Inwentaryzacja. Wymogi prawne a korzyści dla przedsiębiorcy

Okres jesienny wielu księgowym kojarzy się z inwentaryzacją. Często prace inwentaryzacyjne niezaprzeczalnie wiążą się z dużym nakładem pracy. Zadanie to, w które służby księgowe przedsiębiorstwa z reguły są intensywnie angażowane, niejednokrotnie spędza im sen z powiek. I choć często traktowane jest to jako niechciana konieczność, to może przynieść wymierne korzyści, zwłaszcza dla kierownictwa. Wiele trudności można ograniczyć dzięki właściwemu rozplanowaniu, a następnie konsekwentnemu wykonaniu założonego planu.

Regulacje ustawowe

Konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji wskazana jest bezpośrednio w rozdziale 3 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Wszystkie podmioty wymienione w uor zobligowane są do przeprowadzania inwentaryzacji. Warto to podkreślić, ponieważ ustawodawca w tym aspekcie nie przewidział żadnych wyjątków. Za całość przeprowadzanej inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki.

Inwentaryzacji podlegają wszystkie składniki aktywów i pasywów. W zależności od weryfikowanego pod kątem istnienia elementu bilansu, ustawodawca przewiduje jedną z trzech metod:

- spis z natury,

- potwierdzenie sald,

- porównanie danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

Artykuł 26 uor precyzuje jednocześnie, która z metod jest przypisana do danego elementu bilansowego. Ponadto inwentaryzacją obejmuje się również wszelkie aktywa będące na terenie podmiotu, chociażby nie należały do przedsiębiorstwa.

Kolejnym ważnym wymogiem ustawowym jest dochowanie częstotliwości inwentaryzacji. Co prawda każdy podmiot zobowiązany jest do przeprowadzenia inwentaryzacji, jednak to nie znaczy, że całość inwentaryzacji musi być przeprowadzana co roku. Przykładem są tu m.in.:

- zapasy rzeczowe składowane na strzeżonych składowiskach i jednocześnie objęte ewidencją ilościowo-wartościową, które należy inwentaryzować przynajmniej raz na dwa lata,

- nieruchomości, inne środki trwałe znajdujących się na terenie strzeżonym i środki trwałe w budowie podlegające inwentaryzacji przynajmniej raz na cztery lata.

Nowe stanowisko KSR

Co ważne, wielokrotnie pojawiały się opinie, że ustawa o rachunkowości odnosi się do tematu inwentaryzacji w sposób zbyt ogólny. Wyjściem naprzeciw tego typu głosom było wydane w sierpniu tego roku stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące inwentaryzacji zapasów, które opublikowano w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów z 28 lipca 2016 r. pod poz. 55. Stanowisko to jest szczegółowym doprecyzowaniem wskazanych w uor ogólnych wymogów w zakresie spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Precyzuje ono chociażby takie tematy jak zakres odpowiedzialności kierownika jednostki, przygotowanie i przebieg inwentaryzacji, właściwa dokumentacja inwentaryzacji czy rozliczenie stwierdzonych niedoborów bądź nadwyżek. Stanowisko to składa się z czterech rozdziałów, które przeprowadzają czytelnika przez poszczególne etapy inwentaryzacji. Szczególnie przydatnymi elementami są zaprezentowane przykłady oraz wskazanie konkretnych elementów, jakie powinny składać się na dokumentację inwentaryzacyjną.

Przyda się dobry plan

Znając przepisy dotyczące inwentaryzacji i wymogi, jakie są stawiane przed danym podmiotem, jednostka powinna przede wszystkim zacząć od odpowiedniego rozplanowania wszystkich czynności, a zatem stworzenia harmonogramu prac inwentaryzacyjnych. Rozkład taki z reguły dzieli się na trzy podstawowe części:

- organizację,

- przeprowadzenie oraz

- udokumentowanie i zaksięgowanie wyników inwentaryzacji.

W trakcie pierwszego etapu osoba, której powierzono przeprowadzenie inwentaryzacji, powinna szczegółowo wskazać terminy poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych. Inwentaryzacja powinna rozpocząć się najwcześniej na trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i nie powinna trwać dłużej niż do 15. dnia od dnia bilansowego. Technicznie warto zadbać o to, aby w harmonogramie wskazać terminy przeprowadzenia spisu z natury, osoby należące do komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby, które zostaną zaangażowane do zespołów spisowych. Następnie należy wskazać czas, kiedy dokładnie odbędzie się sam spis, oraz do kiedy należy złożyć kompletnie wypełnione dokumenty inwentaryzacyjne wraz z wyjaśnieniami ewentualnych rozbieżności. Natomiast mając na uwadze inwentaryzację np. należności, warto w harmonogramie inwentaryzacji zapisać kto odpowiada za przygotowanie listów do potwierdzeń sald i do kiedy powinny one zostać wysłane. Ostatecznie powinno się wskazać planowany termin kompletnego rozliczenia inwentaryzacji, skompletowania całości dokumentacji oraz termin ujęcia w księgach różnic inwentaryzacyjnych.

