fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Sprawozdanie finansowe za 2018 r. w postaci elektronicznej

Adobe Stock
Sporządzanie bilansów wyłącznie w postaci elektronicznej wydaje się naturalnym krokiem w sytuacji, kiedy ten sposób realizacji kolejnych obowiązków sprawozdawczych staje się normą. Jest jednak sporo wątpliwości.

Rok 2018 przyniósł zmiany dotyczące sprawozdań finansowych oraz sporządzanych przez biegłych sprawozdań z badania. 1 października 2018 r., po trwającym od kwietnia okresie przejściowym, zaczęły w pełni obowiązywać wprowadzone w ramach zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przepisy o elektronicznej formie sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z badania. Przestawiamy podsumowanie wprowadzonych zmian i wynikające z nich konsekwencje.

Forma elektroniczna

Sprawozdania finansowe z datą sporządzenia od 1 października 2018 r. muszą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Ważna jest więc data sporządzenia sprawozdania, a nie dzień bilansowy, na który to sprawozdanie się sporządza. Ponadto, dla podmiotów wpisanych do KRS, sprawozdanie musi mieć określoną strukturę logiczną oraz format. Struktura logiczna w formacie XSD, XML została opublikowana na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Obowiązek sporządzania sprawozdań w tej formie dotyczy zarówno sprawozdań jednostkowych, jak i skonsolidowanych. Sprawozdanie w postaci elektronicznej muszą również przygotować podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe (art. 45 ust. 8a ustawy o PIT). Obowiązek ten nie dotyczy z kolei jednostek sporządzających sprawozdanie finansowego zgodnie z MSSF/MSR, ponieważ na dziś Ministerstwo Finansów nie przewiduje opublikowania struktur dla tych sprawozdań.

Należy pamiętać, że od 1 października 2018 r. papierowa forma sprawozdań finansowych przestaje obowiązywać. Każdy wydruk stanowi tylko kopię sprawozdania finansowego. W celu sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej, konieczne będzie użycie odpowiedniego oprogramowania. Może to być zarówno rozwiązanie przeznaczone dla określonych systemów księgowych, jak też zewnętrzna aplikacja służąca tylko temu celowi. Aktualnie większość dostawców oprogramowania wciąż pracuje nad odpowiednimi rozwiązaniami. Ministerstwo Finansów udostępniło dla podatników PIT, zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej, aplikację umożliwiającą wygenerowanie plików XML sprawozdania finansowego.

Szczegóły

Ministerstwo Finansów przygotowało struktury logiczne dla sprawozdań finansowych sporządzanych przez poszczególne grupy jednostek, wyodrębnione w ustawie o rachunkowości:

-  jednostki mikro,

-  jednostki małe,

-  jednostki pozostałe – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych,

-  banki – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych,

-  ubezpieczyciele – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych,

-  domy maklerskie,

-  SKOK – tu również w opcji dla małych jednostek,

-  OPP (organizacje pożytku publicznego),

-  alternatywne spółki inwestycyjne.

Wszystkie powyższe rodzaje struktur zostały opracowane dla sprawozdań sporządzanych w złotych i groszach oraz dla sprawozdań sporządzanych w tysiącach złotych.

Elementy sprawozdania sporządzane w strukturze logicznej to:

-  wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

-  bilans,

-  rachunek zysków i strat,

-  zestawienie zmian w kapitale własnym,

-  rachunek przepływów pieniężnych,

-  nota objaśniająca do podatku dochodowego.

Uwaga! Dodatkowe informacje i objaśnienia (poza notą podatkową) mogą mieć dowolną formę – oczywiście również elektroniczną. Należy się spodziewać, że będzie to plik pdf. Będzie on odpowiednio dołączony do pliku w formacie XML (będzie jego częścią na etapie sporządzania sprawozdania).

Dane zawarte w poszczególnych strukturach logicznych są zgodne z odpowiednimi załącznikami do ustawy o rachunkowości, zawierającymi wzory sprawozdań finansowych. Poszczególne pola wprowadzenia do sprawozdania finansowego są ograniczone pod względem liczby możliwych do wprowadzenia znaków (3,5 tys., co oznacza, że jednostki będą miały ograniczenie przy opisywaniu wybranych zasad wyceny). Dotychczas opisywane były wszystkie zasady, również te wynikające wprost z zapisów ustawowych. Teraz trzeba będzie wybrać i opisać te, w przypadku których ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Pozostałe elementy sprawozdania mają możliwość dodawania dodatkowych wierszy uszczegóławiających. Warto również zwrócić uwagę, że wypełniając notępodatkową można łączyć ze sobą kwoty różnic pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym do wartości niż 20 tys. zł.

