Proponowane zmiany w przepisach podatkowych, które miałyby wejść w życie od 2018 roku, zakładają między innymi ograniczenie możliwości uwzględniania wydatków na usługi niematerialne w kosztach podatkowych. Nowe przepisy mają co do zasady ograniczyć możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na usługi doradcze, badania rynku, reklamowe, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, ubezpieczeń, gwarancji i poręczeń, opłat i licencji oraz świadczeń o podobnym charakterze. Według informacji pochodzących z Rządowego Centrum Legislacji ograniczenie będzie miało zastosowanie do wartości nadwyżki kosztów ponad kwotę 3 mln zł w danym roku podatkowym. Zgodnie z projektowanymi zmianami podatnik będzie mógł wyłączyć z zakresu stosowania nowych przepisów koszty usług, opłat i licencji ponoszonych na rzecz podmiotów niepowiązanych z podatnikiem (w rozumieniu prawa podatkowego) oraz przenosić na kolejne okresy (pięć lat podatkowych) kwoty wydatków przekraczające obowiązujący w danym roku podatkowym limit. Ostateczne ograniczenia dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów usług niematerialnych będą znane po uchwaleniu zmian.

Organy są żywo zainteresowane

Dotychczasowa praktyka gospodarcza pokazuje jednak, że usługi niematerialne podlegają od długiego czasu szczególnej analizie ze strony organów podatkowych. Wielu księgowych albo doradców podatkowych może potwierdzić, że tego rodzaju wydatki pojawiające się w kosztach uzyskania przychodów danej jednostki gospodarczej cieszą się specyficznym zainteresowaniem w trakcie kontroli ze strony administracji skarbowej. Wynikiem świadczenia usługi niematerialnych jest dobro, które nie posiada materialnej postaci i może nim być na przykład:

- porada,

- informacja,

- wiedza, itp.

Rezultat zakupionych usług niematerialnych jest zatem trudny do zweryfikowania. Warto zatem zebrać odpowiednią dokumentację w momencie nabywania tego rodzaju usług, aby uniknąć ewentualnych zarzutów ze strony organów skarbowych, że usługa niematerialna była fikcyjna. Materiał dowodowy powinien potwierdzać, że miało miejsce faktyczne świadczenie usługi niematerialnej, a jej zakup był racjonalny i spójny z charakterem prowadzonej przez daną jednostkę działalności gospodarczej.

Dowód księgowy

Praktyka gospodarcza pozakazuje, że prawidłowo wystawiona faktura VAT oraz odpowiednio skonstruowana umowa nie wystarczą do takiego udokumentowania usług niematerialnych, którego fiskus nie miałby podstaw zakwestionować. Przepisy podatkowe nie wskazują jednak jasno, jakiego rodzaju dokumentację należy zgromadzić. Na podstawie art. 15 ust. 4e ustawy o CIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Z powyższego można wnioskować, że dany dokument, który dla celów bilansowych spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy, jest także właściwym dokumentem dla celów podatkowych.

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (dalej: uor) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

- określenie stron (nazwy, adresy) operacji gospodarczej;

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym części danych, jeśli wynika to z odrębnych przepisów, oraz zrezygnować z dekretacji, jeżeli wynika to z przyjętej techniki dokumentowania zapisów księgowych. Warto pokreślić, że według uor dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Zaadaptowanie wymagań dotyczących dowodów księgowych na potrzeby podatkowe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie organów. Warto zapoznać się na przykład interpretacjami Izby Skarbowej w Katowicach z 2 maja 2016 r. (IBPB-1-2/4510-106/16/KP) albo z 22 września 2016 r. (IBPB-1-2/ /4510-637/16-1/AnK).

Chodzi o faktyczne potwierdzenie

Orzecznictwo zarówno urzędów skarbowych, jak i sądów administracyjnych jasno też wskazuje, że z podatkowego punktu widzenia faktura VAT czy umowa są niedostateczne, aby wydatek na usługi niematerialne zakwalifikować do koszów uzyskania przychodów – konieczne jest poparcie wykonania usługi niematerialnej dodatkowymi dowodami o charakterze materialnym. Trybunał Konstytucyjny odniósł się do tego zagadnienia w postanowieniu z 27 kwietnia 2016 r. (Ts 373/15), w którym podkreślił, że posiadanie samej umowy oraz faktury dokumentującej zakup usługi niematerialnej jest niewystarczające. Dopiero bowiem posiadanie dowodów potwierdzających faktyczne wykonanie tego rodzaju usług pozwala zakwalifikować ponoszone wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Od zamówienia do wykonania

Warto rozważyć tworzenie tzw. defense file (>patrz tabela) dla każdej usługi, która może zostać zakwestionowana przez organy skarbowe. Gromadząc i archiwizując na bieżąco dokumenty i informacje, które wskażą na związek poniesionego wydatku na daną usługę niematerialną z uzyskaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, podatnik uniknie nerwowych sytuacji w razie ewentualnej kontroli podatkowej. Zgodnie bowiem z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej (o.p.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Z dyspozycji art. 181 o.p. dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1047 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1888 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 201 ze zm.)