Scenariusze takie, jak ten zdarzają się bardzo często, a to że niekoniecznie słyszymy o nich w mediach wynika z tego, iż są to sytuacje wysoce sensytywne dla firm i niekoniecznie rozmawia się o nich głośno. Tymczasem jest to typowy dawn raid (ang.„dawn" – świt, „raid" – nalot). Czy można się do niego przygotować? Oczywiście.
Czym charakteryzuje się dawn raid?
Dawn raid to inaczej niezapowiedziana kontrola pomieszczeń należących do przedsiębiorstwa, zwykle w ramach dochodzenia lub śledztwa prowadzonego przez organ regulacyjny lub wykonawczy. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, może zostać poddane kontroli organów państwowych. To, czy i jaki organ skontroluje pomieszczenia należące do przedsiębiorcy, zależy w dużym stopniu od rodzaju działalności prowadzonej przez tego przedsiębiorcę. Funkcjonariusze (w zależności od nadanych im uprawnień) mogą przykładowo wejść do pomieszczeń budynku, z którego korzysta przedsiębiorca, przeszukiwać i zajmować dokumenty, a także sprzęt elektroniczny. Dodatkowo, dozwolone będzie przesłuchanie pracowników na miejscu, a nawet zapieczętowanie konkretnych pomieszczeń. Każdy dawn raid to zatem pewne zakłócenie dla prowadzonego biznesu, do którego należy się odpowiednio przygotować.
Czytaj także: Wzmożone kontrole w firmach. Chodzi o COVID-19
Od czego należy zacząć przygotowania?
Podstawą jest na pewno odpowiednio przygotowana polityka, czyli procedura działania na wypadek niezapowiedzianych wizyt funkcjonariuszy organów państwowych. Nie jest to dokument uniwersalny. Każda organizacja powinna dopasować go do swoich indywidualnych zasad funkcjonowania. Musi być to dokument wystarczająco czytelny i jasny dla pracowników, w szczególności dla tych osób, które będą miały kontakt z przedstawicielami organów na pierwszej linii, czyli pracowników recepcji, ochrony, czy też ewentualnie działu IT oraz działu prawnego.
Najlepiej aby procedura odzwierciedlała krok po kroku działania, jakie należy podjąć w organizacji po wejściu do niej przedstawicieli organów.