Zaległy urlop przed przejściem na urlop wychowawczy - kiedy się przedawnia

Urlop wypoczynkowy, czyli płatne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, jest – obok wynagrodzenia – jednym z podstawowych i niezbywalnych praw pracowniczych. Z tego powodu pracodawcy muszą przykładać wielką wagę do właściwego rozliczania się z podwładnymi z ich uprawnień urlopowych.

W tym kontekście szczególnie ważna jest konieczność m.in. terminowego udzielania urlopu w naturze. Niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Dla pracodawców istotna jest przy tym właściwa interpretacja przepisów o przedawnieniu prawa do urlopu.

Do obowiązków pracodawców należy udzielanie urlopów:

- w tym roku, w którym zatrudnieni nabyli do nich prawo,

- na bieżąco, zgodnie z planem urlopów albo – w razie jego braku – w terminach uzgodnionych z pracownikami.

Dni wypoczynku, których pracownicy nie wykorzystają zgodnie z planem urlopów lub w terminie, który ustaliły strony, stają się urlopem zaległym.

Czyszczenie konta

Na zaległy wypoczynek z danego roku trzeba wysłać podwładnego do końca września roku następnego. Termin ten jest zachowany, jeżeli podwładny zacznie korzystać z wakacji przed upływem tego terminu, a więc najpóźniej 30 września.

Przykład

Z powodu długotrwałej choroby pracownik nie wykorzystał dziesięciu dni urlopu wypoczynkowego za 2014 r. Pracodawca udzielił mu zaległego wypoczynku od 28 września do 9 października 2015 r. W tej sytuacji nie doszło do naruszenia przepisów prawa pracy.

Do 31 grudnia 2011 r. obowiązywała regulacja, w myśl której udzielenie zaległego urlopu musiało następować do 31 marca następnego roku przypadającego po tym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Lepiej się dogadać

Niwelując stany kont urlopowych, pracodawcy często mają wątpliwości, czy mogą przymusić pracowników do wykorzystania zaległych wakacji. Opinie są podzielone. W wyroku Sądu Najwyższego z 25 sierpnia 2004 r. (PZP 4/04) czytamy, że: „Nie ma jednej i prostej odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Odpowiedź zależy od okoliczności, a te mogą być rozmaite". Z kolei w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119) SN stwierdził już jednoznacznie, że szef ma prawo udzielić pracownikowi zaległych dni urlopowych, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. W przywołanym orzeczeniu dopuszczono możliwość wysłania podwładnego, wbrew jego woli, na zaległy wypoczynek przez wyznaczenie terminu jego rozpoczęcia i wręczenie karty urlopowej.

Odmiennego zdania jest jednak Państwowa Inspekcja Pracy. Nie dopuszcza ona przymuszania pracowników do udania się na zaległy wypoczynek.

Mimo że wspomniany wyżej wyrok SN z 24 stycznia 2006 r. zapadł w jednostkowej sprawie i nie można go traktować jako wiążącej wykładni przepisów prawa, to zasługuje on na aprobatę. W razie sporu sądowego można liczyć, że składy orzekające go uwzględnią.

Dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie pracownikowi propozycji terminów na wykorzystanie zaległego urlopu na piśmie. Gdy zatrudniony na nic się nie zgadza, warto na tę okoliczność sporządzić stosowną notatkę służbową, co w przyszłości pomoże uzasadnić jednostronne wysłanie go na płatny odpoczynek.

Termin przedawnienia

Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 k.p.). Niestety termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach. Z tego powodu przy ustalaniu momentu, od którego liczony jest bieg przedawnienia prawa do urlopu, należy posiłkować się wyrokiem SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). SN uznał w nim, że „rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.)".

Z uwagi na zmianę przepisów od 1 stycznia 2012 r. w odniesieniu do zaległego urlopu za 2011 r. i lata następne termin przedawnienia należy liczyć od końca września następnego roku przypadającego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Przykład

Pracodawca udzielił zatrudnionemu 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego mu za 2014 r. w terminie od 1 lipca do 5 sierpnia 2014 r. Z powodu choroby podwładnego urlop ten został przerwany po 15 dniach i do końca 2014 r. pracownik go już nie wykorzystał. W tej sytuacji urlop wypoczynkowy za 2014 r. przedawni się z końcem września 2018 r.

Pauza na wychowawczy

Z początkiem października 2013 r. wprowadzono istotny wyjątek w zakresie przedawnienia prawa do urlopu. Polega on na tym, że bieg przedawnienia roszczenia o urlop nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 2931 k.p.). W konsekwencji ci, którzy nie skorzystali z należnych im dni urlopu wypoczynkowego przed urlopem wychowawczym, nie tracą do nich prawa nawet po trzech latach.

