Zdarza się, że zgodnie z umową najmu najemca (podatnik VAT czynny) ma prawo do obciążenia wynajmującego (podatnik VAT czynny) poniesionymi kosztami prac adaptacyjnych wynajmowanego lokalu. W takiej sytuacji, nawet gdy nabywane roboty budowlane są wymienione w poz. 2 – 48 załącznika nr 14 do ustawy o VAT, do refaktury tych robot budowlanych nie stosuje się mechanizmu odwróconego obciążenia. W takim przypadku najemca nie działa bowiem jako podwykonawca, o którym mowa w art. 17 ust. 1h ustawy o VAT. Transakcja pomiędzy najemcą a wynajmującym jest opodatkowana na zasadach ogólnych, z zastosowaniem właściwej stawki podatku (por. interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 października 2017 r., 0114-KDIP1-2.4012.570.2017.1.PC i z 13 listopada 2017 r., 0111-KDIB3-1.4012.480.2017.2.ICz).
Czytaj także: Stawka VAT w przypadku krótkiego najmu
Mechanizm odwrotnego obciążenia powinien natomiast znaleźć zastosowanie do usług świadczonych przez zewnętrzną firmę – wykonawcę robót wymienionych w załączniku nr 14 do ustawy o VAT, na rzecz najemcy - w sytuacji, gdy refakturuje je na wynajmującego (oczywiście tylko w części refakturowanej). Usługa wymieniona w poz. 2-48 załącznika nr 14 do ustawy o VAT jest wtedy bowiem świadczona pomiędzy podatnikami VAT czynnymi, a jej wykonawca działa w charakterze podwykonawcy.
Należy jednak zauważyć, że WSA w Krakowie w (nieprawomocnym) wyroku z 1 grudnia 2017 r. (I SA/Kr 1036/17) zaprezentował pogląd, że w sytuacji gdy najemca zleca prace budowlane wykonawcy, to działa w charakterze inwestora. Firma budowlana wykonująca te prace nie działa zatem w charakterze podwykonawcy, lecz wykonawcy, gdyż usługi świadczone są bezpośrednio na rzecz inwestora, czyli zleceniodawcy usługi. Tym samym nie ma podstaw do zastosowania szczególnych reguł rozliczenia VAT, czyli odwrotnego obciążenia. Późniejsze rozliczenia najemcy z właścicielem nieruchomości wynikające z zawartej umowy najmu, nie mają znaczenia dla oceny statusu podmiotów biorących udział w przedmiotowym przedsięwzięciu budowlanym.
Może się także zdarzyć, że najemca zleci samodzielnie wybranemu usługodawcy realizację prac adaptacyjnych, remontowych czy budowlanych, a w zawartej umowie najmu wynajmujący – właściciel nieruchomości nie zleca bezpośrednio realizacji tych prac na jego rzecz, lecz zobowiązuje najemcę do ich wykonania na własny koszt i ryzyko. Wtedy mechanizm odwróconego obciążenia do wykonywanych przez firmę budowlaną na rzecz najemcy robót budowlanych nie znajdzie zastosowania, gdyż najemca zleca wykonanie usług budowlanych podmiotowi, który nie jest podwykonawcą, lecz wykonawcą usługi. Najemca występuje tutaj w charakterze podmiotu zamawiającego – inwestora (zob. interpretację dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 czerwca 2017 r., 0111-KDIB3-1.4012.7.2017.1.BW).
