Digitalizacja dokumentów
Największym wyzwaniem dla polskich pracodawców będzie digitalizacja tysięcy teczek pracowniczych. Warto to zrobić w przemyślany sposób, aby następnie import dokumentów do elektronicznych teczek przebiegał sprawnie i dawał w przyszłości możliwość sprawnego raportowania. Jeśli dokumenty mają być przechowywane jedynie w formie cyfrowej, to należy pamiętać także o opatrzeniu ich podpisem elektronicznym.
Proces digitalizacji można usprawnić również dla nowotworzonych dokumentów już na etapie ich powstawania poprzez generowanie dokumentów od razu w formie cyfrowej wraz z wykorzystaniem kodów kreskowych. Takie podejście zdecydowanie ułatwia zarządzanie dokumentami oraz ich obiegiem w organizacji.
Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo, dlatego punktem wyjścia będzie określenie, które dokumenty mogą podlegać zmianie. Na przykład umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny. Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 r. To oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników. Niemniej jednak dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści.
Samoobsługa i mobilność w służbie eDokumentów
Każda dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w sposób, który gwarantuje jej poufność, integralność i dostępność chociażby w kontekście rozporządzenia RODO. By to zrealizować, firmy powinny rozważyć wdrożenie nowoczesnych systemów IT. A to nie musi wiązać się z długim czasem wdrożenia.
Jeżeli firma korzysta z systemu SAP HCM, samo wdrożenie rozwiązania do elektronicznej archiwizacji akt osobowych zajmuje zaledwie kilka dni, a usprawnienie, automatyzacja i wsparcie bieżącej pracy widać już po kilku tygodniach. W kontekście RODO warto pamiętać o kwestiach okresów retencji, czy pełnym logowaniu działań związanych z elektronicznymi kopiami dokumentów.
Ważnym elementem wchodzących w życie zmian będzie także możliwość obsługi procesu obiegu dokumentów i ich bezpośrednia dostępność dla pracowników. By należycie dopełnić tego obowiązku, firmy powinny zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie zestawu szablonów i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR. W ten sposób można łatwo i szybko przygotować potrzebne zaświadczenia, zestawienia czy inne wydruki, a następnie wysłać je do pracownika mailem lub udostępnić poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Dzięki takiej organizacji dział HR i cała firma zrealizują procesy kadrowo-administracyjne zdecydowanie sprawniej.
