Legalne zatrudnienie wymaga od pracodawcy wypełnienia na jego koszt wielu obowiązków. Chodzi m.in. o przeszkolenie z zakresu BHP czy skierowanie na profilaktyczne badania lekarskie, a także konieczność prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy. Jednocześnie zatrudnienie na etacie wiąże się z ryzykiem wypłaty wynagrodzenia za czas choroby, konieczności zapewnienia zastępstwa za nieobecnego, rekompensowania pracy w nadgodzinach, czy udzielania płatnych urlopów wypoczynkowych. Dlatego co roku wielu mikroprzedsiębiorców wybiera stałą współpracę jedynie na podstawie cywilnych kontraktów.

Plagą są nadużywane ustne umowy cywilne (dzieła i zlecenia) oraz tzw. syndrom pierwszej dniówki. Chodzi o sytuacje, gdy pracodawca zatrudnia pracownika, nie podpisując z nim umowy, a w przypadku kontroli inspekcji pracy tłumaczy, że ten pracuje dopiero pierwszy dzień. Niestety patologii tej sprzyjają przepisy, które pozwalają na potwierdzenie na piśmie warunków zatrudnienia w pierwszym dniu pracy.

Króluje oczywiście umowa o dzieło. To ulubiony kontrakt przedsiębiorców. Płaca nie jest obciążona składkami na ZUS, trzeba zapłacić tylko zaliczkę na podatek dochodowy. Nie ma też obowiązków dokumentacyjnych czy rozliczeniowych. Podwładny nie upomni się o płatny urlop wypoczynkowy ani pieniądze za czas choroby. Problem w tym, że umowy cywilnoprawne lawinowo pojawiają się tam, gdzie w ogóle nie powinno ich być. Codzienna, ciągła praca, wykonywana pod okiem kierownika (konkretne polecenia co do sposobu wykonywania poszczególnych czynności, bieżący nadzór) w miejscu i czasie wyznaczonym przez szefa, świadczy o pracy ewidentnie podporządkowanej, charakterystycznej dla stosunku pracy. Faktyczne wykonywanie zajęć w takich warunkach przesądza o tym, że powinna być zawarta umowa o pracę. Wtedy nawet zgodna wola obu stron wyrażona w podpisanym kontrakcie nie jest przejawem swobody zawierania umów, ale raczej wspólnym działaniem zmierzającym do obejścia przepisów. A to prędzej czy później obróci się przeciwko przedsiębiorcy.

Stosowanie zleceń czy dzieł tam, gdzie ewidentnie dochodzi do pracy podporządkowanej, świadczonej regularnie w ośmiogodzinnym czy dziesięciogodzinnym, codziennym rytmie, w miejscu i w czasie ustalonym przez szefa, jest ryzykowne. Jeśli inspektor pracy dopatrzy się naruszeń, sprawa trafi do sądu. Ten stwierdzi istnienie stosunku pracy, trzeba będzie uregulować wstecznie składki ZUS, skumulowane czasem za wiele miesięcy. Często przyjdzie jeszcze zapłacić zatrudnionym za nadgodziny.

Zatrudnianie bez umowy (brak potwierdzenia na piśmie zawarcia umowy o pracę najpóźniej w pierwszym jej dniu – art. 281 pkt 2 k.p.), a także angażowanie na umowę-zlecenie w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę (art. 281 pkt 1 k.p.) stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi za to grzywna w postaci mandatu karnego od 1 do 2 tys. zł. Oczywiście skarcony może się nie zgodzić na przyjęcie tego mandatu, ale wówczas inspektor sporządzi wniosek o ukaranie i sprawa trafi do sądu. Niewykluczone, że ten wymierzy bardziej dotkliwą sankcję – nawet do 30 tys. zł.

Jedno wykroczenie pociąga kolejne – jeśli ktoś pracuje na czarno, nie ma odprowadzanych składek. Ten, kto nie dopełnia obowiązku opłacania składek, popełnia wykroczenie, za które najniższa grzywna wynosi 3 tys. zł, a najwyższa to 5 tys. zł. Wniosek o ukaranie wnosi inspektor, ale o wysokości grzywny decyduje sąd.

Jeżeli inspektor pracy stwierdzi nieprawidłowości składkowe, na pewno poinformuje o nich ZUS. W zasadzie jest to równoznaczne z tym, że w firmie zjawi się kontrola ZUS, aby sprawdzić, jak płatnik wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec innych zatrudnionych.

Prawdopodobnie już od września przedsiębiorcom bazującym na ustnych umowach trudniej się będzie bronić. Na podpis prezydenta czeka nowelizacja kodeksu pracy z 13 maja 2016 r., która wprowadzi obowiązek pisemnego potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków przed dopuszczeniem go do pracy. Konsekwencją tej zmiany będzie też zmiana przepisów sankcyjnych. Wykroczeniem będzie niepotwierdzanie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy. Ma to służyć likwidacji tzw. syndromu pierwszej dniówki.