Podróże służbowe i związane z nimi rozliczenia oraz kwestie księgowo-podatkowe sprawiają wiele trudności zarówno pracodawcom, ale także samym pracownikom. Problemem w podróżach służbowych jest prawidłowo określona hierarchia przepisów, a w zasadzie brak jej uregulowania. Dlatego przed przystąpieniem do ujęcia księgowego podróży służbowych w księgach skupmy się na podstawach prawnych jej rozliczenia.
Podstawa prawna
Podstawę prawną w zakresie rozliczenia pracownika z podróży służbowej reguluje art.77 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (tj. diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych).
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników zatrudnionych u przedsiębiorców sektora prywatnego (tj. pracowników innych, niż zatrudnionych w sferze budżetowej) określa się w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy albo w umowie o pracę.
Dopiero w przypadku, gdy regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy albo umowa o pracę nie zawierają takich postanowień (lub w razie ich braku), pracownikom przysługuje należność na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz.167 dalej: rozporządzenie).
Uwaga! Ważne jest, aby każdy pracodawca posiadający regulamin wynagradzania i układ zbiorowy pracy miał w nim określone warunki i regulacje wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, a w przypadku braku takich dokumentów – aby były one przynajmniej określone w umowie o pracę.