Dla jednostek, które nie mają obowiązku sporządzać niektórych elementów sprawozdania (rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym) oraz dla tych, które korzystają z uproszczeń, będzie możliwość zaznaczenia odpowiedniej opcji na etapie sporządzania sprawozdania.

Sprawozdanie z działalności

Przepisy dotyczące formy elektronicznej dotyczą również sprawozdania działalności (dla jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia). Wymóg formy elektronicznej dotyczy jednostek wpisanych do KRS. Dla sprawozdania z działalności nie opracowano struktury logicznej, a więc sporządza się je w dowolnym elektronicznym formacie.

Data podpisu a data sporządzenia

Sporządzone po 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpisy pod sprawozdaniem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe.

Aktualnie brak jest wytycznych w temacie daty sprawozdania finansowego. Wydaje się jednak, że będzie nią data złożenia ostatniego podpisu w formie elektronicznej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostka ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Zatem dla sprawozdań sporządzonych na dzień 31 grudnia 2018 r., jednostka powinna uzyskać do końca marca 2019 r. odpowiednie podpisy.

Ustawa dopuszcza dwie formy podpisania sprawozdania:

-  kwalifikowanym podpisem elektronicznym – jest to forma odpłatna; podpis można uzyskać u kwalifikowanego dostawcy usługi,

-  podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – ta forma jest bezpłatna.

Ważne jest, aby wszystkie osoby podpisujące sprawozdanie finansowe posiadały możliwość skorzystania z jednej z dwóch wskazanych powyżej form.

Sprawozdanie z badania

Forma elektroniczna dotyczy również sprawozdania z badania sprawozdania finansowego. Od 1 października 2018 r. wszystkie sporządzane przez biegłych rewidentów sprawozdania z badania mają wyłącznie formę elektroniczną i są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podobnie jak w przypadku sprawozdań finansowych, forma papierowa będzie tylko kopią. Data sprawozdania z badania i data opatrzenia go podpisem elektronicznym powinny być takie same.

Składanie do KRS oraz organów podatkowych

Przepisy dotyczące terminów składania dokumentów finansowych do KRS nie uległy zmianie. Inna jest jednak ich forma. Dokumenty finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) KRS tylko w formie elektronicznej, opisanej powyżej. Nie można złożyć już skanów podpisanych dokumentów, tak jak to było w okresie przejściowym, od kwietnia do końca września 2018 roku. Dokumenty do RDF KRS mogą składać aktualnie reprezentanci podmiotu, reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego oraz prokurenci. Warunkiem złożenia dokumentów przez te osoby jest posiadanie i ujawnienie w KRS ich numeru PESEL.

Dokumenty zamieszczone w repozytorium zostaną przekazane do organów podatkowych, tak więc nie będzie już obowiązku składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych. Niestety, tym sposobem nie będzie przekazywana uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, co oznacza, że trzeba będzie złożyć ją osobno do właściwego organu podatkowego. Wynika to z niedopatrzenia i być może zmieni się podczas nowelizacji przepisów.

Podatnicy CIT, niewpisani do KRS, przekazują sprawozdanie finansowego do właściwego urzędu skarbowego w wersji elektronicznej. Nie określono formy tego przekazania.

Podatnicy PIT, prowadzący księgi rachunkowe, przekazują sprawozdania finansowe Szefowi KAS (Krajowa Administracja Skarbowa), za pomocą stosownego udostępnionego na stronie internetowej MF interfejsu.

Joanna Biguszewska, biegły rewident i Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner

Wdrażanie zmian dotyczących elektronicznej formy sprawozdań finansowych zapewne będzie dużym wyzwaniem dla służb finansowo-księgowych, zarządów, biegłych rewidentów. Warto w szczególności zwrócić uwagę na to, że niezmiernie istotnego znaczenia nabierze moment złożenia podpisów elektronicznych na dokumentach, gdyż będzie on miał faktyczny wpływ na to, jaka będzie data sprawozdania finansowego. Wyzwanie może stanowić również przekazanie tych wszystkich zmian zagranicznym członkom zarządów, zagranicznym udziałowcom oraz innym użytkownikom sprawozdań finansowych spoza Polski. ?

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA