fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Płace

Odpisy na zakładowy fundusz socjalny z końcem roku trzeba skorygować

123RF
Do 31 grudnia 2016 r. pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą finalnie rozliczyć dokonywane na jego rzecz odpisy. Wymaga to porównania szacowanych na początku roku stanów zatrudnienia z tymi faktycznymi.

Ustalając na początku roku sumę, jaką trzeba zasilić wydzielony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs), firmy muszą bazować na planowanych w poszczególnych miesiącach poziomach liczebności załogi. Z uwagi jednak na fakt, że rzadko da się przewidzieć wszystkie ruchy kadrowe w zakładzie, ustawodawca przewidział mechanizm korygowania odpisów na zfśs. Ma on na celu uwzględnienie w terminie do ostatniego dnia grudnia rzeczywistych stanów zatrudnienia i skalkulowanie w oparciu o nie finalnych kwot, które powinny być przeznaczone w danym roku na działalność socjalną prowadzoną przez pracodawcę.

Przelewy w dwóch ratach

Podmioty, które na mocy powszechnie obowiązujących przepisów muszą tworzyć zfśs, dokonują jego zasileń w dwóch ratach:

- pierwszej, wynoszącej co najmniej 75 proc. równowartości odpisu podstawowego – płatnej do 31 maja danego roku,

- drugiej, obejmującej pozostałą część ustalonych odpisów – płatnej do 30 września danego roku.

Powyższe terminy nie dotyczą pracodawców, którzy dobrowolnie utworzyli fundusz na działalność socjalną (czyli podmiotów zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Tego typu podmioty przekazują środki socjalne w ustalonych przez siebie datach.

Bez odsetek za spóźnione przelewy

Niekiedy zdarza się, że do przelania środków na zfśs dojdzie już po wyznaczonym terminie (np. po 30 września). Taka sytuacja nie powoduje jednak powstania po stronie pracodawcy zobowiązania do odprowadzenia odsetek z tego tytułu (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2012 r., III PK 66/11). Co jednak ważne, pracodawca, który będąc do tego zobowiązany, nie przekaże terminowo odpisu socjalnego, może zostać ukarany grzywną. Jej maksymalna wysokość to 5000 zł.

Ustawowe odpisy w 2017 r. bez zmian

Rok 2017 jest kolejnym, w którym wysokość odpisów na zfśs została zamrożona. Oznacza to, że w przyszłym roku nie zmieni się kwota, którą pracodawca musi przekazać za jednego zatrudnionego na zfśs.

W przyszłym roku odpisy socjalne wyliczane będą zatem od kwoty 2917,14 zł, wynikającej z obwieszczenia Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (MP nr 15, poz. 156).

Podmioty spoza sfery budżetowej mogą przewidzieć inne wartości odpisów.

Plan na początku roku

Aby wiedzieć, jakie kwoty trzeba przelać na konto zfśs, w pierwszej kolejności należy oszacować, jakie będzie średnie zatrudnienie w danym roku. W tym celu konieczne jest:

- wyznaczenie przeciętnej liczby zatrudnionych (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) w poszczególnych miesiącach,

- dodanie stanów zatrudnienia ze wszystkich 12 miesięcy danego roku,

- podzielenie otrzymanej sumy przez 12 (wynik zaokrąglamy do 2 miejsc po przecinku).

Średnie zatrudnienie w trzech etapach

Przepisy nie dają odpowiedzi na to, w jaki sposób określić miesięczną, średnią liczbę pracujących osób. Jak wskazuje praktyka, można tu wyodrębnić 3 etapy:

Etap 1.

Ustalenie osób, które należy wliczać do stanów zatrudnienia >patrz tabela

Etap 2.

Przeliczenie na pełne etaty, które sprowadza się do:

- podzielenia liczby godzin pracy w tygodniu niepełnoetatowca przez liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego na całym etacie,

- pomnożenia otrzymanego współczynnika przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy,

- zaokrąglenia wyniku do dwóch miejsc po przecinku.

Etap 3.

Ustalenie przeciętnego poziomu zatrudnienia z danego miesiąca, przy użyciu jednej z trzech metod statystycznych:

- metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – nakazuje ona zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzielić otrzymaną wartość przez liczbę dni miesiąca,

- metoda uproszczona – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,

- metoda średniej chronologicznej – sprowadza się ona do zsumowania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzielenia otrzymanej wartości przez 2.

