Od 18 czerwca 2016 r. obowiązuje ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (DzU z 2016 r., poz. 868; dalej: ustawa). Na zagranicznych pracodawców delegujących pracowników do Polski nakłada ona nowe obowiązki (m.in. wymóg zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy o delegowaniu). Umożliwia też transgraniczne egzekwowanie kar nałożonych na polskich pracodawców w innych krajach UE. Co istotne, ustawa implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z 15 maja 2014 r. (DzUrz UE L 159 z 28 maja 2014, str. 11). Dlatego mimo że nie nakłada ona na polskich przedsiębiorców delegujących pracowników zagranicę obowiązków notyfikacyjnych, takie wymogi mogą wynikać z przepisów lokalnych państw, do których wysyłani są zatrudnieni.
W praktyce pracodawcom trudno rozróżnić podróż służbową od delegowania i zastanawiają się, kiedy o tym ostatnim powinni zawiadamiać lokalne urzędy. Wyjaśnijmy to.
Incydentalnie i krótko
Na gruncie prawa pracy podróż służbowa wiąże się z wydaniem pracownikowi przez pracodawcę polecenia wyjazdu we wskazanym czasie. Zatrudniony wyjeżdża poza zwykłe miejsce pracy, aby wykonać zadanie wskazane przez szefa. Jest ono związane z obowiązkami służbowymi pracownika.
Podróż służbową charakteryzują trzy główne cechy: incydentalność oraz tymczasowy i krótkotrwały charakter. Podstawowa to jej incydentalny charakter. Oznacza to, że w stosunku do stałych obowiązków pracownika podróż służbowa jest czymś nietypowym. Innymi słowy, etatowiec będzie w takiej podróży, jeżeli przez stosunkowo krótki czas wykonuje zawodowe zadania poza miejscem, w którym codziennie pracuje. Nie sposób określić konkretnych granic czasowych, poza którymi wyjazd przestanie być uważany za podróż służbową. Ocena w tym zakresie musi uwzględniać indywidualne okoliczności związane z konkretnym rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika oraz konkretnym zadaniem czy zadaniami, które podwładny ma wykonywać poza krajem. W praktyce zazwyczaj praca przez dłużej niż miesiąc jedynie wyjątkowo będzie uznana za podróż służbową.
Wzajemne wykluczenie
Przed wejściem w życie ustawy w polskich przepisach nie było definicji delegowania. Stąd w praktyce pracodawcy często dość elastycznie kształtowali charakter wyjazdów pracowników za granicę, uznając je w większości przypadków za podróż służbową. To rozwiązanie jest zazwyczaj korzystniejsze z punktu widzenia obciążeń publicznoprawnych.