Spółka zatrudnia na podstawie umowy o pracę handlowców, którzy zobowiązani są do osobistych wyjazdów do kontrahentów. Niekiedy obszar pracy jest tak rozległy, że pracownicy nie mają możliwość powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu. Wtedy – w związku z koniecznością wykonywania obowiązków służbowych – są zmuszeni przenocować poza siedzibą spółki i poza miejscem zamieszkania. Wydatki na noclegi w trasie, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami i opłaty parkingowe mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych i są niezbędne do ich wykonywania. Na potwierdzenie wydatków pracownicy dostarczają faktury lub rachunki, na podstawie których spółka zwraca im równowartość poniesionych wydatków.

Spółka – pracodawca i płatnik – zapytała czy ma rację, nie traktując zwróconych przedstawicielom handlowym wydatków jako ich przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Fiskus odpowiedział, że stanowisko spółki jest nieprawidłowe w części dotyczącej zwrotu wydatków na noclegi w trasie. Potwierdził jej wykładnię tylko w zakresie zwrotu wydatków na paliwo do samochodów służbowych, opłat za przejazdy płatnymi autostradami oraz parkingowych.

W ocenie urzędników, zapewnienia pracownikowi noclegu (zwrotu kosztów za nocleg) nie można utożsamiać z obowiązkami pracodawcy związanymi z porządkiem w zakładzie pracy, w tym z organizacją pracy lub wyposażeniem pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy. Wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i opodatkowywane wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o PIT. Fiskus stwierdził, że wartość spornego świadczenia (noclegu) jest dla pracowników nieodpłatnym świadczeniem jako przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia podatkowego z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (tj. do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł).

Spółka zaskarżyła interpretację i sąd administracyjny pierwszej instancji przyznał jej rację. Także jego zdaniem w opisanej sytuacji pracownik nie otrzymuje „świadczenia" w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, bo skarżąca jedynie zwraca mu wydatki ponoszone w jej interesie i na jej rzecz. Sąd uznał, że w spornym przypadku po stronie pracownika nie powstaje przychód, a spółka nie występuje w roli płatnika.

Naczelny Sąd Administracyjny uwzględnił skargę kasacyjną fiskusa, ale z powodów proceduralnych. Co do meritum zgodził się, że poniesione przez pracowników spółki wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. W ocenie NSA na pewno wydatki te nie mają związku z potrzebami osobistymi pracowników, a wyłącznie z celami służbowymi. W trakcie świadczenia pracy, zatrudnieni pracownicy wydatkują pieniądze w związku z wykonywaniem określonych zadań na rzecz pracodawcy. Do ich realizacji pracownik musi korzystać z noclegu poza miejscem zamieszkania. Wydatki z tym związane są zwracane pracownikowi po przeprowadzonej kontroli dokumentów potwierdzających ich poniesienie.

Tym samym, jak tłumaczył sąd, spółka ocenia zasadność korzystania przez pracownika z noclegu poza miejscem zamieszkania. W takiej sytuacji nie można uznać, że otrzymywany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na nocleg jest świadczeniem spełnianym w jego interesie, a nie pracodawcy. Zapłata przez pracodawcę kosztu noclegu pracownika wykonującego swe obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejsca zamieszkania pracownika) to racjonalny wydatek firmy związany z realizacją określonych celów gospodarczych. Wydatek ten jest ponoszony w interesie pracodawcy i jest kosztem osiągnięcia przychodów firmy.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 lutego 2017 r. (II FSK 233/15).

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki: a.tarka@rp.pl

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Komentarz eksperta

Marcin Bazylczuk, radca prawny, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii BZK Legal & Tax s.c.

Pracodawca powinien organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. W przypadku tzw. pracowników mobilnych (np. przedstawicieli handlowych) optymalna organizacja pracy wymaga niekiedy od pracodawcy zorganizowania dla pracownika zakwaterowania. Istnieje jednak wątpliwość, czy zapewnienie pracownikowi noclegów nie spowoduje obowiązku opodatkowania nieodpłatnego świadczenia, które otrzymał pracownik. TK w wyroku z 8 lipca 2014 r. (K7/13) zajął stanowisko, że o nieodpłatnym świadczeniu dla pracownika można mówić tylko wtedy, gdy świadczenie to jest spełnione za zgodą pracownika, w interesie pracownika a nie pracodawcy, a korzyść jest wymierna i przypisana pracownikowi. Z uwagi na charakter pracy pracownika mobilnego, zapewnienie przez pracodawcę zakwaterowania może być nieodłącznym warunkiem prawidłowego wykonania pracy. Służy bowiem realizacji obowiązku pracowniczego oraz zapewnia odpowiednią jakoś i wydajność pracy. Pracownik nie ma też żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzaniu tym świadczeniem oraz wykorzystuje je w interesie pracodawcy. Co do zasady, takie świadczenie nie powinno więc podlegać opodatkowaniu. Organy podatkowe nie prezentują jednolitego stanowiska w tym zakresie. Przykładowo, zgodnie ze stanowiskiem fiskusa wyrażonym w interpretacji z 30 maja 2016 r. (DD3.8222.2.62.2016.IMD), w przypadku pracowników, którzy są oddelegowani do pracy, finansowanie noclegów na czas wykonywania przez nich obowiązków służbowych powinno być traktowane jako przychód tych pracowników ze stosunku pracy. Również z perspektywy systemu ubezpieczeń społecznych istnieje ryzyko, że wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników zostanie uznana za podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (uchwała SN z 10 października 2015 r. , III UZP 14/15).