Tworzenie indywidualnego programu rozwoju zawodowego (dalej IPRZ) jest czynnością wieloetapową i dość pracochłonną. Każdy urząd powinien określić procedurę jego opracowywania. W niej powinny być dokładnie wskazane prawa i obowiązków zarówno pracownika, jak i osób reprezentujących pracodawcę. Wewnętrzne regulacje muszą również wymieniać kolejność poszczególnych działań i terminy. Przy czym stopień szczegółowości i sformalizowania zasad lub procedur urząd powinien dostosować do własnej specyfiki oraz organizacji pracy. Wewnętrzne procedury mogą być ustalone w formie zarządzenia, regulaminu, dobrych praktyk, zaleceń, rekomendacji, czy wytycznych. I co ważne, proces tworzenia IPRZ powinien być powiązany z oceną okresową.