Celem formułowanego żądania jest możliwość dokładnego stwierdzenia, co i o jakich parametrach oferuje wykonawca, oraz potwierdzenie, że wskazany w ofercie przedmiot odpowiada wymogom postawionym przez zamawiającego.

Możliwość żądania próbki została literalnie wskazana w § 6 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2013 r., poz. 231). Jednak pomimo tak jednoznacznego uregulowania w kontekście kwalifikacji próbki wciąż budzi ona poważne wątpliwości wśród zamawiających. W zależności zatem od przyjętego stanowiska wobec kwalifikacji próbki – jako części oferty czy dokumentu przedmiotowego na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podejmowane będą kolejno czynności związane z oceną próbki w trakcie badania i oceny ofert oraz ustalenie praw i obowiązków zarówno wykonawcy, jak i zamawiającego.

Zbadaj cel żądania

W kontekście wskazanych rozbieżności w kwalifikacji próbka będzie zatem stanowiła część oferty, gdy określa ona przedmiot zobowiązania wykonawcy i podlega badaniu w ramach kryterium oceny oferty, np. w kryterium jakości bądź funkcjonalności. Potwierdza to również wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 października 2012 r., w którym wskazano, że „dokumenty odnoszące się bezpośrednio do przedmiotu przyszłego zobowiązania wykonawcy, dookreślające i uszczegółowiające jego zakres czy sposób wykonania, co do zasady są w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia".

Natomiast w przypadku przyjęcia odmiennej klasyfikacji próbki, uznając próbkę za mieszczącą się wśród wymagań dotyczących dokumentów przedmiotowych, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy p.z.p., wymóg żądania próbki będzie miał na celu potwierdzenie spełnienia warunków postawionych w SIWZ, a co za tym idzie – przybierze inny kształt odnośnie do procedury wyjaśnienia i uzupełnienia próbki w trybie art. 26 ustawy p.z.p.

Ponieważ jednak brak jednoznacznych przesłanek rozróżniających wymagania dotyczące złożenia próbki, należy każdorazowo badać cel, w jakim żądana jest próbka, odnosząc się przy tym do konkretnego stanu faktycznego. W tym zakresie należy przywołać wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 października 2012 r., gdzie wskazano, że „decydującym kryterium rozróżniającym i przesądzającym o odmiennej kwalifikacji tego typu dokumentów jest w tym przypadku cel ich składania oraz zakres informacji wynikający z ich treści. Z jednej strony, w przypadku treści oferty, jest to wskazane wyżej zdefiniowanie i dookreślenie zobowiązania, którego wykonawca się podejmuje. Natomiast tzw. dokumenty przedmiotowe generalnie potwierdzają, iż oferowane rozwiązania, czy nawet szerzej, prowadzona działalność, organizacja pracy etc., spełniają wymagania zamawiającego określone w SIWZ i nie odnoszą się przy tym bezpośrednio do proponowanego sposobu wykonania zamówienia".

Trzeba wezwać wykonawcę

Podkreślenia przy tym wymaga, iż konsekwencją sklasyfikowania próbki jako części oferty lub uznania za dokument przedmiotowy będą odmienne uregulowania w zakresie badania i oceny ofert. W przypadku uznania próbki za dokument, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy p.z.p., zamawiający, stwierdzając brak próbki lub jej niezgodność z wymogami postanowionymi w SIWZ, zobligowany jest do zastosowania art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p. w celu wezwania wykonawcy do uzupełnienia próbki lub na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy p.z.p. do złożenia wyjaśnień w przypadku wystąpienia pewnych rozbieżności między ofertą a próbką. Potwierdza to również orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, w tym m.in. wyrok KIO z 28 października 2014 r., gdzie wskazuje się, iż „próbki, na gruncie ustawy p.z.p., kwalifikowane są jako dokumenty potwierdzające, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom zamawiającego – tzw. dokumenty przedmiotowe (art. 25 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 25 ust. 2 ustawy p.z.p. w zw. z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane – DzU z 2013 r., poz. 231). W tej sytuacji po stronie zamawiającego zaktualizował się obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia brakujących próbek w trybie art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p.".

Popraw błędy

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

Natomiast w sytuacji, gdy próbka stanowi element treści oferty, uzupełnienie w trybie art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p. jest niedopuszczalne, gdyż byłoby de facto uzupełnieniem oferty niekompletnej o brakujący jej element. Wówczas jedyne zmiany, które zamawiający mógłby wprowadzić w zakresie próbki stanowiącej część oferty, mogą polegać na poprawieniu w niej błędów na podstawie art. 87 ust. 2 ustawy p.z.p. W tym przypadku również odpowiednią podstawą prawną wezwania do wyjaśnień w zakresie próbki stanowiącej część oferty będzie art. 87 ust. 1 ustaw p.z.p.. Na powyższe wskazuje również orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z 20 listopada 2014 r., gdzie wskazano, że „próbki produktów, które są składane celem ich oceny w ramach kryterium jakościowego, nie są traktowane jako tzw. dokumenty przedmiotowe w rozumieniu art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy p.z.p. i nie podlegają uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p. Takie próbki traktowane są jako treść oferty".

Zdaniem autorki

Paulina Nowicka, prawnik Kancelaria Prawna PIERÓG & Partnerzy

Reasumując, właściwe zakwalifikowanie próbki jako dokumentu przedmiotowego lub jako części oferty ma doniosłe znaczenie prawne w kontekście procedury badania i oceny ofert. W ślad za ukształtowaną linią orzeczniczą Krajowej Izby Odwoławczej podkreślić należy, iż „w przypadku, gdy próbka ma służyć potwierdzeniu wymagań zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy p.z.p., zamawiający w toku oceny próbki ma obowiązek zastosowania przepisu art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p., w okolicznościach wskazanych w przepisie, jeśli natomiast ma stanowić element oferty (w tym z częstym przełożeniem na kryterium oceny ofert), wówczas wskazany przepis nie ma zastosowania". Mając to na uwadze, zamawiający winni ze szczególną uwagą podchodzić do konstruowania wymagań dotyczących żądania próbki wraz z ofertą, jak również każdorazowo wskazywać cel, jakiemu ma służyć przedmiotowa próbka.