Tworząc harmonogramy dla zatrudnionych, należy planować im tyle godzin pracy w obowiązującym okresie rozliczeniowym (ustalonym na podstawie art. 130 kodeksu pracy), ile w tym okresie wynika z ich wymiaru czasu pracy. Nie wolno bowiem planować pracy w godzinach nadliczbowych, bo każdorazowo musi ona wynikać ze szczególnych potrzeb pracodawcy, których wcześniej nie dało się przewidzieć. Nie należy też planować mniejszej od obowiązującej liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym, ponieważ trzeba wtedy zrekompensować pracownikowi czas niewykonywania pracy na podstawie przepisów o niezawinionym przez podwładnego przestoju.
Plan pracy powinien więc zawsze uwzględniać dokładnie taką liczbę godzin, jaka wynika z kodeksowych reguł ustalania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.
Nie planuj usprawiedliwionych nieobecności
Układając dla pracownika grafik pracy nie należy pomijać planowania godzin zadań w dniach wolnych od pracy, które wynikają z usprawiedliwionej nieobecności w pracy zatrudnionego. Nie ma bowiem podstaw, aby umieszczć w nim urlopy wypoczynkowe, dni wolne z tytułu opieki nad zdrowym dzieckiem czy dni usprawiedliwionej nieobecności związanej ?z chorobą pracownika itd.
W praktyce zaplanowanie urlopów lub innych dni wolnych w grafiku nie jest błędem jedynie w podstawowym systemie czasu pracy, w którym – ze względu na wykonywanie przez zatrudnionych pracy na zmiany – tworzy się co najmniej miesięczne harmonogramy. W systemie równoważnym zaplanowanie takich dni wolnych może natomiast powodować problemy z rozliczeniem czasu pracy podwładnych. W tym przypadku zawsze w pierwszej kolejności należy stworzyć grafik obejmujący pełny wymiar czasu pracy wynikający z obowiązujących przepisów, a dopiero później niejako nanosić na niego nieobecności pracownika.
Przykład
Pan Marcel jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy ?z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin ?w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Pracownik zgłosił szefowi, że 1 września chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego w związku ?z rozpoczęciem roku szkolnego i koniecznością udania się z dzieckiem do szkoły. Szef zaplanował ten urlop w grafiku na wrzesień. ?W pozostałych dniach miesiąca rozpisał jego godziny pracy następująco: