Uprawnienia pracownika - dokumenty żródłowe tylko do wglądu

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do konkretnych uprawnień pracownika, może tylko zapoznać się z jego dokumentami źródłowymi. Nie wolno mu jednak domagać się ich pozostawienia w firmie i przechowywania w teczce osobowej.

Publikacja: 29.09.2015 06:50

Uprawnienia pracownika - dokumenty żródłowe tylko do wglądu

Foto: Fotorzepa, Rafał Guz

- Czy pracodawca może przechowywać w aktach osobowych pracownika ksero aktu urodzenia dziecka i zaświadczenie o odbytym porodzie jako podstawę udzielenia urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego oprócz wniosku o udzielenie takiego urlopu? Oczywiście do urlopu macierzyńskiego podstawowego nie ma wymogu pisania wniosku, ale czy jeśli pracownik złoży taki dokument, będzie to niezgodne z prawem? – pyta czytelniczka.

Tak. Dla każdego pracownika pracodawca musi założyć i prowadzić akta osobowe i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Papiery te ma przechowywać w taki sposób, aby nie zostały uszkodzone ani zniszczone. Takie powinności nakłada na niego art. 94 pkt 9 kodeksu pracy.

Natomiast zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, dalej rozporządzenie o aktach osobowych) akta te powinny składać się z trzech części: A, B i C. Każda poświęcona jest innemu etapowi zatrudnienia.

Właściwe miejsce

Papiery o nawiązaniu stosunku pracy i jego przebiegu trafiają do segregatora B. Tam też mają być złożone te związane z rodzicielstwem, które wymienia rozporządzenie o aktach osobowych. Są to wyłącznie pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego. Katalog tych dokumentów jest zamknięty i nie ma wśród nich kopii aktu urodzenia dziecka czy zaświadczenia o odbytym porodzie. Nie ma zatem prawnych podstaw do przechowywania takich papierów w aktach osobowych pracownika. W myśl bowiem § 3 ust. 3 rozporządzenia o aktach osobowych pracownika szef przechowuje w jego teczce odpisy lub kopie składanych dokumentów. Od etatowca może żądać przedłożenia oryginałów tych dokumentów, ale tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Pracodawcy zatem nie wolno trzymać w aktach oryginału odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka. Nie wolno mu też domagać się od etatowców, aby składali wnioski o urlop macierzyński, i przechowywać te papiery w ich teczkach osobowych.

Milczący zakaz

Obowiązuje tu bowiem jasna reguła wynikająca z ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1182), która wyłącza przetwarzanie dokumentacji pracowniczej bez wyraźnej podstawy prawnej w tym zakresie, a w tym wypadku jej nie ma. Również zgoda pracownika na przetwarzanie tych danych nie wyłącza bezprawności takich żądań, uwzględniając nierówność stron stosunku pracy.

Krótka lista

Ponadto zgodnie z § 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1594 ze zm.) dowodem przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego jest zaświadczenie lekarskie stwierdzające przewidywaną datę porodu – za okres przed porodem albo skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem – po porodzie.

Zdaniem eksperta

Piotr Wojciechowski, adwokat, of counsel Raczkowski Paruch sp.k.

Nie ma przeszkód, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości służby kadrowo-płacowe u pracodawcy zapoznawały się z dokumentami źródłowymi, z których wynikają konkretne uprawnienia pracownicze. Na tę okoliczność pracownik kadr czy płac może też sporządzić stosowne oświadczenie o istnieniu takiego papieru. Jednak przechowywanie kopii czy odpisów dokumentów niewymienionych w rozporządzeniu o aktach osobowych jest niezgodne z prawem i może to zakwestionować inspektor ochrony danych osobowych lub inspektor pracy.

Niewykluczona kara

Nie jest karane nadmierne domaganie się od pracowników różnych dokumentów, ale zatrudniający musi się liczyć z sankcjami za inne nieprawidłowości przy prowadzeniu teczek osobowych. Określa je art. 281 pkt 7 i 8 k.p. Pracodawcy lub działającemu w jego imieniu grozi od 1 tys. do 30 tys. zł grzywny za to, że nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Na podobne kary naraża się ten, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

- Czy pracodawca może przechowywać w aktach osobowych pracownika ksero aktu urodzenia dziecka i zaświadczenie o odbytym porodzie jako podstawę udzielenia urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego oprócz wniosku o udzielenie takiego urlopu? Oczywiście do urlopu macierzyńskiego podstawowego nie ma wymogu pisania wniosku, ale czy jeśli pracownik złoży taki dokument, będzie to niezgodne z prawem? – pyta czytelniczka.

Tak. Dla każdego pracownika pracodawca musi założyć i prowadzić akta osobowe i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Papiery te ma przechowywać w taki sposób, aby nie zostały uszkodzone ani zniszczone. Takie powinności nakłada na niego art. 94 pkt 9 kodeksu pracy.

Pozostało 85% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Podatki
Nierealna darowizna nie uwolni od drakońskiego podatku. Jest wyrok NSA
Samorząd
Lekcje religii po nowemu. Projekt MEiN pozwoli zaoszczędzić na katechetach
Dane osobowe
Wyciek danych klientów znanej platformy. Jest doniesienie do prokuratury
Cudzoziemcy
Rząd wprowadza nowe obowiązki dla uchodźców z Ukrainy
Sądy i trybunały
Prokurator krajowy zdecydował: będzie śledztwo ws. sędziego Nawackiego