Sytuacja prawna dotycząca stosowania monitoringu w zakładach pracy zmieniła się od 25 maja 2018 r., w następstwie wejścia w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych o przetwarzaniu danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Artykuł 88 RODO umożliwia państwom członkowskim wprowadzenie bardziej szczegółowych przepisów, które mają zapewnić pracownikom ochronę ich praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z zatrudnieniem.

Czytaj także: RODO: oznaczenie monitorowanych pomieszczeń i urządzeń przez pracodawcę

Efektem podjęcia przez polskiego ustawodawcę działań wynikających z konieczności dostosowania przepisów krajowych do wymogów RODO są zmiany przepisów kodeksu pracy, a właściwie dodanie nowych art. 222 i art. 223.

To nie nowość

Funkcjonowanie w zakładzie pracy monitoringu – zwłaszcza wizyjnego – nie jest niczym nowym. Pracodawcy, którzy go stosowali przed 25 maja 2018 r., nie robili tego nielegalnie. Co więcej, monitoring w mniejszym lub większym zakresie był już wcześniej przedmiotem regulacji układowych czy regulaminowych.

W myśl art. 222 § 6 k.p. pracodawca ma obowiązek wymienić cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Regulamin pracy ma obowiązek wprowadzić pracodawca, który zatrudnia co najmniej:

? 50 pracowników lub

? jeśli zażąda tego związek zawodowy.

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, informacje dotyczące monitoringu przekazuje załodze w drodze obwieszczenia.

Autopromocja
FIRMA.RP.PL

Sprawdzona, pogłębiona i kompleksowa wiedza dla MŚP

CZYTAJ WIĘCEJ

Jeśli regulamin pracy określał zasady monitoringu w firmie przed 25 maja 2018 r., to te postanowienia wciąż obowiązują. Mogły jednak wymagać doprecyzowania.

Trudna współpraca

Pracodawca, który dotąd nie stosował monitoringu albo jego reguły określił w innym akcie niż regulamin pracy, aby mógł go stosować po 25 maja br., musiał uregulować zasady monitoringu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy (ewentualnie w obwieszczeniu).

Bez wątpienia w trudniejszej sytuacji są tu pracodawcy uzwiązkowieni. Aby zmienić regulamin pracy czy układ zbiorowy, muszą bowiem podjąć konsultacje ze stroną związkową.

Problem dotyczy w zasadzie tych pracodawców, którzy nie unormowali zasad monitoringu w wewnątrzzakładowym akcie przed wejściem w życie nowelizacji k.p. Aby nadal stosować nadzór wizyjny, powinni doprowadzić do porozumienia ze związkami zawodowymi. Wydaje się, że o taką zgodę nie będzie łatwo. Wprowadzenie monitoringu ma uskutecznić kontrolę nad działalnością firmy i jej pracowników, więc związkowcom może zależeć na blokowaniu tej możliwości.

Zgodnie z art. 1042 k.p. regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie braku porozumienia w ustalonym przez strony terminie (a także w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa związek), treść tego aktu samodzielnie formułuje pracodawca.

Wobec nieprecyzyjności przepisu, związki zawodowe często odmawiają ustalenia terminu na uzgodnienie regulaminu i w ten sposób próbują blokować wprowadzenie zmian do regulaminu. Co prawda, z doktryny prawa pracy wynika, że w razie odmowy ustalenia wspomnianego terminu pracodawca może samodzielnie opracować regulamin. Nie doszło bowiem do porozumienia ze związkiem zawodowym. Taka interpretacja nie przekonuje jednak związkowców, którzy powołują się na literalne brzmienie art. 1042 k.p.

Konsekwentny opór

Rola związków w odniesieniu do kwestii monitoringu jest znacząca. Organizacje związkowe otrzymały możliwość niejako blokowania zmian w regulaminach pracy, a w ten sposób mogą dążyć do uniemożliwienia stosowania nadzoru wizyjnego w firmie. Związek może się nie zgodzić na wprowadzenie zmian w aktach wewnątrzzakładowych.

Jednak w przypadku nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także wtedy, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca. Również w przypadku problemów związanych z określeniem przez związek zawodowy samego terminu, do którego mają się zakończyć negocjacje, pracodawca powinien mieć prawo do samodzielnego wprowadzenia regulaminu pracy. – patrz wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Justyna Gunia radca prawny, Senior Associate w AXELO Prawo i Podatki dla Biznesu

Podjęta próba rozwiązania kwestii stosowania monitoringu w zakładzie pracy, w kształcie zaproponowanym przez ustawodawcę, wydaje się dostatecznie wypełniać poważną lukę w prawie. Wejście w życie opisanych zmian do kodeksu pracy może być szansą na wzmocnienie ochrony praw pracowników w zakresie możliwości naruszania ich dóbr osobistych. Jednak brak ustalenia zasad wprowadzania i stosowania monitoringu do przepisów zakładowych oznacza, że pracodawca nie tylko nie dopełnił obowiązku ustawowego, ale może zostać obwiniony o zbieranie i przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej. ?

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 25 września 2018 r. w sprawie samodzielnego określenia przez pracodawcę treści regulaminu pracy, jeśli organizacja związkowa zwleka z jej ustaleniem

Tryb ustalania treści regulaminu pracy określa art. 1042 Kodeksu pracy, który stanowi, iż regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Natomiast w przypadku nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Zatem brak porozumienia z zakładową organizacją związkową, upoważnia pracodawcę do jednostronnego ustanowienia (lub zmiany) regulaminu pracy. Z uwagi na rolę, jaką regulamin pracy pełni w zakładzie pracy, powinien on być wydany w najszybszym możliwym terminie.

Należy zauważyć, iż powołany art. 1042 Kodeksu pracy dotyczy sytuacji, w której u pracodawcy działa wyłącznie jedna organizacja związkowa. W przypadku istnienia kilku organizacji związkowych, zastosowanie znajduje ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Zgodnie z art. 30 ust. 5 tej ustawy, jeżeli w sprawach wymienionych w tym przepisie (m.in ustalenia regulaminu pracy), organizacje związkowe lub organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Podsumowując powyższe zasadnym jest przyjęcie, iż także w przypadku problemów związanych z określeniem przez związek zawodowy samego terminu, do którego mają się zakończyć negocjacje, pracodawca powinien mieć prawo do samodzielnego wprowadzenia regulaminu pracy. Natomiast termin 30 dni powinien stanowić granicę prowadzenia uzgodnień pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową, także w przypadku określonym w art. 1042 Kodeksu pracy.