Dużym wyzwaniem okazuje się być także podejmowanie uchwał w sprawach, w których rozstrzygnięcie wymaga głosowania tajnego (przede wszystkim uchwał w sprawach osobowych). Wymóg tajności głosowania na zgromadzeniach wspólników, w których możliwe jest uczestnictwo przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie został zniesiony, w konsekwencji czego zadaniem spółki jest takie przygotowanie zgromadzenia, aby umożliwić tajne głosowanie. Wydaje się, że w tym celu konieczne będzie skorzystanie ze specjalnie stworzonych do obsługi „e-zgromadzeń" (płatnych) aplikacji, platform internetowych. Niezbędny będzie wybór aplikacji, która jest bezpieczna (zapewnia bezpieczne oddane głosu), zapewnia tajność głosowania oraz weryfikację tożsamości głosujących osób, a także wyklucza możliwość głosowania nad daną uchwałą więcej niż jeden raz. Konieczna może się również okazać funkcjonalność pozwalająca na wyłączenie wspólnika od głosowania, np. przy głosowaniu nad udzieleniem absolutorium dla tego wspólnika.
W wypadku, gdy spółka nie chce korzystać z płatnych, dedykowanych aplikacji, zarząd spółki powinien rozważyć umożliwienie wspólnikom zdalnego udziału wyłącznie w zgromadzeniach, w których podejmowane będą uchwały w głosowaniu jawnym. Wydaje się bowiem, że wymienione powyżej komunikatory ze swoimi standardowymi funkcjonalnościami nie zapewniają tajności głosowania.
Przyjęcie regulaminu
W teorii: rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, powinni określić szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w formie regulaminu. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Jak wynika z powyższego, w celu umożliwienia wspólnikom uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej konieczne jest w pierwszej kolejności przyjęcie stosownego regulaminu przez podmiot uprawniony do tego zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.
W praktyce: co powinien zawierać regulamin? Wydaje się, że w regulaminie należy wskazać, w jaki sposób wspólnik, który zamierza wziąć udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ma zgłosić zarządowi spółki chęć uczestniczenia w zgromadzeniu zdalnie. W jaki sposób weryfikowana będzie tożsamość wspólnika oraz jak będzie identyfikowany ewentualny pełnomocnik? W jaki sposób udostępniane będą wspólnikom dokumenty na zgromadzeniu oraz prezentowane projekty uchwał? W jaki sposób wspólnik będzie mógł oddać swój głos? Regulamin powinien także zawierać postanowienia w zakresie warunków technicznych sprzętu i oprogramowania, jakie powinni spełniać uczestnicy zgromadzenia, aby móc uczestniczyć w zgromadzeniu zdalnie. Wprowadzenie niezbędnych wymogów i ograniczeń mających na celu identyfikację wspólników i zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej nie może stać w sprzeczności z prawem wspólnika do aktywnego udziału w zgromadzeniu, by nie narazić się na zarzut pozbawienia wspólnika możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu.
Miejsce obrad
Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej to nie to samo co zdalne zgromadzenie wspólników. Oznacza to, że umożliwienie wspólnikom uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia zarządu z obowiązku zorganizowania realnego miejsca zgromadzenia. Co więcej, osobiście (fizycznie) w zgromadzeniu wspólników powinna uczestniczyć co najmniej: (i) osoba otwierająca zgromadzenie, (ii) przewodniczący, (iii) protokolant. Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia z konieczności jego protokołowania.
Wprowadzenie przez ustawodawcę możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wydaje się być zmianą potrzebną i oczekiwaną. Zanim jednak zarząd zarządzi zwołanie zgromadzenia, na którym możliwy będzie udział we wskazany powyżej sposób, należy zastanowić się nad uregulowaniem wielu kwestii, a przede wszystkim nad bezpieczeństwem przesyłanych danych. Takie działanie wiąże się bowiem z ryzykami dla wszystkich stron. Regulamin, jak również sama organizacja zgromadzenia powinny spełniać szereg wymogów tak, aby zapewnić prawidłowość zgromadzenia i zminimalizować ryzyko powstania ewentualnych sporów korporacyjnych na tej podstawie.
