Dobrowolność mediacji przejawia się w prawie stron do podjęcia decyzji o tym, czy chcą w niej uczestniczyć, a także w możliwości przerwania jej na każdym etapie, bez ponoszenia negatywnych konsekwencji z tego tytułu. Do tego dochodzi swoboda wyboru osoby mediatora oraz sposobu pokrycia i zasad ponoszenia kosztów mediacji. Ustawa nakłada na organ administracji obowiązek zawiadomienia z urzędu bądź na wniosek stron o możliwości przeprowadzenia mediacji. Jeśli strona nie wyrazi zgody na mediację w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, mediacji nie przeprowadza się – art. 96c k.p.a. nie przewiduje więc możliwości domniemywania zgody strony. W myśl zasady należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych (zatem zasady ogólnej art. 9 k.p.a.), aby zgoda mogła być wyrażana w pełni świadomie, zawiadomienie dotyczące mediacji zawierać ma pouczenie o zasadach prowadzenia mediacji, w tym o możliwości wybrania osoby mediatora przez strony i o zasadach ponoszenia jej kosztów.
Kto poprowadzi postępowanie
Neutralność i bezstronność mediatora zapewnić mają przepisy art. 96f k.p.a. i art. 96g k.p.a., które między innymi wprowadzają zakaz pełnienia roli mediatora przez pracownika organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie (zob. art. 96f § 3 k.p.a.). Poza tym postępowanie mediacyjne będzie mogła prowadzić w zasadzie każda osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystająca z pełni praw publicznych, którą wskażą uczestnicy mediacji bądź (jeśli tego nie uczynią) organ administracji publicznej. Nie przewiduje się więc obowiązku posiadania przez mediatora określonych kwalifikacji. Większą wagę niż do wiedzy i umiejętności mediatora przykłada się do zaufania, którym darzą daną osobę strony, co znów ma wpłynąć korzystnie na przebieg postępowania. Przejawem respektowania woli uczestników mediacji jest też możliwość niewyrażenia przez nich zgody na zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy (który co do zasady ma do tego prawo) w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia lub doręczenia im postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji (art. 96i k.p.a.).
Gwarancja poufności
Jedną z największych zalet mediacji jest jej poufność, którą nowe rozwiązania także mają gwarantować. Zarówno mediator, uczestnicy postepowania, jak i inne osoby – np. pełnomocnicy stron czy tłumacze – są obowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji. Takie informacje nie mogą także być wykorzystywane po jej zakończeniu. Dopuszcza się jednak możliwość uchylenia tego zakazu, jeśli uczestnicy tak postanowią (art. 96j § 2 k.p.a.). Jedynym dokumentem o jawnej treści będzie protokół z przebiegu mediacji, który mediator będzie miał obowiązek przedłożyć organowi administracji publicznej niezwłocznie po przeprowadzeniu postępowania (art. 96m § 1 i 3 k.p.a.). Zostanie on włączony do akt sprawy, a jego odpis doręczony stronom postępowania. Protokół z przebiegu mediacji będzie zawierał między innymi dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy, które – jeśli pozostaną w granicach prawa – będą wiązały organ administracji publicznej, który będzie musiał załatwić sprawę zgodnie z tymi ustaleniami (art. 96n § 1 k.p.a.). Innych dokumentów z mediacji wykorzystywać organowi nie wolno zgodnie z art. 96n § 2 k.p.a. Wskazanie jako celu mediacji wyjaśnienia i rozważenia okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz przyjęcie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa wyłącza co do zasady możliwość prowadzenia mediacji w sprawach regulowanych przepisami bezwzględnie obowiązującymi, które nie pozostawiają organowi możliwości stosowania uznania administracyjnego. Aby zagwarantować zgodność z prawem, organ administracji musi zatwierdzić ugodę zawartą przed mediatorem. Będzie oczywiście musiał tego odmówić, jeżeli ugoda została zawarta z naruszeniem prawa. Konieczność ta wynikać będzie z odesłania zawartego w projektowanym przepisie art. 121a k.p.a., zgodnie z którym do ugody zawartej przed mediatorem stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące ugody zawartej przed organem administracji, wyrażone w art. 117-121 k.p.a.
Strona zmienia zdanie
Zawarcie ugody nie jest jednak jedynym możliwym zakończeniem postępowania mediacyjnego. W jego wyniku strona może bowiem wycofać lub zmodyfikować swoje żądanie, wniosek czy wniesiony przez siebie środek odwoławczy. Sprawa może zostać również załatwiona w drodze decyzji administracyjnej. Pomimo że decyzja taka nie traci prawnego charakteru władczego rozstrzygnięcia, jej wydanie po przeprowadzeniu mediacji może zdecydowanie zwiększyć akceptowalność rozstrzygnięcia przez stronę.
Instytucji mediacji w postępowaniu administracyjnym służyć ma również projektowane rozszerzenie zakresu zasady polubownego rozstrzygania kwestii spornych wyrażonej w art. 13 k.p.a. Ma być ona realizowana zarówno jako metoda działania organu, jak i jako sposób wypracowywania rozstrzygnięcia sprawy. Wspomniana zasada nakłada na organ administracji obowiązek dążenia do polubownego rozwiązywania kwestii spornych oraz ustalania praw i obowiązków stron postępowania we wszystkich sprawach, których charakter na to pozwala, w szczególności poprzez skłanianie stron o spornych interesach do zawarcia ugody oraz poprzez podejmowanie czynności niezbędnych do przeprowadzenia mediacji. Taki kształt przepisu powinien tym bardziej skłaniać organy administracji do mediowania w sprawach, które się do tego nadają.
Uregulowanie instytucji mediacji w Kodeksie postępowania administracyjnego z pewnością może nieść ze sobą wiele korzyści: wzrost zaufania obywateli do organów administracji, pewne odciążenie sądownictwa administracyjnego, usprawnienie postępowania administracyjnego, skrócenie czasu jego trwania oraz zwiększenie wpływu stron postępowania na swoje sprawy. Ten cel jest jednak dalekosiężny, a aby go osiągnąć, potrzeba proaktywnej postawy organu prowadzącego postępowanie. Potrzebna jest też pewna zmiana mentalności administracji publicznej, gdzie mediacja nie ma tradycji. Powodzenie nowej instytucji w dużej mierze zależy bowiem od tego, czy organy faktycznie będą skłonne wypracowywać wraz obywatelami wspólne rozwiązania w każdej nadającej się do tego sprawie.
