- znajduje się na odrębnej działce, na której znajduje się infrastruktura służąca produkcji ciepła (budynki i budowle oraz maszyny i urządzenia),
- ciepłownia jest wyodrębnionym w firmie Y wydziałem, na czele którego stoi kierownik i podlegają mu pracownicy obsługujący ciepłownię,
- ciepłownia jest wyodrębniona finansowo i możliwe jest przyporządkowanie przychodów i zobowiązań do działalności ciepłowni,
- ciepłownia potencjalnie może być wyodrębniona jako oddzielne przedsiębiorstwo,
– to wówczas możliwe jest uznanie ciepłowni za zorganizowaną część przedsiębiorstwa. Z uwagi na to, że w omawianym przykładzie udział zakupu wyrobów węglowych w wartości produkcji sprzedanej ciepłowni za rok 2012 wynosił 40 proc., to wyroby węglowe zużywane na potrzeby tej ciepłowni w 2013 r. będą mogły zostać objęte zwolnieniem na podstawie art. 31a ust. 2 pkt 8 ustawy.
Ewidencja papierowa lub elektroniczna
Z treści art. 31a ust. 4 ustawy o podatku akcyzowym wynika, że warunkiem zwolnienia, o którym mowa w ust. 2 (a więc zwolnienia ze względu na sposób wykorzystania wyrobów węglowych), jest prowadzenie ewidencji wyrobów węglowych zużywanych do celów zwolnionych.
Na podstawie przywołanej regulacji, obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy również podmiotów korzystających ze zwolnienia od akcyzy, przewidzianego dla zakładów energochłonnych.
W myśl art. 31a ust. 6 ustawy o po- datku akcyzowym ewidencja ta po- winna zawierać informacje:
- umożliwiające ustalenie ilości wysłanych lub otrzymanych wyrobów węglowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie,
- określające termin wysłania lub odbioru tych wyrobów, a także
- określające miejsce odbioru w przypadku ich przemieszczania oraz informacje o dokumentach dostawy i kodzie CN wyrobów węglowych.
Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych objętych zwolnieniem (dalej: ewidencja) zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów z 30 sierpnia 2010 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (DzU nr 160, poz. 1075 ze zm.).
Ewidencja powinna być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, po uprzednim pisemnym poinformowaniu właściwego naczelnika urzędu celnego o formie jej prowadzenia. Przy czym, niezależnie od wybranej formy ewidencji należy ją prowadzić dla okresów obejmujących rok kalendarzowy, a dane do ewidencji powinny być wpisywane chronologicznie.
Prowadzenie ewidencji w formie papierowej wymaga odpowiedniego jej przygotowania (ponumerowania, przeszycia, ostemplowania). Następnie taką przygotowaną ewidencję należy przedłożyć właściwemu naczelnikowi urzędu celnego. Dopiero po zaplombowaniu ewidencji przez właściwego naczelnika urzędu celnego podmiot korzystający ze zwolnienia od akcyzy może rozpocząć prowadzenie ewidencji wyrobów zwolnionych.
Sposób prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej określa natomiast § 6 rozporządzenia.
Jakie są wymogi dla prowadzenie ewidencji
Sposób prowadzenia ewidencji w formie papierowej określa § 5 rozporządzenia ministra finansów z 30 sierpnia 2010 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy.
Ewidencja ta (papierowa) powinna mieć formę książkową, a jej karty podlegają zszyciu przed rozpoczęciem wypełniania. Karty ewidencji numeruje się kolejno od numeru jeden i opatruje stemplem podmiotu prowadzącego ewidencję. Następnie, tak przygotowana ewidencja powinna być przedstawiona właściwemu naczelnikowi urzędu celnego do zaplombowania.
Naczelnik właściwego urzędu celnego nakłada na przeszycie zamknięcie urzędowe w formie plomby zaciśniętej na elemencie mocującym przy użyciu plombownicy, a na ostatniej stronie ewidencji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis. Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji w formie papierowej możliwe jest dopiero po jej zaplombowaniu przez właściwego naczelnika urzędu celnego. Wpisów do ewidencji należy dokonywać w sposób trwały i wyraźny.
