fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

E-zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Wideokonferencja
Adobe Stock
Minął już ponad rok od wprowadzenia do Kodeksu spółek handlowych możliwości udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a kilka miesięcy – od umożliwienia udziału w zgromadzeniu w takiej formie bez konieczności wprowadzania do umów spółek dodatkowych postanowień.

Czy nowa możliwość jest wykorzystywana przez zarządy spółek? Czy możliwe jest zorganizowanie bezpiecznego zgromadzenia w takim trybie? Wydaje się, że trwająca sytuacja epidemiologiczna jest najlepszą sposobnością do tego, by taką formę uczestnictwa w zgromadzeniu wypróbować.

Na wstępie należy zaznaczyć, że od 31 marca 2020 r. udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest możliwy bez względu na to, czy umowa spółki zawiera jakiekolwiek postanowienia w tym zakresie (za wyjątkiem sytuacji, gdy umowa spółki wyraźnie zabrania takiej formy uczestnictwa w zgromadzeniu). Przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć takie rozwiązania techniczne, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość.

Czytaj także: Zdalny udział w zgromadzeniach wspólników

Odbywanie zgromadzeń bez formalnego zwołania

Zgodnie z art. 2341 § 1 Kodeksu spółek handlowych, o możliwości udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a zatem także o wyborze odpowiedniej platformy internetowej, decyduje zwołujący to zgromadzenie (w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością najczęściej będzie to zarząd). Powstaje zatem pytanie, czy możliwy jest udział zdalny w zgromadzeniu, które odbywa się bez formalnego zwołania. Biorąc pod uwagę literalne brzmienie przepisu art. 2341 § 1 Kodeksu spółek handlowych, może się wydawać, że taka możliwość nie dotyczy zgromadzeń odbywających się bez formalnego zwołania. Z drugiej jednak strony, nowe przepisy nie wyłączają stosowania art. 240 Kodeksu spółek handlowych. W mojej ocenie, jeżeli wszyscy wspólnicy byliby obecni na zgromadzeniu i wszyscy zgodziliby się na uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników w powołany powyżej sposób, choćby części z nich, nie powinno im się odbierać takiej możliwości.

Dwustronna komunikacja wspólników oraz zdalne głosowanie

W teorii: udział w zgromadzeniu wspólników obejmuje w szczególności: 1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników oraz 2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

W praktyce: jak zorganizować dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników? Niezwykle szybki rozwój technologii pozwala na wybór wśród wielu różnych komunikatorów internetowych, które dają możliwość śledzenia obrad oraz wypowiadania się w ich toku (w ramach wideokonferencji): Skype, ZOOM, Google Hangouts, Microsoft Teams. Podstawowe pytanie brzmi jednak, czy za ich pomocą możliwe jest zorganizowanie bezpiecznego zgromadzenia wspólników. Organizując zgromadzenie wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy zapewnić wspólnikom nie tylko możliwość oglądania (transmisji) obrad w czasie rzeczywistym, ale przede wszystkim możliwość aktywnego uczestnictwa, wymiany informacji. Niezwykle istotną kwestią jest zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji na takim zgromadzeniu, w tym ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem.

Jak zapewnić wspólnikom możliwość wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu w toku zgromadzenia wspólników? Chodzi o umożliwienie wspólnikowi głosowania nad powzięciem uchwały przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ustawodawca nie narzuca formy oddawania głosu, ale konieczna jest weryfikacja tożsamości osoby oddającej głos. W tym celu np. generuje się specjalny, unikatowy link do spotkania zorganizowanego za pomocą wybranego komunikatora, który następnie udostępnia się wspólnikom albo ustanawia się hasło, którego podanie jest niezbędne w celu dołączenia do spotkania.

