etapu inwestycji, spółka z o.o. zapłaci 2,5 mln zł odsetek na rzecz francuskiego wspólnika z tytułu udzielonych pożyczek, a na rzecz holenderskiego 0,5 mln zł wynagrodzenia za usługi doradcze. Intencją płatnika jest zastosowanie zwolnienia z podatku u źródła w przypadku płatności odsetek, wynikającego z polskiego ustawodawstwa, oraz niepobranie daniny na podstawie przepisów polsko-holenderskiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w zakresie płatności za usługi. Podstawowa stawka podatku u źródła w Polsce z tytułu ww. płatności to 20 proc.

W tym kontekście pojawia się mnóstwo pytań... m.in. jak przygotować się do zmian w regulacjach? Jakie dokumenty powinien zgromadzić płatnik? Co powinien zrobić, aby wykazać dochowanie należytej staranności?

W pierwszej kolejności płatnik powinien ustalić jaki tryb poboru podatku u źródła powinien zastosować w kontekście danej płatności.

W zakresie płatności za usługi doradcze w wysokości 0,5 mln zł i gdy ta płatność nie przekracza 2 mln zł rocznie, tj. wcześniej nie było płatności na rzecz tego kontrahenta, płatnik zasadniczo będzie stosował przepisy o podatku u źródła obowiązujące do końca 2019 r., tj. z uwzględnieniem wymogu należytej staranności przy ocenie, czy zachodzą przesłanki do niepobrania daniny. Wymóg należytej staranności powinien polegać na weryfikacji, czy płatnik posiada aktualny certyfikat rezydencji podatkowej kontrahenta, gdyż zarówno przepisy krajowe, na pierwszy rzut oka, jak i przepisy polsko-holenderskiej umowy nie nakładają dodatkowych wymogów w zakresie płatności za usługi doradcze.

Jednak minister finansów w projekcie objaśnień do nowych przepisów ws. podatku u źródła przyjmuje, że płatnik w zakresie płatności za usługi powinien również badać, czy podatnik jest ich rzeczywistym właścicielem. Tym samym, w ocenie ministra, płatnik - oprócz rygorystycznych wymogów w zakresie należytej staranności przy płatnościach do podmiotów powiązanych – powinien zgromadzić dokumentację potwierdzającą, że spółka holenderska np. nie jest prawnie lub faktycznie zobowiązana do dalszego przekazania płatności oraz że prowadzi w Holandii rzeczywistą działalność gospodarczą. Ponownie należy podkreślić, że żaden przepis takiego wymogu nie wprowadza, ale takie tezy płyną, oprócz objaśnień, również z interpretacji wydawanych przez organy podatkowe, np. z interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 czerwca 2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.172.2019.1.BG).

Z inną sytuacją będziemy mieć do czynienia w przypadku płatności odsetkowych w 2020 r. w wysokości 2,5 mln zł na rzecz francuskiego udziałowca. Tutaj płatnik zobowiązany będzie pobrać 20-proc. podatek u źródła, a następnie podatnik albo płatnik, jeżeli umowa zawiera klauzulę tzw. ubruttowienia, będzie mógł się ubiegać o zwrot daniny. Alternatywnie, płatnik będzie mógł zastosować zwolnienie z obowiązku poboru podatku na podstawie przepisów ustawy o CIT, jeśli spełnione są warunki zwolnienia [m.in. 25-proc. udział w sp. z o.o. przez dwa lata / warunek rzeczywistego właściciela należności] oraz:

- złoży specjalne oświadczenie do organu podatkowego albo

- uzyska opinię tego organu o możliwości zastosowania zwolnienia (z wnioskiem o wydanie opinii może wystąpić podatnik albo płatnik, jeśli poniósł ciężar podatku).

W analizowanym przypadku płatności odsetkowych obowiązywać będzie wymóg należytej staranności płatnika, a dokumentacja i zakres działań oczekiwanych przez organy podatkowe będzie podobny do przypadku wynagrodzenia za usługi, a nawet szerszy. Minister finansów wskazuje bowiem w objaśnieniach, że szczególna czujność powinna zostać zachowana, jeżeli również odbiorca odsetek, wypłacając je dalej, nie pobierze podatku u źródła, a do takich państw należy Francja. Jakkolwiek absurdalnie nie brzmi traktowanie Francji jako raju podatkowego, nie można wykluczyć, że organy podatkowe będą oczekiwać w tym przypadku „ekstra" staranności. Dodatkowo, jeżeli płatnik, jak wskazano, będzie wypłacał odsetki objęte krajowym zwolnieniem z poboru podatku, to będzie on zobowiązany do stosowania zmienionej definicji rzeczywistego właściciela należności. Co za tym idzie, będzie musiał ustalić m.in. czy kontrahent prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą, tj. np. czy posiada lokal, wykwalifikowany personel, wyposażenie (w tym przypadku wymóg ten wynika już wprost z przepisów, a nie z objaśnień).

W zakresie pozostałych wymaganych dokumentów, płatnik powinien uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej francuskiego udziałowca oraz jego oświadczenie potwierdzające m.in., że posiada co najmniej 25 proc. udziałów płatnika nieprzerwanie przez co najmniej dwa lata oraz jest rzeczywistym właścicielem odsetek, w tym prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą we Francji.

Dodatkowe wymagania

To, co będzie jeszcze wymagane, zależy od tego czy płatnik:

- zapłaci 20-proc. podatek i wystąpi o jego zwrot,

- nie pobierze daniny na podstawie złożonego przed organem oświadczenia,

- wystąpi o opinię organu w tym zakresie i na jej podstawie odstąpi od poboru.

W przypadku pobrania podatku i ubiegania się o jego zwrot, konieczne będzie m.in.:

1) przedłożenie oświadczenia podatnika, że jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy w zakresie płatności;

2) przedłożenie dokumentów wskazujących na tryb rozliczenia płatności (potwierdzenia przelewów/umowy potracenia itp.) oraz dot. zobowiązania do wypłaty należności (w kontekście przykładu – umowa pożyczki);

3) przedłożenie dokumentacji wskazującej na ustalenia umowne, z powodu których płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł jego ciężar ekonomiczny, jeśli taka sytuacja miała miejsce (klauzula ubruttowienia);

4) uzasadnienie wnioskodawcy w zakresie spełnienia przesłanki rzeczywistego właściciela odsetek, w tym także w kontekście rzeczywistej działalności gospodarczej oraz faktu, że odbiorca należności jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy.

W przypadku zastosowania zwolnienia na podstawie oświadczenia, konieczne będzie przygotowanie oświadczenia płatnika, składanego do organu podatkowego najpóźniej w dniu wypłaty należności, że:

1) posiada on dokumenty wymagane przez przepisy podatkowe dla zastosowania niższej stawki podatku albo zwolnienia/niepobrania podatku;

2) po przeprowadzeniu weryfikacji (należyta staranność) nie posiada wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość zastosowania niższej stawki daniny, zwolnienia albo niepobrania podatku.

Co istotne, ww. oświadczenie w imieniu płatnika podpisuje kierownik jednostki (cały zarząd sp. z o.o.) w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Oświadczenie nie może być złożone przez pełnomocnika.

Należyta staranność i kolejne formalności