Zakup materiałów pomocniczych - jak dokumentować

Nabycie w jednostkach handlu detalicznego rzeczy zużywanych w związku z działalnością gospodarczą, które bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości, może być dokumentowane paragonem zaopatrzonym w datę i stempel zbywcy.

Publikacja: 04.02.2016 01:00

Zakup materiałów pomocniczych - jak dokumentować

Foto: Fotorzepa, Jerzy Dudek

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej kupiłem w sklepie materiały pomocnicze. Przez nieuwagę wziąłem paragon fiskalny zamiast faktury. Czy wydatek na zakup tych materiałów mogę ująć jako koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł być przez niego zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (por. wyrok NSA z 17 lipca 2015 r., II FSK 2786/14).

Jak zatem widzimy, jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów jest właściwe udokumentowanie go, tj. w sposób pozwalający na zaewidencjonowanie w urządzeniach księgowych – w przypadku czytelnika w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Co mówią przepisy

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się, w szczególności:

- f aktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami lub

- inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres wykonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

- określenie przedmiotu operacji gospodarczej i jego wartości oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W złotych i po polsku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do niego (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Zapisy w księdze trzeba wykazywać w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia).

Na podstawie innych dowodów

Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Takie dokumenty to dowody wewnętrzne. Określają one: przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach: przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 rozporządzenia). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (zob. § 14 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia).

Materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości (zob. § 3 pkt 1 lit. c rozporządzenia).

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem § 14 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, które określają ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (zob. § 14 ust. 4 rozporządzenia).

Uwaga! Otrzymanie m.in. materiałów pomocniczych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (§ 16 ust. 1 rozporządzenia).

Zakup na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego może być zatem udokumentowany paragonem fiskalnym. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Nie jest potrzebne sporządzanie dowodu wewnętrznego, aby ująć ten wydatek jako koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Podstawą do ujęcia kosztu w księdze jest paragon potwierdzający nabycia opisany na odwrocie jak wyżej.

Gdzie wpisać

Zakup materiałów pomocniczych ujmuje się w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak bowiem wynika z objaśnień do podatkowej księgi, kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. W tej kolumnie czytelnik powinien zaewidencjonować zakup przedmiotowych materiałów pomocniczych. Należy jednak zauważyć, że w praktyce występują wątpliwości i niektórzy podatnicy ewidencjonują wydatki na zakup materiałów pomocniczych w kolumnie 13 podatkowej księgi.

WNIOSEK

Na zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego podatnik nie musi mieć faktury, aby ująć wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Może ująć go na podstawie dowodu wewnętrznego sporządzanego na podstawie paragonu fiskalnego, a w przypadku środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych na podstawie opisanego paragonu fiskalnego.

Autor jest doradcą podatkowym

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej kupiłem w sklepie materiały pomocnicze. Przez nieuwagę wziąłem paragon fiskalny zamiast faktury. Czy wydatek na zakup tych materiałów mogę ująć jako koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł być przez niego zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP