Pracodawca powinien udzielać urlopu wypoczynkowego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo, a najpóźniej do końca września roku następnego. Pod koniec roku trzeba zatem przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Niewybrane dni wypoczynku należy udzielić, jeśli to możliwe, jeszcze w tym roku, albo ustalić termin urlopu przypadający do 30 września 2018 r.
Zaległości urlopowe pracownika mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, takie jak długotrwała choroba lub przebywanie zatrudnionego na urlopach związanych z rodzicielstwem. Po powrocie z takiej nieobecności szef powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku.
Poza „zwykłym" urlopem, pracownicy mają też prawo do tzw. urlopu na żądanie, w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym. To zatrudniony decyduje o terminie ich wykorzystania. Musi jedynie poinformować pracodawcę o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym korzysta z tego wolnego. Należy jednak pamiętać, że ten urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym staje się normalnym urlopem zaległym. Traci on zatem z końcem roku kalendarzowego swój szczególny charakter urlopu na żądanie.
W sprawie niewykorzystanego w danym roku urlopu na żądanie wypowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy (pismo GPP-110-4560-170/08/PE). Wskazała, że choć niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, to nie musi on zostać udzielony do 30 września kolejnego roku. Przepis nakazujący udzielenie zaległego urlopu do końca września kolejnego roku nie dotyczy bowiem urlopu na żądanie.
Współczynnik urlopowy w 2018 r. dla pracowników niepełnoetatowych