Standaryzacja obiegu akt ma przyspieszyć działanie sądów

1 lipca ma wejść w życie znowelizowane zarządzenie ministra sprawiedliwości określające organizację i zakres działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.

Wprowadzone zostały zmiany w zakresie sposobu funkcjonowania sekretariatów i przechowywania akt oczekujących poprzez wprowadzenie nowej kategorii urządzenia biurowego zwanego kalendarzem.

Zgodnie ze znowelizowanym zarządzeniem, akta oczekujące będą przechowywane w odrębnych urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych kalendarzami, obejmujących 30 przegród oznaczonych numerami od 1 do 30. Akta będzie się umieszczało w przegrodzie oznaczonej numerem odpowiadającym dacie planowanego przedłożenia aktu sędziemu. Dopuszczalne ma być stosowanie kalendarzy tematycznych, w których ilość zastosowanych przegród uzależniona będzie od specyfiki pracy wydziału czy też ilości akt znajdujących się na danym kalendarzu.

Jak poinformował w odpowiedzi na interpelację poselską Wojciech Hajduk - podsekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, wprowadzenie takich rozwiązań ma na celu uporządkowanie i zestandaryzowanie obiegu akt w sekretariatach. Wiąże „akta oczekujące" z bazą danych (elektronicznym programem repertoryjnym) w sposób umożliwiający

sortowanie informacji pod kątem opóźnień w przedkładaniu akt sędziom.

Dodatkowo określony został minimalny zakres danych, jaki należy wprowadzić do systemu elektronicznego funkcjonującego w sądzie. Są to wszystkie informacje odnotowywane dotychczas w biurowości tradycyjnej oraz dane niezbędne dla kontroli obiegu akt i terminowości podejmowanych czynności, w tym również dane o aktach „oczekujących" na czynności procesowe strony.

- Wprowadzenie omawianych rozwiązań dla akt oczekujących porządkuje pracę sekretariatu, umożliwiając efektywną kontrolę sekretariatu ze strony przewodniczącego wydziału. Ponadto standaryzuje obieg akt i zwiększa tempo pracy sekretariatów, ułatwiając odszukiwanie akt oczekujących, ograniczając jednocześnie liczbę akt koniecznych do przejrzenia przez kierownika sekretariatu w danym dniu – wylicza zalety nowych rozwiązań Wojciech Hajduk.

Taki system obiegu dokumentów działa już pilotażowo w Sądzie Okręgowym w Gliwicach, a także w Sądach Okręgowych w: Krakowie, Warszawie i Warszawa-Praga w Warszawie. -Dzięki ujednoliceniu wpisów w systemie prezesi sądów, przewodniczący poszczególnych wydziałów sądów okręgu gliwickiego, poprzez odpowiednie zestawienie danych zbiorczych, uzyskują informację o sprawności postępowań sądowych ze szczególnym uwzględnieniem spraw, w których czynności nie są podejmowane terminowo – podaje Hajduk.

Jak dodaje, ujednolicenie metod pracy z aktami oczekującymi poprzez wprowadzenie

kalendarzy zapobiegło opóźnieniom w przedkładaniu akt sędziom, a obowiązki pracowników w tym zakresie zostały racjonalnie rozłożone w czasie i uporządkowane. Ponadto standaryzacja wpisów w zakresie odnotowywania miejsca położenia akt w wydziale ułatwiła pracownikom biura obsługi interesantów odnajdywanie w systemie właściwych informacji na temat stanu sprawy, bez konieczności sięgania do akt. Niezależnie od dostępnego modułu do biurowości elektronicznej, dane na temat aktualnie podejmowanych czynności w sprawach

znajdują się w tym samym miejscu.

Sądy Powszechne

1 lipca ma wejść w życie znowelizowane zarządzenie ministra sprawiedliwości określające organizację i zakres działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.

Wprowadzone zostały zmiany w zakresie sposobu funkcjonowania sekretariatów i przechowywania akt oczekujących poprzez wprowadzenie nowej kategorii urządzenia biurowego zwanego kalendarzem.

Pozostało jeszcze 89% artykułu