Rz: 18 kwietnia wchodzi w życie pierwszy etap elektronizacji zamówień publicznych. Na czym polega zmiana?

Anna Serpins-Forkasiewicz: Artykuł 15 ust. 2 nowelizacji ustawy z 22 czerwca 2016 r. – Prawo zamówień publicznych wprowadza konieczność przesyłania w postępowaniu powyżej progu unijnego (odpowiednio 144 tys. euro lub 221 tys. euro dla usług i dostaw) jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) w formie elektronicznej i za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej. Obowiązuje on dla zamówień, które zostaną wszczęte od 18 kwietnia.

Kogo dotyczy ta zmiana?

Wszystkich instytucji publicznych dystrybuujących środki z budżetu państwa lub samorządowe, np. publicznych szpitali, szkół, zakładów ubezpieczeń społecznych, organów administracji samorządowej i centralnej. Razem ok. 15 tys. podmiotów i ok. 2 mln potencjalnych wykonawców. Z danych Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) wynika, że rocznie publikowanych jest ok. 4 tys. takich postępowań.

Czy instytucje są gotowe na elektroniczny JEDZ?

Według UZP zaszyfrowany JEDZ można przesłać pocztą elektroniczną, a hasło napisać na ofercie papierowej, bo w okresie przejściowym oferta będzie papierowa, i złożyć ją u zamawiającego. W opinii ekspertów to nie jest zgodne z przepisami. Ponadto gdy wykonawca złoży ofertę elektroniczną, nie będzie gdzie zapisać hasła. To wykonawca ma znaleźć narzędzie do szyfrowania pliku i wskazać je zamawiającemu, który musi pozyskać oprogramowanie, by odczytać zamówienie. W postępowaniu może wpłynąć dziesięć JEDZ, z których każdy będzie zaszyfrowany w innym oprogramowaniu. W dodatku mogą być to oprogramowania komercyjne, a zamawiający będzie musiał je kupić, by odszyfrować JEDZ. Są wersje nieodpłatne, a te komercyjne mogą kosztować nawet kilkanaście tysięcy. To kuriozum, że o oprogramowaniu ma decydować wykonawca.

Czy poczta elektroniczna to bezpieczna droga przesyłania JEDZ?

Inne przepisy regulują środki komunikacji elektronicznej, które są systemami, a inne pocztę elektroniczną, która systemem nie jest. Rozporządzenie wskazuje na konieczność zapewnienia szyfrowanego połączenia. Większość serwerów pocztowych go nie ma. Wiemy też, jak zawodna potrafi być poczta elektroniczna – e-mail może nie dotrzeć lub dotrzeć z opóźnieniem, a w przypadku zamówień publicznych terminy są najwazniejsze. Czas wysyłki i czas dotarcia do odbiorcy może być różny, a czas zapisany na serwerze nadawcy i odbiorcy mogą różnić się nawet o wiele godzin. Co jeśli JEDZ dotrze do odbiorcy po terminie? Czy jeżeli JEDZ wpłynie za późno, należy go przyjąć czy zignorować? Przy tak ważnych wartościowych zamówieniach wykonawcy, którzy przegrają, mogą wykorzystywać „ułomność" poczty elektronicznej jako argument przy odwołaniu.

Dokumenty w przetargach publicznych trzeba przechowywać przez pięć lat od zakończenia postępowania. Czy poczta elektroniczna może służyć za archiwum?

Autopromocja
Wyjątkowa okazja

Roczny dostęp do treści rp.pl za pół ceny

KUP TERAZ

Poczta elektroniczna nie przewiduje żadnego archiwum, a JEDZ musi być przechowywany w formie elektronicznej. W razie kontroli nie można pokazać wydrukowanego dokumentu.

Dlaczego zamawiający zwlekają z zakupem oprogramowania?

UZP oświadczył, że w październiku być może zostanie oddany miniportal zamówień, który zapewni w minimalnym stopniu komunikację między zamawiającym a wykonawcą. Nie wyłoniono jeszcze wykonawcy. Nie wiadomo, czy minirozwiązania, wprowadzane na szybko jako system centralny, nadają się do prowadzenia najważniejszych, najbardziej skomplikowanych i wartościowych postępowań w państwie. ©?

—rozmawiała Karolina Kowalska