Dziękuję".
Komentarz eksperta
Magdalena Wereda-Kolasińska, FCMA, CGMA, Dyrektor ds. Finansów w PZU Zdrowie
Dyrektor zarządzający siecią Wise Choice Hotels, która powiększyła się w ostatnim czasie o trzy nowe hotele z sieci Westport, po otrzymaniu raportu z odchyleniami od budżetu przygotowanymi dla nowo nabytych obiektów zastanawia się nad poszczególnymi wartościami wyników i ich interpretacją. Analiza odchyleń od budżetu, w zależności od jakości przeprowadzonego procesu budżetowania, może przedstawiać istotną wartość dla decydentów żywo zainteresowanych podejmowaniem działań naprawczych i korygujących na podstawie najbardziej aktualnych danych.
Flexed budget to pojęcie stosowane od lat, ale niezbyt często implementowane. Polega na tym, że w zależności od aktualnego wolumenu następuje przeliczenie kolejnych składowych wyniku. Znając np. koszt zmienny przypadający na obsługę jednego pokoju hotelowego, możliwe jest dokładne ponowne przeliczenie budżetu, jaki zgodnie z założeniami biznesowymi powinien zostać zrealizowany. Flexed budgeting to ciekawa idea, gdyż możliwe staje się porównanie budżetu przy aktualnej liczbie operacji/sprzedanych usług/produktów do faktycznie osiągniętych przychodów i kosztów. Prostym przykładem aplikacji flexed budgetingu jest zmiana liczby wykorzystanych pokoi hotelowych, gdyż odchylenie flexed budżetu od rzeczywistego wykonania pokazuje kolejne pole do analizy przyczyn odchylenia i poszukiwania źródła w cenie założonej do budżetu, któregokolwiek miejsca powstawania kosztów, czy w innych determinantach zbyt wysokich kosztów.
Z kolei CFO sieci hoteli zwrócił uwagę na zero based budgeting. Dotychczas firma stosowała podejście inkrementalne do budżetowania. Budżetowanie przyrostowe polega na zwiększeniu i zmniejszeniu składowych budżetu vs. okres bazowy i wyjaśnianiu tylko tych zmian. Zero based budgeting to zgoła odmienne podejście, gdyż wymaga uzasadnienia dla każdej pozycji, która znajdzie się w propozycji budżetu. Nazwa pochodzi od tego, że poddaje się analizie firmę przez pryzmat każdej funkcji w organizacji, całkowicie indywidualnie startując z budżetem wynoszącym zero. Podczas weryfikacji pojedynczej funkcji należy wskazać na konkretne przychody i koszty, na które dana funkcja się przekłada. W sieci hoteli może to być bardzo słuszne rozwiązanie, gdyż większość kosztów to koszty zmienne. Detaliczna analiza funkcji generujących koszty zmienne może wspomóc identyfikację potencjalnych kosztów do redukcji lub nawet eliminacji zbędnych funkcji, które nie generują żadnych przychodów.