Pierwsza z tych metod znajduje zastosowanie m.in. w firmach z dużą płynnością kadr (np. w przedsiębiorstwach, w których występuje zjawisko sezonowości powodującej znaczące różnice w liczebności załogi w poszczególnych miesiącach). Dwie pozostałe przydatne są w warunkach stabilnej sytuacji kadrowej.

Korekta do 31 grudnia...

Po skalkulowaniu przeciętnego poziomu zatrudnienia z danego miesiąca, należy pomnożyć średnią liczbę etatów przez jednostkową kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych. Otrzymujemy w ten sposób należny roczny odpis.

W końcówce roku przeprowadzamy procedurę korekty odpisu na zfśs, co polega na:

Krok 1. Ustaleniu przeciętnego zatrudnienia w całym roku na podstawie faktycznej liczebności załogi z poszczególnych miesięcy.

Krok 2. Wyliczeniu na bazie rzeczywistego uśrednionego stanu zatrudnienia wysokości należnego odpisu na zfśs.

Krok 3. Porównaniu otrzymanego wyniku z wysokością odpisu odprowadzonego w trakcie roku (do końca maja i końca września).

Krok 4. Podjęciu działań w postaci:

- wycofania nadwyżki z konta zfśs na rachunek bieżący firmy lub pomniejszenia przyszłorocznego odpisu na działalność socjalną o kwotę nadpłaty – gdy faktyczna średnia liczba zatrudnionych jest niższa od tej planowanej,

- odprowadzenia na wyodrębniony rachunek zfśs dodatkowych środków, których kwota zależy od rozmiarów różnicy między stanami planowanymi a faktycznymi – zakładany poziom zatrudnienia jest mniejszy od rzeczywistego.

Jeśli faktyczny stan zatrudnienia jest równy stanowi planowanemu, wówczas nie ma potrzeby korygowania odpisu.

... lub w trakcie roku

Niekiedy pracodawca ma pewność, że liczebny stan załogi ulegnie zmianie, zanim jeszcze nastanie grudzień. Może wtedy wstępnie skorygować wysokość środków socjalnych przed przelaniem pierwszej lub drugiej raty odpisów na wyodrębnione konto. Takie działalnie nie zwalnia jednak z konieczności dokonania finalnej korekty odpisów na zfśs najpóźniej do 31 grudnia.

Przykład

W styczniu 2016 r. spółka z o.o. założyła, że średnie miesięczne zatrudnienie wyniesie w tym roku 127 osób, w tym:

- 101 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 16 pracowników na 1/2 etatu oraz 5 osób na 3/4 etatu (wszyscy wykonują pracę w normalnych warunkach),

- 5 pracowników zatrudnionych na cały etat w uciążliwych warunkach.

Dokonując odpisu na zfśs w ustawowej wysokości, spółka ustaliła odpis należny za 2016 r. w następujący sposób:

Krok 1. Naliczenie odpisu na podstawie planowanego stanu zatrudnienia ze stycznia br.

- pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 1093,93 zł x 112,75 etatu (101 etatów + 16 x 0,5 etatu + 5 x 0,75 etatu) = 123 340,61 zł,

- pracownicy zatrudnieni w warunkach uciążliwych: 1458,57 zł x 5 etatów = 7292,85 zł.

- łączna kwota odpisu: 123 340,61 zł + 7292,85 zł = 130 633,46 zł (zapłacona w maju i we wrześniu 2016 r.).

Krok 2. Obliczenie w grudniu br. odpisu z uwzględnieniem faktycznego przeciętnego stanu zatrudnienia, który wyniósł:

- 114 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 15 pracowników na 1/2 etatu oraz 4 pracowników na 3/4 etatu (wszyscy pracują w normalnych warunkach),

- 7 pracowników pełnoetatowych zatrudnionych w warunkach uciążliwych.

- pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 1093,93 zł x 124,50 etatu, tj. 114 etatów + (15 x 0,5 etatu) + (4 x 0,75 etatu) = 136 194,29 zł,

- pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych: 1458,57 zł x 7 etatów = 10 209,99 zł.

- łączna kwota odpisu: 136 194,29 zł + 10 209,99 zł = 146 404,28 zł.

Krok 3. Porównanie wysokości odpisu z początku i końca roku

Ponieważ rzeczywista przeciętna liczba zatrudnionych okazała się wyższa od zaplanowanej, pracodawca ma obowiązek uzupełnić środki zfśs o kwotę 15 770,82 zł (146 404,28 zł – 130 633,46 zł).

masz pytanie, wyślij e-mail: tygodnikpraca@rp.pl

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA

WIDEO KOMENTARZ

REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA