Co musi zawierać dokumentacja uzasadniająca zastosowanie preferencyjnej stawki dla WDT

Spółka (podatnik VAT czynny i podatnik VAT UE) realizuje dostawy wewnątrzwspólnotowe (WDT). Towary wysyła do innych krajów UE za pośrednictwem firm przewozowych lub kurierskich. Na udokumentowanie transakcji spółka posiada podstawowe dokumenty, czyli:

- faktury dokumentujące WDT,

- specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku,

- kserokopie/skany listów przewozowych (np. CMR, AWB) – z których nie wynika jednoznacznie, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego, gdyż jest to pierwszy egzemplarz listu przewozowego zatrzymany przez spółkę po podpisaniu przez kierowcę/kuriera poświadczającego przejęcie towaru do transportu.

Czytaj także: VAT: Jak rozliczyć dostawy komisowe do UE

Ponadto, w terminie złożenia deklaracji VAT-7 za okres rozliczeniowy, w którym wykazywana jest dana WDT, spółka posiada co najmniej jeden z dokumentów:

a) otrzymane od przewoźnika/spedytora odrębne potwierdzenie dostarczenia przedmiotu wysyłki do innego niż Polska państwa członkowskiego przeznaczenia – np. w formie zestawienia numerów listów przewozowych oraz oświadczenia przewoźnika/spedytora o dostarczeniu przesyłek do miejsc określonych na poszczególnych listach przewozowych,

b) zamówienie nabywcy – np. w formie skanu albo korespondencji mailowej, w której skonkretyzowano szczegółowe warunki WDT (w tym: przedmiot, termin dostawy oraz płatności itd.),

c) potwierdzenie zapłaty – zarówno otrzymanej po dokonaniu WDT, jak i przed (przedpłata, zaliczka, itp.),

d) wydrukowany przez spółkę zrzut cyfrowy z ekranu (print screen) – na którym widnieje komunikat ze strony internetowej danego przewoźnika/spedytora z systemu śledzenia przesyłek kurierskich, wskazujący m.in. numer listu przewozowego oraz datę doręczenia przesyłki w miejscu przeznaczenia – zazwyczaj przewoźnicy usuwają tę informację z systemu śledzenia przesyłki po pewnym okresie (np. po 30 dniach), dlatego spółka jest zmuszona do wydruku;

e) pobrane w formie pdf i wydrukowane potwierdzenie doręczenia – ze strony internetowej danego przewoźnika/spedytora z systemu śledzenia przesyłek kurierskich, z numerem listu przewozowego oraz datą doręczenia przesyłki w miejscu przeznaczenia, wydrukowane z tego samego powodu jak powyżej.

Brak któregokolwiek spośród tych dokumentów/dowodów w terminie złożenia deklaracji VAT-7 za okres rozliczeniowy, w którym spółka zobowiązana jest wykazać daną WDT, wynika z różnych okoliczności, np.: nie upłynął jeszcze termin płatności lub nabywca opóźnia się z wpłatą należnego spółce wynagrodzenia, dany przewoźnik/spedytor nie zgadza się na wskazaną formę potwierdzania. Czy posiadając dokument podstawowe oraz tylko niektóre dowody dodatkowe spółka może zastosować zero proc. stawkę VAT dla WDT? – pyta czytelnik.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku zero proc. VAT m.in. pod warunkiem, że podatnik przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (zob. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Usługi przewoźnika

Jeśli wywóz odbywa się za pośrednictwem firmy przewozowej lub kurierskiej, stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, dowodami tymi są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego:

- dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

- specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Jeśli dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego, dowodami tymi, stosownie do art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1)

korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2)

dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3)

dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4)

dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Przewaga treści nad formą

Jak wynika z uchwały NSA z 11 października 2010 r. (I FPS 1/10 „(...) W świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (...) dla zastosowania stawki zero proc. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (...), o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju".

Uwaga! Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (zob. art. 180 § 1 ordynacji podatkowej).

Nie każda konfiguracja wystarczy

W analizowanej sprawie podstawą do zastosowania wskazanej preferencji jest posiadanie niektórych dokumentów, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, uzupełnionych dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, które łącznie będą potwierdzały dostarczenie towaru do nabywcy na terytorium kraju członkowskiego UE innego niż terytorium kraju. Przy czym dokumenty te należy posiadać na warunkach wskazanych w art. 42 ust. 1 pkt 2 i ust. 12 ustawy o VAT. Oznacza to, że nie ma podstawy do zastosowania preferencyjnej stawki VAT przy WDT w każdej sytuacji, ponieważ spółka będzie zasadniczo w posiadaniu – oprócz dokumentów podstawowych, dodatkowo co najmniej jednego z dowodów dodatkowych i wobec tego może się zdarzyć, że nie posiada ona nadal dokumentów, z których będzie jednoznacznie wynikało dostarczenie przesyłki do nabywcy w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 pkt 2 i ust. 12 ustawy o VAT.

Gdy spółka, oprócz dokumentów podstawowych, będzie posiadać jedynie dowody dodatkowe wskazane w:

- pkt a), d) lub e) – będzie uprawniona do zastosowania preferencyjnej stawki VAT, o ile faktycznie potwierdzają one łącznie dostarczenie towaru do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju;

- pkt b) lub c) – nie będzie uprawniona do zastosowania stawki podatku zero proc., gdyż dowody te nie dokumentują faktu dostarczenia towarów do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Jednak otrzymanie w późniejszym terminie stosownych dokumentów potwierdzających WDT uprawnia spółkę do zastosowania preferencyjnej stawki w trybie art. 42 ust. 12 i 12a ustawy o VAT.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2018 r., 0115-KDIT1-3.4012.127. 2018.2.AT).