Zmiany i poprawki powinny być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki, z podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisana w rubryce „uwagi".
Sposób prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej określa natomiast § 6 rozporządzenia. Ewidencja w formie elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego i w taki sposób, aby:
- umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalała na uzyskanie czytelnego wydruku wpisów w porządku chronologicznym;
- uniemożliwiała usuwanie wpisów.
Tak więc, podmiot korzystający ze zwolnienia zamierzający prowadzić ewidencję w formie elektronicznej powinien nabyć lub stworzyć program do prowadzenia ewidencji spełniający te wymogi. Następnie ma obowiązek powiadomić właściwego naczelnika urzędu celnego o wyborze elektronicznej formy prowadzenia ewidencji.
Po złożeniu powiadomienia możliwe będzie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej, ponieważ w tym przypadku rozpoczęcie prowadzenia ewidencji nie jest uwarunkowane jej zatwierdzeniem przez właściwego naczelnika urzędu celnego.
Trzeba przechowywać kopię
Warto tu zwrócić uwagę na jeszcze jeden obowiązek wynikający z przepisów ww. rozporządzenia. Otóż, podmiot prowadzący ewidencję w formie elektronicznej przechowuje jej kopię zapisaną na informatycznych nośnikach danych oraz w formie papierowej, po jej wydrukowaniu.
Zatem, poza prowadzeniem ewidencji w formie elektronicznej za pomocą odpowiedniego programu konieczne jest, aby dodatkowo kopia prowadzonej ewidencji była przechowywana na informatycznych nośnikach danych (np. na dyskach zewnętrznych), a jednocześnie należy przechowywać ewidencję w formie papierowej po jej wydrukowaniu.
Przepisy nie określają jak często należy tworzyć dodatkową kopię ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej ani też nie wskazują jak często należy dokonywać wydruku ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej. Powszechnie jednak przyjmuje się, że czynności tych należy dokonywać raz w miesiącu.
Zgodnie z § 3 ust.1 rozporządzenia w sprawie dokumentu dostawy, ewidencja (niezależnie od tego czy jest prowadzona w formie papierowej, czy w formie elektronicznej) powinna zawierać :
- dane dotyczące ilości wyrobów zwolnionych:
a) nazwę wyrobów oraz ich kod CN,
b) ilość opakowań oraz ich numery identyfikacyjne, jeżeli zostały nimi oznaczone,
c) ilość wysłanych lub otrzymanych wyrobów zwolnionych, w tym ilość wyrobów zwolnionych zużytych na cele uprawniające do ich zwolnienia od akcyzy, oraz ich łączną ilość, obliczoną narastająco od początku roku kalendarzowego;
- informację odpowiednio o dacie wysłania, otrzymania wyrobów zwolnionych lub ich zużycia;
- informację o dacie wystawienia i numerach identyfikujących dokument dostawy na podstawie których wyroby zwolnione zostały wysłane, otrzymane lub zużyte;
- informację o adresie miejsca odbioru wyrobów zwolnionych.
Jakie jednostki stosować
Odnośnie do jednostki, jaka powinna być stosowana przy prowadzeniu ewidencji, należy przyjąć, że powinna to być ilość wyrobów węglowych zwolnionych otrzymanych lub zużytych, wpisana do ewidencji według kodów CN w 1000 kg w sposób umożliwiający obliczenie ilości tych wyrobów (§ 3 ust. 2a rozporządzenia).
Ważną kwestią jest również obowiązek wpisywania do ewidencji danych, o których wspomniano wyżej, odpowiednio niezwłocznie po otrzymaniu wyrobów zwolnionych, nie później jednak niż następnego dnia po ich odebraniu. Warto tu jednak zaznaczyć, że dopuszcza się wpisanie do ewidencji ilości zużytych wyrobów węglowych raz w miesiącu, po zweryfikowaniu jej podczas dokładnej i rzeczywistej kontroli zużycia.
Autor jest doradcą podatkowym, kierownikiem Zespołu ds. VAT i Akcyzy w ECDDP sp. z o.o.