Uwaga! Jeżeli sprawozdanie finansowe danego podmiotu podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to na podmiocie spoczywa obowiązek poinformowania biegłego o harmonogramie inwentaryzacji. Umożliwia to audytorowi dostosowanie się do wskazanych terminów i obserwację spisu z natury.

Udokumentowanie spisu z natury

Aby poprawnie udokumentować przeprowadzenie inwentaryzacji, należy rozpocząć od sporządzenia zarządzenia kierownika jednostki, jako osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie omawianych czynności >patrz ramka.

Następnie, przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych, należy przygotować arkusze spisowe. Arkusze te, zgodnie z przepisami, traktowane są jako druki ścisłego zarachowania. To oznacza, że każdy arkusz powinien posiadać osobny, kolejny numer. Na poszczególnych arkuszach powinna widnieć informacja o nazwie przedsiębiorstwa, data rozpoczęcia i zakończenia spisu oraz skład zespołu spisowego. Zespół spisowy, nanosząc dane na arkusz, powinien wpisywać liczbę porządkową, nazwę lub inną formę identyfikacji spisywanego przedmiotu, jednostkę miary i spisaną ilość. Kończąc spis powinno się dodać adnotację „spis zakończono na pozycji nr ...". Pod każdym arkuszem powinny być złożone podpisy wszystkich członków zespołu spisowego.

W dalszej kolejności. na podstawie zgromadzonych i wypełnionych wszystkich arkuszy spisowych, sporządzane jest podsumowanie inwentaryzacji. Dokument ten powinien zawierać porównanie danych z arkuszy spisowych z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych. Najważniejszą informacją wynikającą z takiego protokołu jest wskazanie różnic inwentaryzacyjnych – zarówno niedoborów, jak i nadwyżek. W protokole można zawrzeć jednocześnie informacje o ustalonych przyczynach stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Na podstawie tego dokumentu można sporządzić polecenie księgowania sprowadzające ilości zapasów z ksiąg rachunkowych do rzeczywistej ilości i wartości oraz ujęcie rozliczenia niedoborów i szkód oraz rozliczenia nadwyżek. Jednocześnie komisja może w takim protokole zawrzeć propozycję dotyczącą sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku stwierdzenia niedoborów, których przyczyną mogły być czynności niedozwolone przez prawo, obowiązkiem komisji inwentaryzacyjnej jest złożenie wniosku do kierownika jednostki o powiadomienie organów ścigania. Po przyjęciu przez kierownika sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujmowane są odpowiednie księgowania w zależności od rodzaju niedoboru bądź nadwyżki.

Dodatkowym dokumentem, który warto sporządzić (zwłaszcza w przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych), jest sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji, w którym komisja przedstawia efekty prac inwentaryzacyjnych. Całość dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji zgodnie z przepisami przechowuje się przez okres pięciu lat (licząc od roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis).

—Krzysztof Filipowski

Na początek zarządzenie

Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji powinno zawierać datę, informację o przedmiocie zarządzenia, informację o przedmiocie spisu, wskazanie komisji inwentaryzacyjnej, termin przeprowadzenia inwentaryzacji oraz inne dodatkowe informacje. Zarządzenie to powinno być podpisane przez kierownika jednostki. Częstą praktyką jest załączanie do takiego zarządzenia innych dokumentów w postaci np. instrukcji inwentaryzacyjnej, szczegółowego harmonogramu, składów zespołów spisowych czy precyzyjnego określenia obowiązków i odpowiedzialności porządkowej komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.

Nie opłaca się traktować spisu jako formalności

Krzysztof Filipowski, menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Wśród korzyści z przeprowadzenia inwentaryzacji można wyróżnić przede wszystkim upewnienie się co do posiadanego przez dany podmiot majątku, którym dysponuje według ksiąg rachunkowych. Zdarza się bowiem, że ze względu na rozmiar działalności bądź brak odpowiedniej organizacji podmioty nie są w stanie zapanować nad zasobami zapasów lub posiadanym majątkiem trwałym. Czy to ze względu na ubytki naturalne, czy też błędy w dokumentacji, księgi rachunkowe nie obrazują wówczas realnego stanu zasobów. To zaś zakłóca możliwości kierownictwa odnośnie do planów działalności operacyjnej czy inwestycyjnej na przyszłe okresy. Ponadto, pracownicy przebywający niemal każdego dnia w danym przedsiębiorstwie mogą dostrzec braki organizacyjne kierownictwa dotyczące poziomu kontroli nad majątkiem. To niejako stwarza bodziec do chęci zawłaszczenia części tego majątku. Kumulujące się takie możliwości i spotęgowanie się skali podobnych zdarzeń mogą wpłynąć na pogorszenie się sytuacji ekonomicznej jednostki w wyniku licznych kradzieży.

Nawet co miesiąc

Dowodem na to, że inwentaryzacja jest jedną z form trzymania dyscypliny i kultury organizacyjnej, jest wprowadzanie przez podmioty inwentaryzacji np. w okresach miesięcznych. Dobrowolna inwentaryzacja, częstsza niż wymagają tego przepisy, pozwala na bieżąco monitorować chociażby ryzyko wewnętrznej kradzieży i jednocześnie wypracować skuteczną i efektywną metodę przeprowadzenia inwentaryzacji.