Zgodnie z teoriami zarządzania każda organizacja składa się co najmniej z trzech elementów: ludzi, środków materialnych oraz informacji. Zmiany, które dotyczą pierwszego i ostatniego z nich, wpływają na organizacje w sposób najbardziej wyraźny.
W wielu rozmowach o paperless na początku pojawia się pytanie: „Dlaczego właściwie papier jest zły?". W końcu to proste narzędzie, a wszyscy pracownicy wiedzą, jak z niego korzystać. Dokument papierowy można też przecież zawsze zeskanować – ba, dostawcy oprogramowania wspomagają procesy zbierania danych ze skanów dzięki technologii OCR.
Czytaj także: Pakiet e-commerce – zmiany nie tylko w handlu elektronicznym
Ten sposób organizacji pracy ma jednak w naszej ocenie istotne ograniczenia. Narzuca się np. pytanie o koszty związane z zakupem i dystrybucją papieru czy też z zapewnieniem obsługi wykonywania kserokopii. Jeszcze istotniejszy jest brak mobilności, której nie należy w tym przypadku rozumieć jako wykonywania pracy poza biurem, np. w trybie zdalnym. Z naszych doświadczeń wynika, że wprowadzenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz organizacji i w kontaktach z podmiotami trzecimi zapewnia trwałe przyśpieszenie procesów zawierania zobowiązań cywilnoprawnych i akceptacji wewnętrznej poszczególnych czynności, ułatwienie komunikacji w administracji publicznej, bardzo szybką i sprawną modyfikację całego procesu lub wymianę aktorów w jego ramach.
Jak przekonać pracowników
Oczywiście wdrożenie paperless w organizacji nie ma charakteru stricte prawnego – to przede wszystkim wyzwanie dla zespołu. Przydatne będą wiedza i doświadczenie w zarządzaniu zmianą. Z naszych doświadczeń wynika, że decydujące jest stanowisko organów zarządczych. Taki organ powinien jasno zakomunikować, w jakim zakresie i w jakim terminie organizacja wdraża paperless. Zalecamy także stworzenie grupy przyjaciół/liderów zmiany. Nie muszą być to osoby na szczeblu managerskim, powinny natomiast rozumieć zakres zmiany, być jej zwolennikami i móc zadeklarować określoną pomoc w praktycznym wdrażaniu rozwiązań innym osobom w organizacji.
