Pracodawcy, chcąc dokonać dobrego wyboru podczas rekrutacji nowych pracowników, często domagają się udzielenia wielu informacji. Tymczasem katalog danych osobowych, których mogą się domagać w procesie rekrutacji, jest zamknięty, a każde odstępstwa muszą mieć poparcie w prawie. Należy zatem być czujnym i zastanowić się, czy mamy podstawę prawną do żądania takich informacji, zwłaszcza jeżeli mają one charakter bardzo osobisty. Takim przykładem może być zaświadczenie o niekaralności.

Podstawa w ustawie

Szukając odpowiedzi na pytanie, którzy pracodawcy mogą uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników lub kandydatów do pracy, należy zajrzeć do art. 6 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 678 ze zm.). W myśl tego przepisu prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w KRK, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także w zakresie ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

W związku z powyższym żądając przedłożenia zaświadczenia o niekaralności trzeba się powołać się na podstawę prawną wynikającą z przepisów szczególnych. Przykładami sytuacji, kiedy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności, może być zatrudnianie nauczyciela, pracownika służby cywilnej, policjanta, pracownika kontroli skarbowej, agenta ubezpieczeniowego czy członka zarządu banku. Wynika to z odpowiednich przepisów szczególnych. Do tej grupy wraz z nadchodzącą ustawą o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (projekt ustawy został już zaakceptowany przez Radę Ministrów) mają dołączyć m.in. pracownicy banków.

Jeśli nie istnieje przepis szczególny, który uprawniałby pracodawcę do uzyskania informacji o karalności, nie ma on prawa wymagać dostarczenia takiego zaświadczenia.

Z inicjatywy pracownika

Pracownik może, nie mając takiego obowiązku, sam wystąpić do Krajowego Rejestru Karnego o wydanie zaświadczenia o niekaralności, jeżeli sądzi, że zwiększy to jego szanse w procesie rekrutacji. W takiej sytuacji pracodawca musi pamiętać, aby do zaświadczenia dołączona była zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby, której ta informacja dotyczy. W przeciwnym wypadku może mieć problem, gdyż przetwarzanie danych z zaświadczenia bez takiej zgody narusza ustawę o ochronie danych osobowych.

Umowy cywilnoprawne

W przypadku osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło) nie obowiązują ograniczenia w zakresie danych, jakich można żądać od kandydata do zatrudnienia. Wobec tego zleceniodawca może poprosić zleceniobiorcę o przedstawienie informacji w przedmiocie jego dotychczasowej karalności.

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

Należy jednak pamiętać, że te dane są uznawane przez ustawę o ochronie danych osobowych za dane wrażliwe. Oznacza to w myśl art. 27 ust. 1 u.o.d.o., że przetwarzanie danych dotyczących m.in. skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym jest co do zasady zabronione. Wyjątek stanowi m.in. sytuacja, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie lub przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby. ?

Sylwia Puzynowska radca prawny, prowadzi Kancelarię Prawa Pracy