Dużym wyzwaniem okazuje się być także podejmowanie uchwał w sprawach, w których rozstrzygnięcie wymaga głosowania tajnego (przede wszystkim uchwał w sprawach osobowych). Wymóg tajności głosowania na zgromadzeniach wspólników, w których możliwe jest uczestnictwo przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie został zniesiony, w konsekwencji czego zadaniem spółki jest takie przygotowanie zgromadzenia, aby umożliwić tajne głosowanie. Wydaje się, że w tym celu konieczne będzie skorzystanie ze specjalnie stworzonych do obsługi „e-zgromadzeń" (płatnych) aplikacji, platform internetowych. Niezbędny będzie wybór aplikacji, która jest bezpieczna (zapewnia bezpieczne oddane głosu), zapewnia tajność głosowania oraz weryfikację tożsamości głosujących osób, a także wyklucza możliwość głosowania nad daną uchwałą więcej niż jeden raz. Konieczna może się również okazać funkcjonalność pozwalająca na wyłączenie wspólnika od głosowania, np. przy głosowaniu nad udzieleniem absolutorium dla tego wspólnika.

W wypadku, gdy spółka nie chce korzystać z płatnych, dedykowanych aplikacji, zarząd spółki powinien rozważyć umożliwienie wspólnikom zdalnego udziału wyłącznie w zgromadzeniach, w których podejmowane będą uchwały w głosowaniu jawnym. Wydaje się bowiem, że wymienione powyżej komunikatory ze swoimi standardowymi funkcjonalnościami nie zapewniają tajności głosowania.

Przyjęcie regulaminu

W teorii: rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, powinni określić szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w formie regulaminu. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Jak wynika z powyższego, w celu umożliwienia wspólnikom uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej konieczne jest w pierwszej kolejności przyjęcie stosownego regulaminu przez podmiot uprawniony do tego zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

W praktyce: co powinien zawierać regulamin? Wydaje się, że w regulaminie należy wskazać, w jaki sposób wspólnik, który zamierza wziąć udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ma zgłosić zarządowi spółki chęć uczestniczenia w zgromadzeniu zdalnie. W jaki sposób weryfikowana będzie tożsamość wspólnika oraz jak będzie identyfikowany ewentualny pełnomocnik? W jaki sposób udostępniane będą wspólnikom dokumenty na zgromadzeniu oraz prezentowane projekty uchwał? W jaki sposób wspólnik będzie mógł oddać swój głos? Regulamin powinien także zawierać postanowienia w zakresie warunków technicznych sprzętu i oprogramowania, jakie powinni spełniać uczestnicy zgromadzenia, aby móc uczestniczyć w zgromadzeniu zdalnie. Wprowadzenie niezbędnych wymogów i ograniczeń mających na celu identyfikację wspólników i zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej nie może stać w sprzeczności z prawem wspólnika do aktywnego udziału w zgromadzeniu, by nie narazić się na zarzut pozbawienia wspólnika możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu.

Miejsce obrad

Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej to nie to samo co zdalne zgromadzenie wspólników. Oznacza to, że umożliwienie wspólnikom uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia zarządu z obowiązku zorganizowania realnego miejsca zgromadzenia. Co więcej, osobiście (fizycznie) w zgromadzeniu wspólników powinna uczestniczyć co najmniej: (i) osoba otwierająca zgromadzenie, (ii) przewodniczący, (iii) protokolant. Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia z konieczności jego protokołowania.

Wprowadzenie przez ustawodawcę możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wydaje się być zmianą potrzebną i oczekiwaną. Zanim jednak zarząd zarządzi zwołanie zgromadzenia, na którym możliwy będzie udział we wskazany powyżej sposób, należy zastanowić się nad uregulowaniem wielu kwestii, a przede wszystkim nad bezpieczeństwem przesyłanych danych. Takie działanie wiąże się bowiem z ryzykami dla wszystkich stron. Regulamin, jak również sama organizacja zgromadzenia powinny spełniać szereg wymogów tak, aby zapewnić prawidłowość zgromadzenia i zminimalizować ryzyko powstania ewentualnych sporów korporacyjnych na tej podstawie.

Źródło: rp.pl
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA