fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Maile pracowników pod kontrolą pracodawcy - czy można je czytać

123RF
Pracodawca może monitorować służbową pocztę elektroniczną podwładnych m.in. w celu kontroli wykorzystania czasu pracy. Musi jednak z odpowiednim wyprzedzeniem ujawnić taki zamiar pracownikom.

W świetle art. 223 § 1-3 kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu jej świadczenia oraz właściwego użytkowania udostępnionych podwładnemu narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring). Ten nadzór nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych etatowca.

Z przywołanych przepisów jednoznacznie wynika, iż pracodawcę obowiązuje zakaz czytania prywatnych e-maili podwładnych wysłanych ze służbowej elektronicznej skrzynki pocztowej.

Spisane zasady

Cele, zakres i sposób zastosowania w/w monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeśli zatrudniający nie jest objęty układem zbiorowym pracy bądź nie jest zobligowany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu. Pracodawca ma obowiązek poinformować załogę o tym, że wprowadza monitoring, w sposób przyjęty w zakładzie – np. poprzez rozesłanie maili czy wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń – najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ta wiadomość musi być sformułowana w sposób przejrzysty, zwięzły, zrozumiały, napisana jasnym i prostym językiem (art. 12 ust. 1 RODO).

Z wiadomością o stosowanym w firmie monitoringu służbowej poczty elektronicznej trzeba odrębnie informować każdą nowo zatrudnianą osobę. Pracodawca ma obowiązek przekazać jej pisemną informację o celach, zakresie i sposobach zastosowania monitoringu przed dopuszczeniem jej do pracy.

Wprowadzając monitoring poczty, pracodawca musi oznaczyć ten fakt w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem kontroli w tej formie (art. 222 § 6-10 k.p.).

W zgodzie z RODO

Treść regulacji wewnątrzzakładowych odnoszących się do monitoringu poczty elektronicznej musi być zbieżna z zasadami określonymi w art. 5 RODO, tj. zasadą:

- zgodności z prawem,

- rzetelności i przejrzystości,

- ograniczenia celu,

- minimalizacji danych,

- prawidłowości,

- ograniczenia przechowywania danych,

- integralności i poufności,

- rozliczalności.

Autorka jest adwokatem

Wzór fragmentu regulaminu pracy odnoszący się do monitoringu służbowej poczty elektronicznej

1. Na podstawie art. 223 § 1-3 k.p. w zw. z art. 222 § 6-10 k.p. w zw. z art. 5 oraz art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO wprowadza się monitoring służbowej poczty elektronicznej w celu kontroli czasu pracy.

2. Materiały pozyskane w trakcie monitoringu będą wykorzystywane wyłącznie w celu wskazanym w pkt 1.

3. Monitoring będzie prowadzony z poszanowaniem tajemnicy korespondencji, godności i dóbr osobistych pracowników.

4. Dostęp do materiałów z monitoringu będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych osobowych. W/w osoby będą zobowiązane do zachowania w tajemnicy tych danych.

5. Materiały z monitoringu będą przechowywane przez okres 30 dni, poczynając od dnia wytworzenia raportu aktywności. Po upływie tego okresu będą one niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, o ile nie zaistnieje konieczność ich przechowywania do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, w którym będą stanowić dowód. ?

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA