Wykładnia przepisów RODO w kwestiach związanych z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy oraz na podstawie tzw. cywilnoprawnych lub niepracowniczych form zatrudnienia (takich jak np. umowa o dzieło, umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług) wciąż budzi wiele wątpliwości. Warto podsumować – opierając się m.in. na interpretacjach zastosowanych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych – kluczowe zasady obowiązujące w codziennym funkcjonowaniu w środowisku pracy.
I. Etap rekrutacji
Niezależnie od sposobu, w jaki pracodawca poszukuje kandydatów do pracy, proces ten wiąże się z pozyskaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych, tj. w CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych itp. Potencjalny pracodawca nie może żądać danych nadmiarowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Oznacza to, że danych nie wolno zbierać na zapas, „na wszelki wypadek", tj. bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i wykazania ich niezbędności dla realizacji celu przez administratora (tu – pracodawcy).
Przyszłe poszukiwania
Dane kandydata pozyskane w konkretnym procesie rekrutacyjnym można wykorzystać do celów przyszłych rekrutacji tylko wtedy, gdy wyraził on na to zgodę. W przeciwnym razie, pracodawca ma obowiązek niezwłocznego ich usunięcia.
Umowa z pośrednikiem
Jeśli pracodawca współpracuje z podmiotami zajmującymi się publikacją ogłoszeń o pracę, powinien zawrzeć z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych – gdy ten podmiot będzie przetwarzał dane kandydatów wyłącznie w imieniu i na rzecz pracodawcy.
Zakazane pytania
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy unikać zadawania pytań, które mogłyby danego kandydata:
