Mail służbowy jako dowód w procesie cywilnym byłego pracownika przeciwko pracodawcy

Wielu byłych pracowników nie wie, czy w postępowaniu sądowym przeciwko byłemu pracodawcy może wykorzystać korespondencję służbową z okresu zatrudnienia oraz, czy takie jej wykorzystanie rodzi jakiekolwiek ryzyko dla niego.

Podstawową zasadą postępowania cywilnego jest obowiązek wykazywania przez strony dowodów, które w niebudzący wątpliwości sposób, potwierdzają zasadność prezentowanego przez nie stanowiska. To strony, a nie sąd, są wyłącznym dysponentem toczącego się postępowania i to one ponoszą odpowiedzialność za jego wynik, w tym za brak prezentacji odpowiednich dowodów w ramach postępowania. Jednym ze środków dowodowych może być mailowa korespondencja służbowa.

Korespondencja mailowa, a raczej wydruk wiadomości e-mail, w postępowaniu cywilnym, uznawana jest za "inny środek dowodowy" w rozumieniu art. 309 kodeksu postępowania cywilnego (wyrok Sądu Najwyższego z 5 listopada 2008 roku, I CSK 138/08). Tym samym, gdy w postępowaniu sądowym przeciwko pracodawcy możliwe jest wykazanie istotnych dla pracownika okoliczności za pomocą wydruków korespondencji mailowej, pracownik powinien je przedstawić.

Bez negatywnych skutków

Pracownik, nie narazi się na negatywne konsekwencje prawne posiadania omawianej korespondencji jeśli:

- była skierowana do pracownika,

- pracownik pozyskał ją w sposób legalny,

- przesłana na prywatne konto e-mailowe pracownika nie zawierała informacji, które można zdefiniować jako tajemnicę przedsiębiorstwa,

- przekazanie jej na prywatne konto e-mailowe pracownika nie miało na celu wykorzystania informacji w niej zawartych w ramach prowadzonej przez pracownika działalności gospodarczej lub rozpoczęcia pracy u podmiotu konkurującego z pracodawcą,

- nie została przekazana podmiotowi trzeciemu.

Co z tajemnicą firmy

Były pracownik może narazić się na zarzut popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji, jeśli przesłana na prywatne konto korespondencja służbowa zawiera informacje, które można zdefiniować jako informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.

Zgodnie z treścią art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (dalej: u.z.n.k.) czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Kiedy zarzut jest skuteczny

Należy pamiętać, że aby zarzut popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji przez byłego pracownika był skuteczny niezbędne jest zaistnienie wszystkich wskazanych poniżej przesłanek łącznie, tj.:

- Pracownik wykorzystał przesłane informacje, tj. osiągnął z nich korzyść, pożytek, dokonał jakiejkolwiek czynności polegającej na użyciu tych informacji dla siebie lub podmiotu trzeciego kosztem pracodawcy. Do takiego wykorzystania doszłoby, na przykład, gdyby pracownik zatrudniając się u pracodawcy robił to głównie po to, aby zdobyć cenne informacje, a następnie zamierzał wykorzystać je w pracy na rzecz konkurencyjnego przedsiębiorcy. Ewentualnie pracownik przekazał albo ujawnił posiadane informacje osobie trzeciej w celu zaszkodzenia pracodawcy. Jako przekazanie lub ujawnienie informacji należy również traktować sprzedaż informacji, motywowaną chęcią uzyskania dodatkowego zarobku, konkurentowi pracodawcy.

- Posiadane przez byłego pracownika informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, są informacjami poufnymi posiadającymi wartość gospodarczą. Informacje chronione przez u.z.n.k. obejmują np. niechronione jeszcze prawami wyłącznymi wynalazki, wzory użytkowe lub zdobnicze, znaki towarowe, plany techniczne, analizy występowania złóż kopalin, listy klientów, metody kontroli jakości towarów i usług, sposoby marketingu, organizacji pracy, niepublikowane utwory, metody organizacji pracy, dane o dostawach, załączniki do umów, powiązania bankowe, metody przeprowadzania kampanii reklamowych itp. Ogólnie przyjęte jest, że tajemnicą objęte są takie informacje, których posiadanie decyduje o utrzymaniu lub umocnieniu przez przedsiębiorcę jego pozycji na rynku.

