O konieczności poddania się pierwszej ocenie pracownik powinien zostać poinformowany na początku swojego zatrudnienia. Taki obowiązek nakłada na jego bezpośredniego przełożonego § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Zgodnie z tym przepisem w terminie 21 dni od dnia nawiązania z ocenianym stosunku pracy, a w przypadku ocenianego zatrudnionego w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu sc – w terminie 21 dni od dnia ustalenia przez strony stosunku pracy, że oceniany będzie podlegać pierwszej ocenie, bezpośredni przełożony przeprowadza z ocenianym rozmowę wstępną, podczas której:
- zapoznaje ocenianego ze sposobem dokonywania pierwszej oceny;
- omawia z nim główne obowiązki wynikające z opisu zajmowanego stanowiska pracy oraz oczekiwania, co do sposobu ich wykonywania;
- omawia z nim oczekiwania, co do jego postawy, zaangażowania i postępów w pracy, relacji ze współpracownikami oraz terminowości wykonywania zadań, biorąc pod uwagę opisy elementów oceny, które są określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia;
- wyznacza termin na złożenie sprawozdania, które powinno obejmować przepracowany przez ocenianego okres nie krótszy niż siedem miesięcy. Sprawozdanie to uznać można za rodzaj samooceny pracownika, ma on, bowiem obowiązek opisać w nim:
