Wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Wyjątek od tej zasady dotyczy jedynie pracowników, z którymi rozwiązano stosunki pracy w związku z likwidacją pracodawcy. W takim przypadku trzynastkę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy. Jeśli zatem stosunek pracy ustaje w trakcie roku kalendarzowego, np. z powodu przejścia na emeryturę czy rentę, to na pracodawcy nie ciąży obowiązek wcześniejszej wypłaty trzynastki. Może to zrobić, ale nie musi.
Grzywna i odsetki
Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie wskazuje żadnych sankcji za niedotrzymanie terminu wypłaty trzynastki. Jednak z kodeksu pracy wynika, że grzywna za niewypłacenie w ustalonym terminie pensji albo innego świadczenia przysługującego pracownikowi może wynieść od 1 do 30 tys. zł. Ponadto uprawnionemu pracownikowi za każdy dzień opóźnienia w wypłacie trzynastki przysługują odsetki. Obecnie wynoszą one 8 proc. w skali roku.
Konieczne oskładkowanie
Z uwagi na to, że trzynastka nie jest wymieniona w przepisach wśród przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek, pracodawca musi je naliczyć. Jeżeli więc w danym miesiącu pracownik oprócz wynagrodzenia otrzymuje trzynastkę, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinny być obliczone od łącznego przychodu, jaki zostanie mu wypłacony.
Zdarza się, że dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje pracownikom korzystającym z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych. Również w takich sytuacjach składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są należne. Wypłata trzynastki nie zmienia tytułu do ubezpieczeń tych osób. Osoba, która przebywa na urlopie wychowawczym, nadal podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na tym urlopie, jeśli nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu – gdy nie ma innego tytułu do ubezpieczeń. Natomiast osoba uprawniona do zasiłku macierzyńskiego w miesiącu wypłaty trzynastki wciąż podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania tego zasiłku.
Pracodawca jest również zobowiązany do rozliczania składek za byłych pracowników, którym wypłaca dodatkowe wynagrodzenie roczne. Z uwagi na to, że wypłata jest dokonywana na rzecz osoby, która została już wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, rozliczenie należnych składek powinno nastąpić w raporcie ZUS RCA z kodem 30 00 XX.