- Informacja poufna to taka, co do której pracodawca w sposób świadomy ograniczył dostęp. Pracodawca powinien poinformować pracownika, jakie informacje należy traktować jako poufne, oraz podjąć odpowiednie działania organizacyjne w celu utrzymania ich w tajemnicy przed nieupoważnionymi osobami. Działania te nie mogą być symboliczne, tj. polegać na przykład na zamieszczeniu na dokumencie napisu „poufne". Sąd Najwyższy, w wyroku z 3 października 2010 roku (I CKN 304/00), stanął na stanowisku, że określona informacja, nawet o bardzo dużej wartości obiektywnej, nie będzie mogła zostać uznana za poufną, ponieważ niedbały (czy nieostrożny) przedsiębiorca nie podjął żadnych kroków w celu zapobieżenia jej ujawnieniu.

- Tylko informacja, która jest związana z prowadzeniem przedsiębiorstwa, mająca dla pracodawcy określoną wartość gospodarczą, może stanowić informację poufną w rozumieniu u.z.n.k.. Wartość gospodarcza wyraża się w tym, że posiadanie przedmiotowej informacji może wiązać się z osiągnięciem przewagi konkurencyjnej w działalności gospodarczej.

- Występuje zagrożenie lub naruszenie interesu majątkowego pracodawcy.

Sąd Najwyższy, w wyroku z 11 września 2014 roku (II PK 49/14), bardzo rygorystycznie podszedł do zagadnienia popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji przez pracownika. Uznał, że sam fakt przesłania sobie przez pracownika poufnych dokumentów pracodawcy na prywatną skrzynkę mailową, o ile odbywa się to poza wiedzą i zgodą pracodawcy i nie jest uzasadnione wykonywaniem obowiązków, stanowi zagrażające interesowi pracodawcy wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (czyn nieuczciwej konkurencji). W stanie faktycznym rozpoznawanej przez Sąd Najwyższy sprawy, pracownik, po złożeniu wypowiedzenia umowy o pracę, przesłał na swój prywatny adres mailowy, szereg maili zawierających dane teleadresowe aktualnych i potencjalnych klientów pracodawcy, korespondencję dotyczącą zamówień, planów produkcyjnych i cen produktów pracodawcy w celu przejścia do pracy u konkurencji. Działania pracownika nie były podyktowane potrzebą dbania o własne interesy i wykorzystania korespondencji służbowej w celu wykazania zasadności roszczeń podnoszonych względem pracodawcy w ramach postępowania sądowego, a tym samym stanowisko Sądu Najwyższego, w tak przedstawionym stanie faktycznym, wydaje się zasadne.

Tylko do ochrony swojego interesu

Sąd Najwyższy nie odmawia, co do zasady, pracownikom prawa do przedstawiania dowodów zmierzających do wykazania zasadności prezentowanego przez nich stanowiska, nawet gdy dowody te obejmują informacje poufne pracodawcy. W wyroku z 15 lipca 2011 roku (I PK 12/11), Sąd Najwyższy uznał, że wykorzystanie przez pracownika nawet poufnych informacji pracodawcy, w ramach postępowania sądowego, w celu wykazania przysługujących mu roszczeń, tj. chęć wygrania procesu, nie mogą być kwalifikowane jako przejaw nielojalności wobec pracodawcy.

Tym samym należy uznać, że mailowa korespondencja służbowa może zostać przedstawiona jako dowód w postępowaniu sądowym toczącym się między byłym pracownikiem a pracodawcą, jeśli została pozyskana przez pracownika w sposób legalny oraz pracownik wykorzystuje ją jedynie do ochrony swojego interesu, w ramach postępowania sądowego.

Zdaniem autorki

Anna Diaby-Lipka, adwokat kancelaria Baker McKenzie

Wydaje się niezasadne stawianie pracownikowi zarzutu, że przesyłał na prywatną skrzynkę korespondencję mailową w celu posiłkowania się nią w przyszły/ewentualnym sporze sądowym z pracodawcą. Bardzo często mobbing, dyskryminacja czy inne działania pracodawcy sprzeczne z prawem pracy są przedmiotem korespondencji służbowej, do której pracownik, po wypowiedzeniu umowy o pracę, nie ma dostępu. Oznacza to, że osoba dbająca o swoje interesy powinna zmierzać do tego, żeby móc uzasadnić prezentowane przez siebie stanowisko w procesie i odpowiednio wcześnie do takiej ewentualności się przygotować.