Przykład

Pracownica posiadająca staż urlopowy uprawniający ją do 26 dni urlopu wypoczynkowego w 2013 r. urodziła dziecko. Bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wystąpiła o dwuletni urlop wychowawczy. W jego trakcie ponownie zaszła w ciążę i urodziła drugie dziecko. Obecnie korzysta na nie z kolejnego urlopu wychowawczego w wymiarze trzech lat. Bieg przedawnienia prawa do urlopu wypoczynkowego za 2013 r. i lata następne uległ zawieszeniu, a pracownica będzie mogła skorzystać z prawa do urlopu po powrocie do pracy, co ma nastąpić w 2018 r.

Przykład

Pracownica rozpoczęła urlop wychowawczy 13 stycznia 2014 r. Zgodnie ze złożonym wnioskiem będzie na nim przebywać do końca 2015 r. Idąc na wychowawczy, miała do wybrania 36-dniową pulę urlopową, na którą składało się 10 dni z 2013 r. i 26 dni wypoczynku za 2014 r. (prawo do tych 26 dni nabyła z początkiem 2014 r.). W tej sytuacji bieg przedawnienia wypoczynku za 2013 r., w myśl zmodyfikowanych przepisów, nie rozpoczął się 1 października 2014 r. To oznacza, że pracownica przez trzy lata po powrocie do pracy będzie mogła wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy z 2013 r. Tak samo jest z urlopem za 2014 r. Bieg przedawnienia urlopu zarówno za 2013 r., jak za 2014 r. rozpocznie się dopiero 1 stycznia 2016 r., czyli po powrocie kobiety z urlopu wychowawczego.

Czasem ekwiwalent

Odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze jest ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Co do zasady przysługuje on wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w zatrudnieniu na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

W wyroku SN z 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00, OSNP 2003/1/ 14) stwierdzono, że w momencie zakończenia stosunku pracy prawo do niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego ulega przekształceniu w uprawnienie do ekwiwalentu pieniężnego, który pracownik powinien otrzymać w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. W tym dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o pieniężną należność za niewykorzystane w naturze, ale nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.

Podwładny zyskuje prawo do ekwiwalentu zarówno za bieżący, jak i zaległy niewykorzystany urlop wypoczynkowy dopiero w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Zatem przy ustalaniu jego wysokości jako podstawę przyjąć należy:

- wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej kwocie przysługujące pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,

- średnią składników zmiennych wypłaconych w okresie trzech lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających ten, w którym powstało prawo do świadczenia.

Powyższe zasady dotyczą także ekwiwalentu należnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w latach poprzednich. Takie stanowisko znalazło potwierdzenie w wyroku SN z 15 października 1976 r. (I PRN 1/76).

Aktualny współczynnik

Przesądzający dla rozstrzygnięcia tego, w jakiej wysokości zastosować współczynnik przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego, jest moment zyskania przez pracownika prawa do należności za urlop niewykorzystany w naturze. Współczynnik przyjmuje się zatem z tego roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Nie jest ważne, czy chodzi o urlop bieżący czy zaległy.

Jeżeli więc np. podwładny odejdzie z pracy w 2015 r., mając na koncie urlopowym niewykorzystane dni płatnego wypoczynku jeszcze z minionych lat, to obliczając kwotę przysługującego mu z tego tytułu ekwiwalentu, trzeba się posłużyć współczynnikiem z bieżącego roku, który dla pracownika pełnoetatowego wynosi 21.

Przykład

Pan Robert w grudniu 2015 r. nabędzie prawo do ekwiwalentu m.in. za urlop wypoczynkowy z 2014 r. W tej sytuacji zastosujemy współczynnik przewidziany na 2015 r. Gdyby pan Robert uprawnienie do tego świadczenia pieniężnego nabył jeszcze w 2014 r., ale jego wypłata nastąpiłaby dopiero w styczniu 2015 r., wówczas zastosowanie powinien znaleźć wskaźnik obowiązujący w 2014 r.

Przykład (patrz: rys. 1)

Z końcem września 2015 r. pracownikowi pełnoetatowemu zakończyła się umowa o pracę zawarta na czas określony, po której bez dnia przerwy zawarł z dotychczasowym pracodawcą umowę bezterminową. Ponieważ strony nie postanowiły o wykorzystaniu urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę, pracownikowi wypłacono ekwiwalent za 184 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego z 2014 r. i 2015 r. We wrześniu osobie tej przysługiwało stałe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4000 zł brutto, natomiast w okresie od czerwca do sierpnia 2015 r. otrzymała premie miesięczne w łącznej kwocie 1400 zł (z powodu choroby w ciągu tych trzech miesięcy przepracowała w sumie tylko 34 dni).

W tych okolicznościach ekwiwalent należy wyliczyć następująco: