- ewidencję wartościową obrotów i stanów zapasów, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu.
Artykuł 17 ust. 2 pkt 4 uor dopuszcza również możliwość odstąpienia od prowadzenia ewidencji zapasów w ciągu roku obrotowego, bez względu na rozmiar działalności jednostki. Może ona wtedy odpisywać w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, jednak nie później niż na koniec roku obrotowego jest zobowiązana ustalić stan niesprzedanych zapasów, niezużytych materiałów oraz odpowiednio skorygować koszty o wartość tego stanu. Podstawą korekty jest przeprowadzony spis z natury oraz dokonanie odpowiedniej wyceny zapasów.
Uwaga! Wybór wyżej wymienionych metod jest zależny od decyzji kierownika jednostki oraz powinien być on opisany w jej polityce rachunkowości.
Spis z natury-dlaczego jest tak ważny
Spis z natury polega na ustaleniu rzeczywistej ilości i wartości składników majątku przedsiębiorstwa. Umożliwia również ocenę, czy dany składnik aktywów jest jeszcze przydatny w działalności, np.: czy nie jest uszkodzony lub trudno zbywalny. Porównanie wyników inwentaryzacji z danymi ksiąg rachunkowych skutkuje określeniem różnic inwentaryzacyjnych. Możliwość interpretacji wyników księgowych z danymi faktycznymi i ewentualne wystąpienie różnic w tych stanach jednostka może przeprowadzić jedynie w przypadku prowadzenia bieżącej ewidencji zapasów. Jeśli jednostka w ciągu roku odpisuje zapas w koszty, to stan zapasów potwierdza dopiero przeprowadzona inwentaryzacja.
Jednostki często bagatelizują wagę inwentaryzacji, traktując ją wyłącznie jako wymóg art. 26 uor, który należy spełnić. Tymczasem jedynie rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji umożliwia właściwe określenie faktycznego stanu magazynu oraz zapewnienie, że przedstawione w sprawozdaniu finansowym dane są prawidłowe.
Jeżeli inwentaryzacja zostanie przeprowadzona wadliwie i bez odpowiedniego nadzoru – może to spowodować błędne przedstawienie danych nie tylko z powodu pomyłek w liczeniu, ale również potęguje możliwość wystąpienia oszustwa (kradzieży lub manipulacji danymi). Dlatego tak ważne jest, aby w przypadku jednostek, których sprawdzania finansowe podlegają badaniu, w inwentaryzacji uczestniczył biegły rewident, który potwierdzi prawidłowość przebiegu tej czynności. Biegły rewident – jako osoba z zewnątrz – zapewni bowiem należytą kontrolę i formalną prawidłowość przeprowadzonej inwentaryzacji. Nadmienić należy, że obowiązek uczestnictwa w inwentaryzacji przez biegłego rewidenta reguluje również art. 66 ust. 5 uor, który stanowi, że kierownik jednostki zawiera z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.
